ClickUp е мощен инструмент за управление на задачи, проекти и др. Но знаете ли, че можете да го направите още по-мощен с автоматизация? Ето как.

ClickUp е стабилен инструмент за управление на задачи и проекти и можете да го направите още по-мощен с автоматизации на работния процес. С тази функция не е нужно да издържате на скучни и повтарящи се задачи—ClickUp ще свърши тежката работа вместо вас.

Всичко, което трябва да направите, е да настроите автоматизирани инструкции, за да изпълните това, което трябва да направите. Това ще премахне грешките, ще ускори работния ви процес и ще спести време, за да се съсредоточите върху нещата, които наистина имат значение. И знаете ли коя е най-хубавата част? Не се изисква опит в кодирането!

И така, нека се потопим по-дълбоко в ClickUp Automations и да видим как може да повиши продуктивността ви в играта.

Какво е ClickUp Automations?

The ClickUp Инструментът за автоматизация е мощен набор от функции, които ви позволяват да автоматизирате повтарящи се задачи и да рационализирате работния си процес. Всяка автоматизация, създадена в ClickUp, се състои от три компонента: тригер, условие и действие.

instagram viewer

1. Тригер

Събитието, което активира автоматизацията. Задействането може да бъде всичко - от създаване на нова задача до пристигане на определена дата.

2. Условие (по избор)

Допълнителни контроли могат да бъдат добавени към тригера - и трябва да бъдат изпълнени - за активиране на автоматизацията. Например, може да искате да автоматизирате задача само ако е възложена на конкретен член на екипа или има конкретна крайна дата.

3. Действие

Това ще се случи, когато задействането и условията са изпълнени. Това може да бъде всичко - от изпращане на известие по имейл до актуализиране на състоянието на задача. Имате право да настроите толкова действия, колкото желаете.

Как да активирате ClickUp Automations

Преди да можете да настроите автоматизация във вашето работно пространство ClickUp, трябва да активирате Автоматизация в Щракнете върху Приложения. Можете да осъществите достъп до ClickApps от навигацията в главната странична лента или от горната навигация на вашето работно пространство.

1. Кликнете върху вашия икона на профил на страничния панел за навигация.

2. Изберете Щракнете върху Приложения от изскачащото меню.

Достъп до ClickApps от вашата работна зона

1. Кликнете върху падащата стрелка на Персонализиране бутон в горния десен ъгъл на вашето работно пространство.

2. Изберете Щракнете върху Приложения от падащия списък.

Когато страницата ClickApps се отвори, уверете се, че Автоматизация е активиран. След това щракнете върху ОБРАТНО бутон за връщане към предишната страница.

Как да настроите основна автоматизация ClickUp

Преди да настроите автоматизация на ClickUp, уверете се, че сте в конкретното пространство, папка или списък, където искате да се приложи автоматизацията.

Ако не сте запознати с ClickUp и искате да разберете разликата между работни пространства, пространства, папки и списъци, това ръководство за начинаещи за терминологията на ClickUp ще ви помогне да изчистите всякакви съмнения и объркване.

Сега, след като сте активирали автоматизацията, Персонализиране бутон в работната ви зона се променя на Автоматизирайте, върху който можете да щракнете, за да отворите страницата за автоматизация.

От падащите опции щракнете Добавете автоматизация.

Използвайте шаблони за автоматизация, за да създадете автоматизация

Точно както можете добавете шаблоните за проекти на ClickUp към вашето работно пространство за да стартирате бързо вашите планове за проекти, можете също да изберете от библиотека с шаблони за автоматизация, за да настроите първата си автоматизация. Тези шаблони са групирани под Категории и Интеграции в левия панел на страницата Автоматизация.

Докато автоматизациите, изброени под Категории, са основни и засягат само вътрешни промени, тези под Интеграции ви позволяват да правите директни промени, свързани с външни приложения. В момента ClickUp поддържа само директни автоматизации със следните приложения:

  • Bugsnag
  • Calendly
  • електронна поща
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

Така че можете да изберете някоя от групите за автоматизация от левия панел, след това да изберете конкретна автоматизация, свързана с групата вдясно, да я персонализирате, за да отговаря на вашите нужди, и да я запазите.

