9 съвета на Microsoft Word за по-бързо редактиране на заданието ви в колежа

Задачите на ниво колеж и университет са тежки за изследване и често се очаква да създавате рецензии със значителен брой страници. Точно когато мислите, че сте готови с генерирането на необходимия брой думи, следващата стъпка е също толкова предизвикателна и отнема много време: редактиране.

От клавишни комбинации до прости, вградени функции като намиране и замяна и автоматичната таблица на съдържание, ето няколко съвета, които можете да използвате, за да редактирате и форматирате по-ефективно заданието си в колежа Майкрософт Уърд.

1. Оставете разстоянието между абзаците като последна стъпка

Нека първо започнем по правилния път. Когато ви предстои есе или доклад от 3000 думи, е изкушаващо да зададете двоен интервал, когато пишете само няколко изречения или най-много абзац. Създава успокоителната илюзия, че сте свършили повече работа, отколкото в действителност.

Но за да бъдете по-ефективни на финалния етап на редактиране, най-добре е да оставите разстоянието между абзаците като последна стъпка. По този начин спестявате време, защото не се налага да превъртате нагоре и надолу много повече, отколкото е необходимо, докато навигирате през различни секции и страници от вашия текст.

2. Научете се да използвате клавишни комбинации

Клавишните комбинации правят редактирането и форматирането много по-бързо в сравнение с използването на мишка. Например, когато използвате мишката си, за да изберете някои думи, вероятно ще пропуснете буква или две и ще трябва да маркирате отново или да превишите и да включите точка, когато не е необходимо.

В този случай можете да изберете точно текст, като използвате Ctrl + Shift, и лява и дясна стрелка ключове в Windows. Има много повече Клавишни комбинации на Microsoft Word което ще ви позволи да извършвате по-голямата част от редактирането на клавиатурата, без да се налага да превключвате към мишката или тракпада. Не подценявайте времето, което спестявате с този метод!

Когато четете непрекъснато тяло от текст, празните горни и долни колонтитули може да изглеждат разрушителни. За да имате по-плавно четене и редактиране, скрийте горните и долните колонтитули, за да обедините всички страници заедно.

Задръжте курсора върху сивото пространство между текущата страница и следващата, след което щракнете двукратно. Когато трябва използвайте горните и долните колонтитули в Microsoft Word отново ги покажете, като задържите курсора над линията за разделяне на страницата и щракнете двукратно.

4. Свийте заглавията и подзаглавията

За дълги задания в стил отчет вероятно ще разделите съдържанието си на заглавия и подзаглавия. Докато се движите от една секция към друга или прескачате между секции, за да пренапишете и редактирате, улеснете превъртането през текста, като свиете заглавията.

Задръжте курсора на мишката над заглавието на заглавието, след което щракнете върху икона на триъгълник който се появява до него, за да скрие съдържанието. Ако искате да скриете всички заглавия наведнъж, щракнете с десния бутон върху всяко заглавие и изберете Разгъване/свиване > Свиване на всички заглавия.

5. Автоматично сортиране на препратките по азбучен ред

Списъкът с цитирани произведения е съществен раздел във всяко задание за висше образование и обикновено е сортиран по азбучен ред. Вероятно сте добавили препратки към списъка, докато ги цитирате в есето си, но когато става въпрос за сортиране в края, е неосъществимо и отнема много време да ги сортирате ръчно. Можете просто да ги сортирате автоматично в Microsoft Word.

Изберете всичките си референции и отидете на У дома раздел. Под Параграф раздел, щракнете върху Вид икона (A и Z, със стрелка надолу). В Сортирай по поле, изберете Параграфи. В Тип поле, изберете Текст. След това изберете Възходящ и щракнете Добре. Сега списъкът ще бъде сортиран по азбучен ред.

Може обаче да забележите няколко отклонения. Например, когато някои препратки започват със символи вместо с буква, всички те вероятно ще бъдат избутани най-горе. Това са няколкото, които след това ще трябва да вмъкнете ръчно отново в списъка си правилно.

