Пълно ръководство за 15+ приложения на Google Workspace

Google Workspace (по-рано G Suite) е интегриран пакет от уеб базирани приложения, предназначени да рационализират работните потоци и да подобрят производителността за отделни лица, екипи и фирми.

Вероятно сте запознати с някои от популярните приложения на Google Workspace като Gmail и Google Документи. Но може да не сте наясно, че в момента има 18 приложения в това работно пространство – всяко от които служи за уникална цел и предлага изобилие от функции за повишаване на вашата ефективност и сътрудничество с другите.

В тази статия ще се потопим подробно във всяко от тези приложения, какво правят и ще обсъдим някои от най-добрите им функции.

Gmail е имейл инструмент, който ви позволява да създавате уникални имейл адреси (които завършват с at_gmail.com или потребителски домейн) за изпращане и получаване на имейли. Можете също да използвате функции като приоритетна входяща кутия, филтри, любими и етикети, за да управлявате имейлите си и да намалите бъркотията. Създаването на акаунт в Gmail е безплатно и ако все още нямате такъв, можете да се научите

настроите нов акаунт в Gmail за себе си или за други.

Най-добрите функции на Gmail:

• Отменете изпращането на съобщение до 30 секунди след щракване върху „изпрати“.
• Интегрира се безпроблемно с други приложения на Workspace като Drive, Calendar и Meet.
• Разширени алгоритми за филтриране на спам за автоматично идентифициране и филтриране на злонамерени имейли.
• Персонализирайте своя Gmail, като се свържете с външни приложения от Marketplace на Google Workspace.

Google Meet (по-рано Hangouts) е версията на Google на Zoom – инструмент за видеоконференции за хостване на виртуални срещи и уебинари с приятели, колеги или клиенти. Можете да започнете среща незабавно, да създадете такава за по-късно или да я насрочите в Google Календар. Ако имате нужда от помощ как да направите това, вижте това пълно ръководство за провеждане на срещи в Google Meet.

Най-добрите функции на Google Meet:

• Функции за ангажиране като вдигане на ръка, изпращане на емотикони и чат.
• Споделяйте документи, слайдшоута и други документи, като използвате функцията за споделяне на екрана.
• Осигурява надписи в реално време на 10+ езика, включително английски, френски и италиански, като се добавят още.
• Изчерпателна библиотека от визуални ефекти за прилагане на филтри и замъгляване или промяна на вашия фон.

Google Chat е инструмент за съобщения, който действа като централизиран център за безпроблемна комуникация и сътрудничество в екосистемата на Google Workspace. Той дава възможност на екипите да се свързват, комуникират и споделят файлове в реално време, насърчавайки ефективни дискусии по проекти и повишавайки продуктивността.

Най-добрите функции на Google Chat:

• Интегрира се с Диск, Документи, Таблици и Презентации за създаване и споделяне на файлове.
• Вградена функция за задачи за създаване и възлагане на задачи на членове на екипа.
• Водете видео чатове, като стартирате незабавна среща с функцията за добавяне на видео среща.
• Получавайте известия по имейл, когато някой ви спомене (с помощта на @mentions) или ви изпрати директно съобщение.

Google Календар е инструмент, който ви позволява да планирате събития, да координирате срещи и да следите важни крайни срокове. Можете да създадете множество календари за различни аспекти от вашия личен или професионален живот и да превключвате между календарите, за да видите конкретни събития или да имате преглед на всичките си дейности.

Най-добрите функции на Google Календар:

• Споделяйте календари с други, за да могат да преглеждат или планират срещи.
• Настройте персонализирани напомняния за получаване на сигнали (чрез мобилен телефон или имейл) преди събития или задачи.
• Перфектно се синхронизира с приложението Календар на вашето мобилно устройство, за да можете да останете свързани и актуализирани.
• Достъп до предварително създадени календари с национални празници за всяка държава и лесно ги добавяйте към календара си.

