Как да превърнете имейлите в задачи и коментари с ClickUp

Уморихте ли се да сте в крак със списъка си със задачи, като постоянно превключвате между входящата си поща в Gmail и работното пространство на ClickUp? Е, ClickUp има решение за премахване на този проблем.

Можете да превърнете вашите имейли в задачи и коментари в ClickUp, без да се налага да напускате Gmail. Ще ви преведем през този процес, за да трансформирате начина, по който работите, за да повишите цялостната си производителност.

Ако искате да препратите имейл до секцията за коментари на задача в ClickUp, ще трябва да получите уникалния имейл адрес на задачата. Да, правилно чухте! Всяка задача, която създавате в ClickUp, има уникален адрес. За да получите този адрес, задръжте курсора на мишката над задачата, към която искате да препращате имейли, и щракнете върху икона с многоточие.

От падащия списък изберете Изпратете имейл до задачата.

От изскачащото поле щракнете копие за да копирате имейла със задачата в клипборда.

Сега отворете Gmail и натиснете Ctrl + V в адресната лента, за да поставите имейла на задачата. Ще забележите, че текстът веднага се променя в името на задачата ClickUp. Това е много полезно, ако искате да изпратите друг имейл на същия адрес - просто въведете името на задачата и го изберете от падащите опции.

Добавете тема и текст към имейла и натиснете Изпратете бутон.

След като изпратите имейла, той се появява в секцията за коментари на задачата (както е показано на изображението по-долу). Забележете как ClickUp идентифицира подателя и показва темата и основния текст на имейла. Той също така включва HTML файл със съдържанието на имейла, който можете да изтеглите на вашия компютър.

Точно като всеки коментар, добавен към ClickUp, има редица промени, които можете да направите в препратения имейл. Когато задържите курсора на мишката върху коментара, можете да го редактирате, да го видите в режим на цял екран или да го присвоите на член на екипа. Членовете на вашия екип също могат да се ангажират с коментара, като реагират на него с емоджи или оставят директен отговор.

Като щракнете върху иконата с многоточие на коментара, получавате допълнителни опции, които ви позволяват да:

• Копирайте URL адреса на коментара.
• Добавете коментара към областта за описание на вашата задача.
• Задайте напомняне за предприемане на действие по коментара.
• Изтрийте коментара.

Създавайте нови задачи в ClickUp чрез имейл

Подобно на задачите в ClickUp, всеки списък също има уникален адрес. Това означава, че можете да препращате имейли като задача към този списък. За да получите адреса на който и да е списък, задръжте курсора на мишката върху името на списъка в навигацията на главната странична лента и щракнете върху икона с многоточие за да отворите настройките на списъка.

От падащите опции изберете Изпратете имейл до списъка.

В изскачащото поле щракнете върху копие за да копирате имейла от списъка в клипборда.

Поставете имейла в адресната лента на Gmail, добавете тема и текст и натиснете Изпратете. Този път темата ви ще бъде името на вашата задача в ClickUp, а тялото ще бъде добавено към областта за описание на задачата. Всички файлове, които добавите към имейла, ще отидат в секцията „Прикачени файлове“ на задачата (в допълнение към HTML файла, който ClickUp прикачва автоматично).

Можете да зададете допълнителни свойства за новата задача, като ги добавите към реда за тема:

• Възложител: Възложете новата задача на себе си или на член на екипа (напр. John Doe) с помощта на или.
• Краен срок: Задайте крайни дати, като посочите точни дати като или използване на естествен език като напр, , или.
• Тагове: Добавете тагове към задачата си с помощта на. Ако указаното от вас име на маркер не съществува, то ще бъде създадено автоматично.

След като изпратите имейла, той се показва в посочения от вас списък ClickUp, както е показано на изображението по-долу.

Ако често работите с определени списъци в работното си пространство, отделете малко време, за да запазите адресите им в Gmail, така че да имате по-лесен бърз достъп до тях.

Как автоматично да препращате имейли към ClickUp

Ако откриете, че непрекъснато препращате имейли от определен подател към ClickUp като задача или коментар, настройването на автоматизацията ще ви спести ценно време. Не позволявайте на термина „автоматизация“ да ви плаши – всичко, което трябва да направите, е да настроите филтър за препращане в Gmail.

Добавете препращащ имейл адрес към Gmail

Преди да можете да започнете да препращате имейли, трябва да добавите имейл адрес за препращане (от задачата или списъка), където ще се изпращат имейлите. За да направите това, щракнете върху икона на зъбно колело в горния десен ъгъл на Gmail и изберете Вижте всички настройки.

В раздела Препращане и POP/IMAP щракнете върху Добавете адрес за препращане бутон.

Поставете вашата задача или списък с ClickUp адрес в текстовото поле. Уверете се, че сте изчистили допълнителния текст и ъгловите скоби, добавени в началото и края на адреса, след което щракнете Следващия. В следващите два изскачащи прозореца, които се появяват, щракнете Продължете тогава Добре.

Когато отворите вашето работно пространство ClickUp, връзката за потвърждение се появява като нова задача в списъка, където ще препращате имейлите.

Когато отворите задачата, щракнете върху връзката за потвърждение, която ще бъде в областта за описание. В изскачащия прозорец, който се показва, щракнете Потвърдете за да добавите най-накрая имейл адреса към Gmail.

Задайте филтри за препращане на имейли към ClickUp

След като добавите препращащия имейл адрес, вече можете настройте филтър за изпращане на имейли до този адрес. В изображението по-долу филтърът проверява само дали подателят на имейл има конкретен адрес.

Когато имейл отговаря на зададените критерии, той ще бъде архивиран и препратен до избрания адрес на ClickUp.

Успешно завършихте автоматизираната настройка за препращане на конкретни имейли към ClickUp. Ако искате да пренесете това на следващото ниво, можете настройте филтри за препращане на имейли към Slack, и друг филтър за препращане на имейли към Outlook. Това е много полезна функция за разчистване на входящата ви поща и поддържането й организирана, като същевременно оставате на върха на списъка си със задачи.

Разредете вашите имейли и останете организирани с ClickUp

Превръщането на вашите имейли в задачи и коментари в ClickUp променя играта, когато става въпрос за управление на вашия работен процес. Само с няколко щраквания можете да превърнете хаоса във вашия имейл в рационализирана и организирана „задача“, която е лесна за проследяване и управление. И това е само началото – има още креативни начини, по които можете да се научите да използвате ClickUp, за които може би не подозирате.