Създавайте автоматизации от нулата

Можете също да изберете да създадете персонализирани автоматизации от нулата. За да започнете, щракнете върху + Персонализирана анимация в горния десен ъгъл на страницата за автоматизация.

Под Кога трябва да настроите задействащо събитие (маркирано като "1" на изображението по-долу). Някои от наличните опции за задействане включват:

  • Задачата е създадена,
  • Промени на възложителя,
  • промени в статуса,
  • Приоритетни промени,
  • Промени в датата на падежа,
  • Промени в началната дата и др.

Можете да изберете да посочите всякакви условия (маркирани като „2“ на изображението по-горе), които трябва да бъдат изпълнени – в този случай нито едно – за да започнете действието(ята).

И под Тогава добавете действията (маркирани като "3"), които трябва да се появят, след като задействащото събитие и условията са изпълнени. Някои от действията, от които можете да избирате, включват:

  • Създайте задача,
  • Създайте подзадача,
  • Промяна на приоритета,
  • Промяна на възложители,
  • Добави коментар,
  • Изтриване на задача и др.

Когато сте готови, щракнете върху Създавайте бутон за запазване и активиране на автоматизацията.

Трябва да имате предвид, че безплатните и неограничени планове на ClickUp не ви позволяват да добавяте условия и повече от едно действие към вашата настройка за автоматизация. Ще трябва да закупите плана Business, Business Plus или Enterprise, за да премахнете това ограничение.

Как да управлявате вашите ClickUp автоматизации

Докато настройката на нови автоматизации се извършва под Прегледайте раздела, управлението на вашите автоматизации се извършва под Управлявайте раздел.

Когато сте тук, можете да добавите описание към вашата автоматизация (отбелязано като „1“), за да обясните нейната функция или да предоставите контекст на всеки друг, който може да преглежда вашето работно пространство. Можете също така да деактивирате автоматизацията (маркирана като "2"), за да я поставите на пауза без изтриване.

Когато задържите курсора на мишката върху автоматизацията, можете да я дублирате, редактирате или изтриете.

Ако работите с дълги списъци от автоматизации, ClickUp улеснява намирането на всяка от тях, като предоставя множество опции за филтриране.

Първо, можете да филтрирате по Активен и Неактивен автоматизации. Когато деактивирате активна автоматизация, тя преминава в неактивния раздел.

Можете също така да филтрирате автоматизациите по пространствата, папките или списъците, в които са създадени.

И накрая, можете да филтрирате по тригера, състоянието или действието на автоматизациите, а също и по лицето, което последно го е актуализирало или направило промени в него.

Как да проследите вашето използване на автоматизация

Въпреки че можете да създавате неограничени автоматизации в ClickUp, броят на изпълнението им е ограничен. Така че всеки път, когато се извършва автоматизирано действие във фонов режим, то се отчита към вашето използване, което може да бъде проследено под Използване раздел.

Безплатният план е ограничен до извършване на 100 автоматизирани действия всеки месец. Не можете да закупите допълнителни автоматизации, докато сте на безплатния план, така че първо трябва да закупите платен план. Ето максималния брой автоматизирани действия, разрешени за всеки платен план.

  • Неограничен: 1000/месец
  • Бизнес: 10 000/месец
  • Бизнес плюс: 25 000/месец
  • предприятие: 250 000/месец

За да ви помогне да сте в крак с употребата си, ClickUp изпраща известия за употреба до собствениците и администраторите на работното пространство по имейл, когато използването на работното пространство достигне 90% и 100%. Ако достигнете лимита си за използване и искате да закупите допълнителни автоматизации, това струва $19,99 за допълнителни 1000 действия на месец, $99,99 за допълнителни 10 000 и $299,99 за допълнителни 100 000 действия.

Работете по-интелигентно, а не по-усилено с ClickUp Automations

ClickUp Automations е проста, но мощна функция, която ще помогне за премахване на повтарящи се задачи и ще повиши общата производителност. Като следвате стъпките, посочени в това ръководство за начинаещи, ще бъдете на път да овладеете ClickUp Automations и да трансформирате работата си. И ако искате да пренесете това на следващото ниво, шаблоните ClickUp са чудесен начин да го направите.