Как да използвате функцията SORTBY в Microsoft Excel

Microsoft Excel предлага мощни инструменти за компилиране, организиране и визуализиране на вашите данни по почти всеки възможен начин. Понякога ще се натъкнете на сценарий, при който трябва да създадете множество конкретни изгледи на вашата информация.

Функцията SORTBY в Excel предлага удобен начин за създаване на сложни разбивки и специализирани занаяти подредби на данни, които добавят яснота към вашата информация, без да създават объркване във вашия оригинал набор от данни.

Използва се за функцията SORTBY на Excel в Excel

Има много начини за сортиране на вашите данни в Excel, въпреки че методите, които най-лесно идват на ум, могат да имат недостатъци за по-сложни нужди.

Използване на функцията SORT създава отделен, организиран набор от данни, но можете да сортирате само по един набор от критерии. Сортиране с инструмента за сортиране и филтриране на Excel

предлага много по-фина детайлност, но сортира директно оригиналния набор от данни, което прави по-предизвикателно създаването и показването на множество изгледи, особено ако искате да ги видите едновременно.

Функцията SORTBY по същество съчетава най-добрите части от тези две функции; той създава отделен изглед на вашия набор от данни (или "масив"), който може да бъде сортиран по повече от един критерий. Така например можете да сортирате табло с резултати от играчи в дадена игра по име на отбор, след това по резултат и след това по конкретни постижения в играта.

В примера, който ще използваме за тази статия, имаме списък с данни за продажби в даден регион. Колоните съдържат фамилните имена на нашия търговски персонал, държавата, в която работят, броя на продажбите, които са направили, и общата печалба, която са спечелили от тези продажби.

Как да използвате функцията SORTBY в Excel

За да създадем нашето първо сортиране с функцията SORTBY, нека организираме нашите търговци по състояние.

1. Изберете клетка F2.
2. В клетката или лентата с формули въведете следното:

   =СОРТИРАНЕ(A2:D16;B2:B16)

3. Натиснете Въведете.

Тази функция казва на Excel да сортира целия ни диапазон (клетки A2 през D16) по стойностите на „Състояние“ в клетките B2 през B16. По подразбиране се задава автоматично възходящ ред (A-Z). Полученият масив изброява нашите данни, организирани по щат (първо Аризона, след това Калифорния, след това Ню Мексико...).

Имайте предвид, че списъкът с имена не е сортиран по азбучен ред, защото това не е, което поискахме от него. Въпреки това е лесно да промените тази формула, за да посочите множество критерии.

Сортиране по множество критерии едновременно с SORTBY в Excel

Нека променим нашия нов набор от данни, за да сортираме първо по състояние, след това по броя на продажбите, които са направени, създавайки миниатюрно класиране на това колко успешен е всеки от нашите търговци във всеки щат.

1. Изберете клетка F2 отново. Като алтернатива, ако искате да запазите и първата формула, за да сравните разликите, изберете клетка К2 вместо.
2. В клетката или лентата с формули въведете следното:

   =СОРТИРАНЕ(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. Натиснете Въведете.

Полученият нов масив има малко по-сложна формула сега, когато искаме от Excel да сортира по множество полета.

Формулата започва по същия начин като предишната формула, тъй като молим Excel да сортира нашите масив в колони A до D от информацията за „Състояние“ в колона B, но като се има предвид, че сега имаме множество диапазони, по които търсим да сортираме, трябва да изясним на Excel и двата масива, по които търсим да сортираме (на по_масив синтаксис), а също и ред_подреждане, или посоката, в която искаме Excel да подреди данните.

Всеки от по_масив аргументите могат да бъдат широки само една колона, като стойностите са изброени вертикално, както ги имаме тук (за например клетки B2:B16) или един ред с дължина, като стойностите са изброени хоризонтално (например клетки A4:D4).

Въпреки че двете колони, които току-що поискахме от тази формула да сортира, колони B и C са до всяка друго, не можем да комбинираме двете колони в една заявка за диапазон във формулата (като „B2:C16“). Това води до "#REF!" грешка, тъй като Excel не е сигурен по кое от тези две полета да сортира или в какъв ред.

Да не говорим, че е напълно възможно диапазоните, които искате да сортирате, да са разделени един от друг (като колони B и D тук, например), или бихте искали сортирайте клетките си по диапазони, които не са подредени във вашите данни (като например, ако искате да сортирате по „Състояние“ в колона B, след това по „Име“ в колона A, както е предложено по-рано).

По този начин двете колони трябва да бъдат посочени във формулата като отделни диапазони, за да се каже изрично на Excel ред, в който искаме да сортираме масива - в случая на примера по-горе, първо по състояние, след това по брой продажби.

The ред_подреждане синтаксисът може да бъде дефиниран в две посоки: "1" за възходящ ред (подреждане от A-Z или най-ниските числа, подредени първи) или "-1" за низходящ ред (подреждане от Z-A или най-високите числа, подредени първи). The ред_подреждане полетата не могат да бъдат други числа освен 1 или -1, или в противен случай "#VALUE!" ще бъде върната грешка, тъй като няма други начини за подреждане на данните.

Уточняване ред_подреждане беше само по избор в първата версия на нашата формула, защото веднага беше ясно по какво сортираме и вече сортирахме във възходящ ред.

Въпреки това, ако искаме да сортираме тези стойности в низходящ ред или винаги, когато сортираме по множество критерии, това е задължително синтаксис за попълване, тъй като редът на сортиране може да бъде подреден в различни посоки за различни диапазони, както направихме в това формула.

Също така, не можем да поискаме от тази формула да сортира частично нашия масив – сортиране на A1:D16 по диапазон B1:B10, например. Всеки аргумент за диапазон във формулата трябва да обхваща същия брой клетки - така че ако нашият оригинал масив стойност има 15 клетки, след това всички по_масив аргументите, по които искаме формулата да сортира, също трябва да съдържат 15 клетки. В противен случай ще получим "#VALUE!" грешка.

Сега, след като разбираме градивните елементи на тази формула, е лесно да видим как да използваме SORTBY, за да организираме данните си по толкова критерии, колкото искаме или имаме нужда. Влез в масив първо, след това въведете по_масив сортиране, след това ред_подреждане, тогава нашият следващ по_масив, нашият следващ ред_подрежданеи т.н., като в синтаксиса на формулата:

=СОРТИРАНЕ(масив, по_масив1, [сортиране1], [по_масив2, сортиране2],...)

SORTBY е още една мощна, многофункционална функция в Excel

Функцията SORTBY в Microsoft Excel улеснява създаването на определени разбивки на информация и е многофункционална инструмент за безпроблемно организиране на объркани набори от данни по сложни начини, за да направите информацията си по-ясна и по-лесна подлежащ на действие.

Има още повече начини да използвате множеството функции, инструменти и характеристики на Excel, за да организирате вашите електронни таблици и да използвате времето си по-ефективно и продуктивно.