Как да конвертирате PowerPoint презентация (PPT) в PDF: Пълно ръководство стъпка по стъпка

Може да искате да конвертирате вашата PowerPoint (PPT) презентация в PDF файл по много причини. Може би трябва да споделите вашите слайдове с други хора, които нямат инсталиран PowerPoint на своите устройства или искате да сте сигурни, че вашата презентация запазва структурата и форматирането си навсякъде дъската.

Или може би търсите начин да защитите съдържанието си и да контролирате кой има достъп до него или го редактира. Каквато и да е причината ви, конвертирането на презентация на PowerPoint в PDF без необходимост от приложение на трета страна е лесно. Нека се потопим!

1. Опцията за експортиране

Първо щракнете върху Файл раздел в главното меню.

След това щракнете Експортиране в лявата странична лента, уверете се Създайте PDF/XPS документ е избрано, след което щракнете Създайте PDF/XPS.

В изскачащото поле, което се показва, можете да щракнете Настроики за персонализиране на външния вид на крайния PDF документ.

The Обхват раздел на полето Опции ви позволява да зададете конкретните слайдове, които искате да добавите към PDF файла. По подразбиране, всичко е избрано да включва всички слайдове в PDF документа.

Можете да промените това на Текущ слайд за да запазите само текущия си изглед на слайд, Слайдове за да посочите диапазон от слайдове, или Избор за да запазите определени слайдове, които сте избрали.

За да запазите конкретни слайдове, можете също да задържите Ctrl на клавиатурата и изберете слайдовете, които искате да добавите (от миниатюрите на слайдовете в лявата лента), преди да преминете към опцията Експортиране.

The Опции за публикуване ви позволяват да изберете външния вид на вашите слайдове в PDF файла. Можете да изберете да публикувате като:

• Слайдове (по подразбиране): Всеки слайд се появява като отделна страница.
• Материали за раздаване: Поставете няколко слайда на една страница.
• Страници с бележки: Включете текста в раздела за бележки под всеки слайд.
• Контурен изглед: Извлечете текст в слайдовете и ги представете в контур.

Можете също да включите скрити слайдове, да рамкирате всички слайдове и да включите коментари във вашия PDF документ. Когато сте готови, щракнете Добре.

Можете да изберете да Оптимизиране за стандартен (по-високо качество и по-голям размер на файла) или минимален размер (малко по-ниско качество и по-малък размер). След това посочете местоположението (напр. Работен плот), за да запишете PDF файла, въведете име на файл и щракнете върху Публикувайте.

2. Опцията Запиши като

Вместо да използвате опцията за експортиране, можете да използвате командата Запиши като. Първо отидете до Файл раздел. След това изберете Запази като от лявата странична лента въведете името на вашия файл, изберете PDF като тип файл и щракнете Прегледайте за да изберете място за запазване на файла.

В диалоговия прозорец, който се появява, можете да конфигурирате настройките на PDF, като използвате полето Опции (както направихме по-рано в секцията Експортиране).

Вместо да навигирате до секцията Запиши като, можете да натиснете Ctrl+Shift+S на клавиатурата си, за да отворите директно диалоговия прозорец Запиши като.

3. Опцията за печат

Друг начин да запазите своя PPT като PDF е да използвате опцията Печат. Навигирайте до Файл раздел и изберете Печат от лявата странична лента. Като алтернатива можете просто да ударите Ctrl+P на вашата клавиатура.

Под Настройки група, можете да укажете оформлението на слайдовете (настроено на Fцяла страница слайдове по подразбиране) и също така изберете конкретните слайдове, които да включите в крайния PDF документ (настроен на Отпечатайте всички слайдове по подразбиране).

Тези настройки са много подобни на наличните в полето Опции, което разгледахме в предишните методи. Единствената разлика е, че този метод ви дава предварителен преглед на крайния резултат.

Настройте принтера на Microsoft Print to PDF и щракнете Печат.

В диалоговия прозорец, който се появява, въведете името на файла, посочете местоположението, където да го запишете, и щракнете Запазване.

4. Имейл като прикачен файл

Този последен метод ви позволява директно да изпратите вашия PPT по имейл като PDF с едно кликване. Но първо трябва да добавим тази команда към лентата с инструменти за бърз достъп.

Така че щракнете върху стрелка надолу от вашата лента с инструменти за бърз достъп и изберете Още команди от падащото меню.

Осигурете Всички команди е избрано. След това изберете Изпратете имейл като PDF прикачен файл от списъка с команди щракнете Добавете, тогава Добре.

Сега, когато имате Изпратете имейл като PDF прикачен файл в лентата с инструменти за бърз достъп, трябва само да щракнете върху нея, за да прикачите своя PPT като PDF в нов имейл.

Вашият акаунт в Outlook автоматично се отваря с прикачената PDF версия на вашия набор от слайдове. Сега всичко, което трябва да направите, е да добавите адресите, на които искате да изпратите файла, да добавите съобщение и да натиснете Изпратете.

Ограниченията на конвертирането на PPT файл в PDF

Преобразуването на PPT в PDF се удвоява като един от начините за намалете размера на файла на вашата PowerPoint презентация. Въпреки това, той идва със своите ограничения.

Всички преходи и страхотни анимации, които сте добавили към презентацията си няма да се приложи към PDF документа. Освен това всяко съдържание, което е извън рамката на слайда, няма да се появи в крайния PDF документ. Затова се уверете, че цялото подходящо съдържание, което искате да имате в PDF, е в рамката на слайда.

Конвертирайте от PPT в PDF като професионалист

Ако сте стигнали до този момент, трябва да можете лесно и уверено да конвертирате вашите PPT файлове в PDF. Независимо дали трябва да си сътрудничите с колеги, разпространявайте вашите слайдове на клиенти или архивирайте работата си за бъдещи справки, PDF форматът гарантира съвместимост и достъпност в различни платформи и устройства.

Можете също така да преобразувате своята PowerPoint презентация в Google Slides, за да получите най-доброто от двата свята.