Как да използвате ClickUp Docs: Най-доброто ръководство

ClickUp спечели своите ивици като мощен център за управление на проекти, със своята впечатляваща гама от функции и персонализирани опции. Но с толкова много за предлагане е лесно да пренебрегнете един от най-ценните инструменти – ClickUp Docs.

Тази статия ще обхване всичко, което трябва да знаете за ClickUp Docs, за да можете да се възползвате максимално от нея. Влезте в акаунта си в ClickUp в друг раздел и следвайте.

Какво представлява ClickUp Docs?

ClickUp Docs (известен още като Docs 3.0) е ClickUpинструмент за текстообработка, базиран в облака, който ви позволява да създавате, редактирате, споделяте и работите съвместно върху всеки тип документ. Както повечето текстообработващи програми, можете да добавяте текст, изображения, емотикони, видеоклипове и таблици към вашия документ и да ги стилизирате с опции за форматиране като заглавия, списъци с водещи символи, цитати и кодови блокове.

Независимо дали искате да напишете бележки от срещата, да напишете доклад, да проектирате предложение или да създадете прост списък със задачи, ClickUp Docs ще ви покрие. Най-добрата част? Той е напълно интегриран с останалата част от вашето работно пространство, което улеснява сътрудничеството и организирането на едно място.

Първи стъпки с ClickUp Docs

След като вече имате представа какво представлява ClickUp Docs, нека се запознаем с неговите функции и как да ги използвате. До края на тази статия ще сте много запознати със средата на Документи и ще имате увереността да създадете първия си документ. Да започваме!

1. Създаване на нов документ

Има два начина за създаване на нов документ в ClickUp. Един от начините е да добавете го като Изгледи като първо отидете до конкретно пространство, папка или списък и щракнете Преглед в горната навигация.

Ако сте сравнително нов в ClickUp и се опитвате да обвиете главата си около термини като списъци, папки и пространства, можете да разгледате това ръководство на ClickUp терминология за начинаещи.

От падащия списък изберете Доки щракнете върху Добавете бутон.

Въпреки че този метод е удобен за лесен достъп в рамките на определено пространство, папка или списък, има недостатък, който трябва да имате предвид. Когато изтриете изгледа, вашият документ отива в кошчето с него. Имайте това предвид, ако решите да използвате този метод.

Вторият метод елиминира този проблем, като автоматично запазва вашия документ в пространството „Всичко“ по подразбиране (което не може да бъде изтрито). Така че първо разширете ДОКУМЕНТИ раздел в страничната лента и щракнете върху ДОБАВИ НОВ бутон.

2. Персонализиране на вашия документ

За да започнете, дайте заглавие на новия си документ.

Сега можете да започнете да персонализирате външния вид и усещането на вашия документ с корична снимка и икона. Задръжте курсора на мишката над областта за заглавие и щракнете Добавяне на икона за добавяне на икона и Добавете покритие за да изберете снимка за корицата.

Вашият документ трябва да изглежда подобно на изображението по-долу. Кликнете върху Икона за разгъване за да видите документа на цял екран.

3. Добавяне на страници и подстраници към вашия документ

Едно от първите неща, които ще забележите, е практически неограниченото пространство на платното, което документите на ClickUp предлагат, което означава, че имате достатъчно място за добавяне и организиране на вашето съдържание. Можете също така да изберете да разделите съдържанието си на няколко страници, като щракнете върху Добавяне на страница бутон.

Можете допълнително да разделите съдържанието под всяка страница на подстраници. Всичко, което трябва да направите, е да задържите курсора на мишката върху страницата, където искате да добавите подстраница, и да кликнете върху синьото + икона.

Когато щракнете върху многоточие до иконата плюс получавате меню с опции, което ви позволява да правите промени в страницата, включително преименуване, дублиране или изтриване.

Няма ограничение за това колко страници и подстраници можете да добавите към документ. И за всяка от тези страници, които добавите, можете да изберете да я персонализирате с уникална икона и снимка на корицата.

4. Добавяне на шаблон към празна страница

Предварително създадените шаблони на ClickUp могат да ви спестят много време и проблеми, когато става въпрос за добавяне и форматиране на съдържание. Можете да получите достъп до библиотеката с шаблони чрез командата с наклонена черта, като напишете /template (отбелязано като "1" на изображението по-долу) и удряне Въведете на клавиатурата или като щракнете върху бутон на пръчката (отбелязано като "2") вдясно.

