Как да използвате инструмента за бърз анализ в Excel

Инструментът за бърз анализ в Excel ви позволява бързо да анализирате и визуализирате данни в електронна таблица. Той ви дава достъп до общи функции за анализ на данни, без да се нуждаете от сложни формули или функции.

Като изберете данните, които искате да анализирате, можете да получите достъп до инструмента за бърз анализ, като щракнете върху Quick Икона за анализ в долния десен ъгъл на селекцията или щракнете с десния бутон и изберете Бърз анализ от контекста меню.

Инструментът за бърз анализ предлага пет (5) категории с различни опции за анализ. Нека се задълбочим във всяка категория.

1. Форматиране

Тази категория предлага ленти с данни, цветови скали и набори от икони. Можете да приложите правила за условно форматиране, за да маркирате клетки въз основа на конкретни критерии. Например можете да маркирате стойности над определен праг, да идентифицирате дубликати или да подчертаете данни въз основа на персонализирани правила.

2. Графики

Това ви позволява да създавате различни типове диаграми, включително линейни диаграми, кръгови диаграми, групирани диаграми и др. Той препоръчва различни типове диаграми въз основа на вашите данни.

3. Общо

Тази категория предоставя опции за изчисляване на общи статистически мерки за вашите данни, като сума, средно, брой, минимум, максимум, общ процент и други.

4. Маси

Разделът Таблици предлага различни опции за работа с таблици в Excel. Той автоматично анализира вашите данни и предлага полезни конфигурации на PivotTable.

5. Блестящи линии

Инструментът за бърз анализ ви позволява да създавате малки, вградени диаграми, наречени искрящи линии, които визуално представят тенденции и модели във вашите данни. Категорията Sparklines предлага опции за създаване на линии, колони или искрящи линии за победа/загуба.

Сега нека разгледаме някои сценарии, при които можете да използвате инструмента за бърз анализ в Excel.

Получаване на сумата от множество колони или редове

Да приемем, че имате бюджетна електронна таблица с различни категории разходи, като наем, комунални услуги, хранителни стоки и развлечения. Всяка категория има месечни стойности на разходите за различни месеци. Искате да получите общите разходи за всяка категория. Ето стъпките, които трябва да следвате:

1. Изберете целия диапазон от клетки.
2. Кликнете върху Бърз анализ икона в долния десен ъгъл на избрания диапазон.
3. В менюто Бърз анализ отидете на Общо раздел.
4. Изберете първото Сума опция (в синьо). Това ще добави нов ред, показващ общите разходи за всяка категория.
5. За да изчислите общия разход по месеци, изберете втория Сума опция (в жълто). Ще видите нова колона, показваща месечните разходи.

Изчисляване на общия процент за редове/колони

Използвайки бюджетната таблица от примера по-горе, да предположим, че искате да получите общия процент за всяка категория разходи. Следвай тези стъпки:

1. Изберете набора от данни.
2. Кликнете върху Бърз анализ икона.
3. Отидете на Общо и изберете първия % Обща сума опция.
4. За да получите общия процент за всеки месец, изберете втория % Обща сума опция (в жълто).

Форматиране на клетки, съдържащи конкретен текст

Да приемем, че имате набор от данни, съдържащ списък на служителите и съответните им отдели. Искате да използвате инструмента за бърз анализ, за ​​да идентифицирате служители в инженерния отдел.

1. Изберете диапазона от клетки, които искате да анализирате.
2. Кликнете върху Бърз анализ икона или натиснете Ctrl + Q на вашата клавиатура.
3. В Форматиране група, изберете Текстът съдържа опция.
4. В появилия се диалогов прозорец въведете Инженерство в текстовото поле и натиснете Добре.

Клетките, съдържащи текста Инженерство сега ще бъдат подчертани с предварително дефиниран стил на форматиране.

Идентифициране на клетки със стойности, по-големи от определена стойност

Да приемем, че имате списък със студенти и съответните им резултати от тестове. Искате да идентифицирате и подчертаете учениците, които са отбелязали по-горе точки 75. Следвайте стъпките по-долу:

1. Изберете диапазона от клетки, съдържащи резултатите от теста.
2. Кликнете върху Бърз анализ икона или натиснете Ctrl + Q на клавиатурата си, за да отворите инструмента за бърз анализ.
3. Щракнете върху Форматиране раздела и изберете По-велик от опция.
4. В диалоговия прозорец, който се появява, въведете праговата стойност (например 75) и задайте форматирането.
5. Кликнете Добре за да приложите форматирането. Това ще подчертае всички клетки с резултати от теста по-горе 75.

Вмъкване на диаграма (линейна, клъстерна, подредена или кръгова диаграма)

Нека разгледаме пример, при който имате набор от данни, съдържащ месечни данни за трафика на уебсайта за различни маркетингови канали. Можете да използвате инструмента за бърз анализ, за ​​да създадете бързо диаграма, за да визуализирате тенденциите в трафика на уебсайта във времето. Ето как:

1. Изберете диапазона от клетки, за които искате да създадете диаграма.
2. Кликнете върху Бърз анализ икона.
3. Отидете на Графики раздел. Ще видите препоръчаните диаграми за вашите данни.
4. Изберете | Повече ▼ Графики за да видите всички налични диаграми.
5. Прегледайте диаграмата и след като сте удовлетворени, щракнете Добре за да добавите избраната диаграма.

Маркиране на дублиран или уникален текст

Да приемем, че имате електронна таблица със списък с имейл адреси на клиенти в колона A и суми на поръчки в колона B. Искате да идентифицирате всички дублиращи се имейл адреси, за да гарантирате точността на данните. Използвайте стъпките по-долу:

1. Изберете колоната, съдържаща данните, които искате да анализирате (в този случай, Имейл на клиента колона).
2. Кликнете върху Бърз анализ икона в долния десен ъгъл на избрания диапазон.
3. Отидете на Форматиране раздела и изберете Дублиращи се стойности опция. Това ще подчертае всички имейл адреси, които се появяват повече от веднъж.
4. За да маркирате клетките с уникални адреси, изберете Уникални ценности опция. Това ще подчертае всички имейл адреси, които се появяват само веднъж в набора от данни.

Отмяна на условно форматиране в набор от данни

Ето стъпките за премахване условно форматиране в Excel с помощта на инструмента за бърз анализ:

1. Изберете диапазона от клетки, към които е приложено условно форматиране.
2. Кликнете върху иконата за бърз анализ.
3. Кликнете върху Форматиране раздел.
4. В раздела Форматиране изберете Изчистване на формат опция.

Това са само няколко примерни случая на използване на инструмента за бърз анализ в Excel. Разгледайте различните налични опции в инструмента, за да откриете повече начини за организиране на вашите електронни таблици в Excel.

Инструментът за бърз анализ предоставя бързо решение за ефективен анализ на данни в Excel. С неговия интуитивен интерфейс и изчерпателни функции можете бързо да генерирате диаграми, да прилагате форматиране и да получавате ценна информация от вашите данни. Като следвате простите стъпки и изследвате различните опции в инструмента за бърз анализ, можете да спестите време и да подобрите производителността.