Google Drive е платформа за съхранение в облак, която позволява на лица, екипи и фирми да съхраняват, имат достъп и да споделят файлове от всяко устройство – стига да имате интернет връзка. Всички файлове, които създавате в Google Документи, Таблици, Презентации или Формуляри, автоматично се съхраняват тук. Можете също така да качвате файлове от вашия компютър и да управлявате всичките си документи, като ги групирате в папки и подпапки.

Най-добрите функции на Google Drive:

• Предлага 15 GB място за съхранение за безплатни потребители, което се споделя между Google Drive, Gmail и Google Photos.
• Преглеждайте и редактирайте файловете си в движение с мобилното приложение на Drive, налично на устройства с Android и iOS.
• Предлага офлайн достъп до вашите файлове, така че можете да работите върху тях без интернет връзка – промените се синхронизират автоматично, когато се свържете отново с интернет.

Google Docs е версията на Google на Microsoft Word – базиран в облак текстообработващ инструмент, който позволява на потребителите да създават, редактират и да работят съвместно върху документи в реално време. Има 50+ шаблона, обхващащи множество категории, включително автобиографии, бизнес писма, предложения и планове за уроци – което улеснява започването на работа с вашия документ за малко или никакво време.

Най-добрите функции на Google Документи:

• Прост и интуитивен интерфейс, който улеснява ориентирането на потребители от всички нива на умения.
• Широка гама от опции за форматиране – от персонализиране на текстови стилове до генериране на съдържание – за създаване на професионално изглеждащи документи.
• Функцията за история на ревизиите улеснява проследяването на промените, прегледа на редакциите и възстановяването на предишно съдържание, ако е необходимо.

Google Sheets е версията на Google на Microsoft Excel – базирано в облак приложение за електронни таблици за редактиране и анализиране на данни по организиран и съвместен начин. Можете или да въвеждате данни ръчно, или да импортирате големи набори от данни от множество файлови формати, включително CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML и ODS.

Най-добрите характеристики на Google Таблици:

• Обширни формули и функции за извършване на манипулации на данни, сложни изчисления и статистически анализи.
• Има функции за визуализация на данни като диаграми, топлинни карти, искрящи линии и осеви таблици.
• Свържете таблици и диаграми на Excel в Google Документи и Презентации и ги актуализирайте с едно натискане на бутон, докато изходните данни се променят.

Google Slides е версията на Google на Microsoft PowerPoint – базиран в облака инструмент за презентации, който ви позволява да създавате, редактирате и предоставяте ангажиращи презентации. Можете да добавите бележки на лектора, които могат да бъдат полезни за организиране на вашите мисли или реплики по време на презентация. Изгледът на презентатора предоставя отделен дисплей, който показва бележките на вашия говорител, текущия слайд и предстоящите слайдове, което ви помага да представите гладка презентация.

Най-добрите характеристики на Google Презентации:

• Ангажирайте аудиторията си, като провеждате анкети на живо и сесии с въпроси и отговори.
• Експортирайте слайдове в различни формати, като PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP и SVG.
• Има 20+ шаблона (и повече от други уебсайтове), обхващащи множество категории като представяне, предложение, казус, планове за уроци и флаш карти.

Google Forms е многофункционален инструмент за създаване на формуляри, който ви позволява да създавате и разпространявате онлайн анкети, тестове, въпросници, приложения и формуляри за обратна връзка. Освен текст, можете да добавяте изображения и видеоклипове към вашите формуляри, да променяте цветови схеми и дори да вмъквате свое собствено лого. Можете да споделите формуляра чрез връзка, да го вградите в уебсайт или дори да го изпратите директно до конкретни имейл адреси.

Най-добрите функции на Google Forms:

• Дефинирайте необходимите въпроси, наложете специфични формати (като имейл адреси или URL адреси) и ограничете избора на отговор до определен диапазон или модел.
• Създайте логика за разклоняване или прескачане във формулярите си, като насочвате респондентите към различни секции въз основа на техните отговори.
• Всички отговори се актуализират в реално време в раздела Отговори на формулярите.
• Отговорите могат да бъдат експортирани в Google Sheers (за допълнителен анализ) с едно натискане на бутон.

