Ръководство за начинаещи за използване на бази данни в Notion

Чували ли сте за бази данни Notion, но се страхувате, че са твърде сложни? Базите данни са мощен инструмент за управление на вашите проекти и са лесни за използване, след като ги разберете. Те ви помагат да останете организирани и упорити, докато се стремите да постигнете целите си. Това ръководство ще ви преведе през основите на създаването и управлението на база данни в Notion.

Как да създадете база данни в Notion

Създаване на база данни в понятие е лесен процес. Първо, трябва да създадете страница за съхранение на базата данни. За да направите това, въведете командата /page в редактора. Като алтернатива изберете Нова страница от страничната лента. Под заглавното поле на страницата има списък с опции. Изберете Таблица. (Това е изгледът по подразбиране за бази данни).

След това можете да изберете източник на данни (ако имате съществуващи данни) или да натиснете Нова база данни да създадете такъв от нулата.

Добавяне на съдържание към базата данни

Сега, когато базата данни е настроена, можете да започнете да добавяте съдържание към нея. The Име се използва за идентифициране на всеки елемент в базата данни. Всеки елемент действа като обикновена страница в Notion и може да му бъдат зададени персонализирани свойства. За достъп до елемент, задръжте курсора на мишката върху заглавието и щракнете върху Отворете бутон:

Свойствата ви помагат да прецизирате елементите на базата данни, давайки ви необходимата информация с един поглед. За да добавите свойства към елемент, възобновете обратно към изгледа на базата данни и натиснете плюс (+) в най-дясната колона на базата данни.

Можете да изтриете всяко свойство на базата данни (включително по подразбиране Етикети свойство), като изберете заглавието на заглавието и натиснете Изтриване на собственост. Бъдете внимателни, тъй като това ще изтрие свойството за всеки елемент в базата данни.

Можете да преоразмерите всяка колона, като задържите курсора върху всяка пресечка. За да размените бързо два елемента в базата данни, задръжте курсора на мишката върху елемент, щракнете и задръжте шестте точки до полето за заглавие, след което плъзнете елемента до желаната нова позиция.

Основни полета за свойства в Notion

Има голямо разнообразие от типове имоти, които да ви помогнат управлявайте съдържание в Notion. Те не само правят вашата база данни лесна за разбиране – те са от съществено значение за филтрирането и сортирането на вашата база данни. Ето някои от най-полезните основни свойства, които можете да използвате, за да организирате ефективно вашата база данни.

1. Текст

Това е най-основното свойство, където можете да въведете текст, присвоен на елемент. Можете да използвате този тип собственост, за да си водите малки бележки или да добавяте напомняния. Тази опция е най-добра, ако не можете да намерите начин да представите информация с помощта на друг тип свойства. За да добавите текстова колона към вашата база данни, натиснете плюс (+) и изберете Текст.

2. Дата

Свойството date ще ви помогне да практикувате ефективно управление на проекти, особено ако имате работа с претоварване с крайни срокове. За да не пропуснете ключови подробности, можете също да добавите напомняния в полето за дата. За да добавите това свойство:

1. Изберете Дата от падащото меню при добавяне на колона.
2. Щракнете върху което и да е поле, за да отворите малък прозорец на календара и да изберете дата.
3. Ако искате да промените формата на датата, щракнете върху заглавката на свойството, след което изберете Редактиране на собственост.
4. Тук можете да редактирате формата на датата, както и да промените формата на часа между 12 часа и 24 часа.

Под прозореца на мини календара има опции за създаване на напомняне. Изберете Напомням за достъп до списък с предложения. Можете също да зададете времева рамка за елемент от базата данни, като щракнете Крайна дата. Това ще покаже както началната, така и крайната дата за даден елемент в полето за дата.

3. Изберете

The Изберете свойството ви позволява да добавяте специфични атрибути към всеки елемент от базата данни. Атрибутите помагат за управление на големи бази данни и ще ви помогнат да намерите съдържание по-бързо. За да използвате Изберете свойство, изберете го от падащото меню и му дайте заглавие. Сега щракнете в празно поле, за да потърсите опция или да създадете нова.

Можете да приложите една опция към множество елементи, като изберете поле и плъзнете надолу. Можете също така да промените цвета на атрибут, като задържите курсора на мишката върху него и изберете трите точки от дясната страна.

4. Множествен избор

Може да има случаи, когато искате да присвоите повече от една опция на елемент от база данни. Един пример за това е използването на база данни за организирайте вашите рецепти. Използвайки Множествен избор инструмент, можете да зададете множество опции като „Без млечни продукти“, „Веган“ и „Нискокалорични“. към един артикул.

Тази опция се намира под Изберете атрибут в списъка с типове имоти. След като създадете стойности, можете да присвоите няколко от тях на даден елемент или да премахнете една, като натиснете х бутон. Можете също така да пренаредите елементите в списъка, като щракнете и плъзнете.

Филтриране и сортиране на базата данни

Един от най-добрите начини за организиране на информация във вашата база данни е чрез използване на опциите за филтриране и сортиране. Те предлагат по-практично представяне на данни въз основа на текущите ви обстоятелства.

Ако използвате база данни, за да организирате домашното си, можете да използвате Вид опция за организиране на вашите задачи въз основа на крайната им дата. Кликнете Вид, изберете Краен срок, след което осигурете Възходящ опцията се избира от падащото меню. Това ще подреди всички ваши задачи до крайния им срок, така че да знаете върху какво да работите първо. По същия начин можете да сортирате елементи въз основа на техния предмет, тип задание, ниво на приоритет или всеки друг атрибут, който намирате за полезен.

Филтрирането е полезно за по-големи бази данни. Като елиминирате неуместната информация от изгледа си, ще предотвратите претоварването и ще подобрите фокуса си. Като разширен инструмент можете да получите достъп до логически филтри, като натиснете падащото меню в горната част на диалоговия прозорец на филтъра.

Промяна на изгледа на базата данни

Notion предлага множество изгледи, за да разгледате вашата база данни в множество контексти. За да създадете нов изглед, натиснете иконата плюс до Таблица бутон в горната част на базата данни. Notion предлага пет допълнителни изгледа, за да промените начина, по който се показва вашата база данни: дъска, времева линия, календар, списък и галерия.

The Календар и Хронология изгледите са полезни за управление на времето и получаване на ясен поглед върху крайните срокове. The списък изглед предлага съкратен изглед на вашата база данни. За да направите промени в изглед, щракнете върху името му и натиснете Редактиране на изглед. Тук можете да преименувате изгледа, да скривате и показвате свойства и да групирате елементи.

Започнете да използвате бази данни Notion днес и овладейте всеки проект

Както ще разберете от това ръководство, базите данни на Notion са изключително гъвкави. Можете да персонализирате вашата база данни, за да пасне най-добре на проекта, върху който работите. Филтрирането, сортирането и промяната на изгледа на базата данни ви позволява да получите достъп само до информацията, от която се нуждаете, поставяйки се в огромно предимство. Използвайте базите данни на Notion, за да надградите уменията си за управление на времето и да умножите ефективността на работата си.