6. Използвайте Търсене и Замяна, за да избегнете правописни грешки

Независимо дали става въпрос за учебници или статии в списания, всеки ученик вероятно е срещал автори с фамилни имена, които са малко трудни за изписване. Въвеждането на името отново и отново за всеки цитат в текста е податливо на човешка грешка. За да избегнете правописни грешки, можете да използвате Find and Replace.

Първо, използвайте уникално съкращение като заместител, когато пишете задачата си. Препоръчвам да включите номер в това съкращение. Това е така, защото ако вашето съкращение се състои само от букви, има шанс тази кратка комбинация от букви да се е появила другаде, като част от дума, във вашето есе.

След като приключите със съдържанието на тялото, е време да замените съкращението с действителното фамилно име. В У дома раздел, щракнете върху Сменете в Редактиране раздел. В Намери какво поле, въведете вашето съкращение. В Замени с въведете действителното име на автора. След това щракнете Замени всички. Всички ваши съкращения сега ще бъдат заменени с правилното фамилно име на автора.

7. Вмъкнете снимката си в невидима маса

Ако все още не сте свикнали да форматирате картини в Microsoft Word, ето една проста алтернатива, която ви помага гарантирайте, че изображението ви няма да доведе до разпадане на текста ви на странни места: вмъкнете снимката си в невидим маса.

Отидете до частта от текста, където искате да се появи вашата снимка. Натиснете Въведете за да преминете към нов параграф. Насочете се към Поставете раздел, щракнете върху Таблицаи изберете едно поле, за да създадете таблица 1x1. С курсора в таблицата щракнете Картини > Вмъкване на картина > Това устройство за да качите вашата снимка в документа.

Можете да промените размера на вашата снимка в таблицата. След като сте доволни, маркирайте таблицата, отидете на Дизайн на маса раздел, щракнете върху Граници > Без граници. Тогава черната рамка на масата ще изчезне. Вашата снимка сега изглежда идеално поставена между два абзаца от текста.

8. Имате общ преглед на няколко страници наведнъж

Когато сте почти готови с редактирането, най-добре е да превъртите през всички страници, за да се уверите, че няма странни празни страници, отделни секции или показване на неправилно изображение. Но ако имате повече от 20 страници съдържание, бързото превъртане през толкова много съдържание е просто главозамайващо.

Вместо това отидете на Преглед раздел. В мащабиране раздел, щракнете Множество страници. Това намалява вашия документ Microsoft Word, така че можете да видите две или три страници наведнъж. Можете също да щракнете върху плъзгача за мащабиране долу вдясно, за да намалите още повече и да видите повече страници наведнъж.

9. Автоматично създаване на съдържание

Един от крайните компоненти на заданието е съдържанието. Ако сте въвеждали ръчно всяко заглавие, въведете ред от точки, които завършват със заглавието съответния номер на страница и сами проверите повторно споменатия номер на страница, време е да оставите Microsoft Word се справят със задачата.

Първо се уверете, че сте приложили правилния стил към заглавията си. Можете да проверите това, като щракнете върху всяко заглавие и видите кой стил е избран в У дома раздел. Тогава, номерирайте страниците на вашия документ на Microsoft Word.

Накрая отидете на празната страница, където искате да вмъкнете своето съдържание. Насочете се към Препратки раздел, щракнете върху Съдържаниеи изберете един от Автоматични таблици. Microsoft Word незабавно генерира съдържание за вас.

Подобрете процеса на редактиране в Microsoft Word

Прилагайки горните съвети, можете да преразгледате задачата си по-бързо и ефективно, без да се натоварвате с умора на очите. Намалете прекомерното превъртане и други ръчни задачи, които могат да се извършват автоматично от Microsoft Word.

Плюс това, спестяването на време за редактиране означава, че имате още повече време за корекция и преглед на вашите есета, което ви позволява да създавате есета и доклади с по-високо качество.