Google Sites е инструмент за създаване на уебсайтове, който ви позволява лесно да проектирате и публикувате уебсайтове. Той има удобен за потребителя интерфейс за плъзгане и пускане, който улеснява добавянето и подреждането на различни елементи на вашия уебсайт. Тези елементи включват текстови полета, изображения, видеоклипове, файлове в Google Диск и вградено съдържание чрез URL или код.

Най-добрите функции на Google Sites:

• Уебсайтовете, създадени в Google Sites, са адаптивни.
• Има 15+ адаптивни шаблона в категории като студентско портфолио, сватба, салон и ресторант.
• Вградена функция за търсене, която позволява на посетителите да търсят конкретно съдържание във вашия уебсайт.
• Интегрира се с Google Analytics за проследяване и анализиране на трафика на уебсайта и потребителското поведение.

Google Keep е приложение за водене на бележки, което ви позволява бързо да записвате бележки, идеи или напомняния. Можете да създавате текстови бележки, да добавяте контролни списъци, да добавяте изображения и дори да добавяте рисунки и скици в движение. Опростеността и бързината на това приложение го правят удобно за заснемане на информация, когато ви вдъхнови.

Най-добрите функции на Google Keep:

• Добавете цветно кодирани етикети към вашите бележки, за да ги категоризирате и организирате визуално.
• Задайте напомняния, базирани на време и местоположение, върху вашите бележки и получавайте известия, които ви помагат да сте в крак със задачите си.
• Използвайте функцията за архивиране, за да скриете бележки от основния изглед и да минимизирате бъркотията.
• Вашите бележки се синхронизират автоматично, което ви позволява да имате достъп и да ги редактирате от всяко място, по всяко време и от всяко устройство.

Google Apps Script е базирана на JavaScript платформа за скриптове, която ви позволява да разширите функционалността на приложенията на Google Workspace. Това ви позволява да добавяте нови функции като персонализирани менюта, диалогови прозорци, персонализирани функции и дори да извършвате автоматизация на задачите, за да подобрите вашето потребителско изживяване.

Можете също така да създавате добавки за приложения на Google Workspace и да ги публикувате в Workspace Marketplace, за да могат да ги използват други.

Най-добрите характеристики на Google Apps Script:

• Apps Script поддържа сътрудничество, което позволява на множество потребители да работят заедно върху един и същ скрипт или проект.
• Осигурява възможности за тестване и отстраняване на грешки, включително регистриране, точки на прекъсване и обработка на грешки.
• Активна общност на разработчици, която споделя кодови фрагменти, уроци и най-добри практики.

Google Cloud Search е усъвършенстван мега-инструмент за търсене, който позволява на фирмите да търсят и извличат данни от всички Приложения на Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep и др.) и приложения на трети страни – с едно единствено търсене заявка. Това е много по-лесно и по-бързо от стартирането на индивидуална заявка за търсене във всяко от приложенията на Workspace.

Най-добрите характеристики на Google Cloud Search:

• Това е супер бързо и интелигентно – можете бързо да намерите точната информация, която търсите, като използвате предложения за автоматично довършване и дори ако има няколко грешки в заявката ви за търсене.
• Предоставя предварителен преглед на резултатите от търсенето, което ви позволява бързо да погледнете съдържанието и да намерите това, което търсите, без да го отваряте в отделно приложение.
• Разширени опции за филтриране (като период от време, тип файл, местоположение и т.н.) за бързо стесняване на резултатите от вашето търсене.

Google Jamboard е инструмент за цифрова бяла дъска, който позволява на отделни лица и екипи да записват бележки, да скицират диаграми, да обмислят идеи и визуално си сътрудничете отвсякъде. Той е оборудван с инструменти за рисуване, лепкави бележки, фигури, текстово поле и лазерна показалка - което улеснява творческото изразяване на вашите идеи.