Шаблоните за документи на ClickUp покриват широк спектър от категории, от HR & Recruiting до Engineering & Product. Всеки шаблон е много адаптивен, което ви позволява да го приспособите към вашите специфични нужди и предпочитания.

5. Добавяне на съдържание към празна страница

Вместо да използвате шаблон, можете да изберете да добавите съдържание от нулата, като въведете директно в документа. Когато маркирате текст, получавате набор от опции за форматиране, които ви позволяват да персонализирате външния му вид, да оставите коментар върху него или да го конвертирате в задача.

Можете също така да отворите командното меню с наклонена черта, за да вмъкнете различни типове съдържание в страницата – просто щракнете върху малкото + икона или натиснете наклонената черта (/) на вашата клавиатура.

От командното меню с наклонена черта можете да добавяте списъци, които сте създали във вашето работно пространство, или каквото и да е външно съдържание като уебсайт, документ в Google или видеоклип в YouTube.

Това меню също ви позволява да подобрите организацията на вашата страница чрез добавяне на разширени блокове като колони, таблици, разделители, бутони и съдържание.

6. Персонализиране на външния вид на страница

За да персонализирате външния вид на страницата, върху която работите, първо трябва да щракнете върху икона със стрелка наляво за да отворите страничната лента.

Горната част на раздела с подробности за страницата е разделена на основни и разширени. И двата раздела ви позволяват да изберете тип шрифт и също така да регулирате размера на шрифта, височината на реда, разстоянието между абзаците и ширината на страницата за вашата страница.

Когато превъртите по-надолу, следващият раздел ви позволява да персонализирате външния вид на областта на заглавката на вашата страница. Можете да включвате или изключвате различните опции в зависимост от елементите, които искате да показвате в заглавката на страницата си.

В изображението по-долу има четири активирани елемента на заглавката: изображение на корицата, заглавие и икона на страницата, собственик и актуализирана дата.

Разделът Подробности за страницата също има секция Статистика, където можете да видите броя на думите и знаците във вашето съдържание и очакваното време за четене.

Можете да видите тези статистики за целия си документ, като изберете Док опция от падащата стрелка до Страница бутон.

Разделът Relationships & References ви позволява да свържете текущата си страница с други задачи и документи в ClickUp. Този раздел има три основни раздела:

• Връзки към страницата: The + иконата в този раздел ви позволява да се свържете с всяка задача или документ във вашето работно пространство ClickUp. Свързването към други области не само ви предоставя достъп до тях от текущата страница, но също така генерира обратна връзка, която ви позволява да получите достъп до текущата страница от свързаните области.
• Препратки: Компилация от всички области във вашето работно пространство, където е споменат документът, върху който работите.
• Външни връзки: Компилация от външните връзки, използвани във вашия документ.

Можете да подобрите организацията и свързаността на работата си с тази функция, като улесните намирането на свързана информация и осигурите безпроблемна навигация.

8. Импортиране и експортиране в ClickUp Docs

В раздела Импортиране и експортиране можете да импортирате HTML файлове във вашия документ ClickUp, както и да експортирате страница (или всички страници във вашия документ) като PDF или HTML файл.

9. Съвместна работа по документ с членове на екипа

С Дял можете да изберете конкретни членове на работното пространство, с които да си сътрудничите, или да споделите връзка към документа с хора, които не са част от вашето работно пространство.

Има и функция за коментиране, която ви позволява да се ангажирате с хора, които имат достъп до документа. Можете да споделяте файлове, гласови бележки и екранни записи, за да направите сътрудничеството по-интерактивно и ефективно.

Създайте първия си документ с ClickUp Docs

ClickUp Docs е мощна и гъвкава функция, която прави създаването, управлението и сътрудничеството на документи лесно. Със своята широка гама от опции за форматиране и безпроблемна интеграция с останалата част от вашето работно пространство, ClickUp Docs е перфектният инструмент за рационализиране на вашите работни потоци и подобряване на вашата продуктивност. Наред с това има много други функции на ClickUp, които си струва да проучите.