Най-добрите характеристики на Google Jamboard:

• Супер опростен и интуитивен интерфейс, който е лесен за навигация дори за потребители за първи път.
• Променете фона на платното, като използвате някой от предварително направените шаблони или като качите персонализирано изображение.
• Изтеглете всеки кадър на вашия компютър като изображение или PDF файл.

Google Admin е административен портал за управление на потребители и устройства, регистрирани във вашия бизнес акаунт. Можете да добавяте нови потребители, да актуализирате потребителската информация и да организирате потребителите в организационни единици за по-лесно управление.

Най-добрите функции на Google Admin:

• Управлявайте настройките за съхранение и споделяне на данни в Google Диск на ниво организация.
• Контролирайте достъпа до приложенията на Workspace, като активирате или деактивирате конкретни приложения за потребителите и управлявате настройките на приложенията и разрешенията за достъп.
• Конфигурирайте организационни настройки като персонализиране на бизнес лога и цветове, настройка на единично влизане (SSO) и управление на приложения на трети страни.

Google Endpoint е функцията за управление на сигурността на приложението Google Admin, която предпазва данните и устройствата, използвани във вашия бизнес, от киберзаплахи. Той гарантира, че само упълномощени лица имат достъп до информация и ви позволява дистанционно да изтриете данни, когато е необходимо.

Най-добрите характеристики на Google Endpoint:

• Дистанционно заключване или изтриване на данни от изгубени или откраднати бизнес устройства.
• Защитете устройствата във вашия бизнес, независимо от тяхната операционна система.
• Налагайте политики за сигурност и контрол на достъпа, като например задаване на изисквания за парола и активиране на двуфакторно удостоверяване.

Google Vault е инструмент за архивиране и съхранение на данни, който гарантира съответствие със законовите изисквания и помага за улесняване на процесите на електронно откриване, когато възникне необходимост. В допълнение към запазването, администраторите могат да търсят или експортират данни от приложенията на Google Workspace, дори когато тези данни са били изтрити от отделни потребители.

Най-добрите функции на Google Vault:

• Задайте политики за запазване, за да запазвате автоматично данни за определен период от време.
• Поставете правни задържания на конкретни потребителски акаунти или организационни единици, като гарантирате, че данните, свързани с тези акаунти, не могат да бъдат изтрити.
• Разширени опции за търсене, включително търсене по специфични критерии като подател, получател, период от време, ключови думи и етикети.
• Експортирайте данни от Google Vault в стандартни формати като PST (за имейли) и MBOX (за чатове).

Google Work Insights е инструмент за анализ, който ви позволява да проследявате как потребителите във вашия бизнес използват приложенията Workspace. Това ви дава представа за активността на потребителите, използването на приложенията и моделите на сътрудничество, така че да можете да оптимизирате производителността и стратегиите за сътрудничество във вашия бизнес.

Най-добрите характеристики на Google Work Insights:

• Филтрирайте прозрения по конкретни организационни единици (известни още като отдели, групи или екипи) и периоди от време.
• Проследява дали потребителите използват активно приложенията на Google Workspace извън работното време и през почивните дни.
• Интерактивни визуализации, които представят ключови показатели с цветни графики - което улеснява бързото идентифициране на тенденции и потребителски модели.

Работете по-интелигентно, по-бързо и по-ефективно с Google Workspace Apps

Сега сте запознати с функционалностите на всичките 18 инструмента, пакетирани в Google Workspace пакет, можете да впрегнете пълния потенциал на всеки инструмент, за да издигнете както личния, така и екипния производителност.

С развитието на технологиите Google Workspace остава в челните редици, като редовно пуска нови функции и актуализации – така че е от съществено значение да сте в течение и да се адаптирате към най-новите постижения. И ако все пак откриете, че Google Workspace не е вашата чаша чай, има други алтернативи, които си струва да проучите.