Увеличете комуникацията в екипа си с тези съвети

Най-критичният начин да постигнете успех с вашия бизнес е чрез ефективна комуникация. Вашият екип трябва да се чувства свободен да задава въпроси, да има дълбоко разбиране за целите на компанията и да знае, че техните мисли се ценят. Силните комуникационни навици във вашия екип не се получават за една нощ. Необходим е ангажимент за прилагане на стратегии, които работят и в крайна сметка създават отворена работна среда.

Ако сте ангажирани с увеличаване на ефективната комуникация с екипа си, прочетете за съвети, които трябва да започнете да прилагате, за да постигнете успех и да запазите всички щастливи.

Комуникирайте чрез обобщение

Активното слушане в комуникацията е свързано с търсене на разбиране. Наложително е да се гарантира, че всички са на една и съща страница. Грешната комуникация се случва твърде често в бизнеса и може лесно да бъде облекчена чрез обобщаване на практиката.

„Обобщението или перифразирането е умение за активно слушане, което включва повтаряне на това, което човек е съобщил“, обяснява Макс Аде, главен изпълнителен директор на Туршия. „Въпреки че този тип комуникация може да изглежда повтаряща се, това е най-ефективният начин за предотвратяване на недоразумения. Процесът включва активно слушане на човек, който говори, обобщаване и повтаряне на това, което е казал, и потвърждаване на разбирането между групата."

Как изглежда това на практика? Иън Хейман, основател на Мъжка защита срещу капки споделя, „Може да изглежда различно за всеки, но един от начините да подходите е да имате база за докосване с вашия екип, където всички да практикувате перифразиране. Като повтаряте как всеки от вас разбира дадена концепция или разговор, можете да избегнете много грешни комуникации. Това може да накара екипа ви да бъде по-продуктивен, защото всеки е наясно към какво работите."

Обобщаването като комуникативно умение изисква практика. За лидерите е най-добре да дадат пример и да започнат тази стратегия. Ще отнеме време, за да включите всички и да свикнете с този метод на комуникация, но като цяло ще бъде невероятно полезно.

Задайте ясни дневни редове за всички срещи

Едно от най-големите оплаквания, които много служители имат по отношение на срещите, е, че те отнемат твърде много време и са неефективни. Това обикновено се случва, когато срещите не са правилно планирани и изпълнени. Най-добрият начин да се гарантира, че срещите са полезни за екипа, е да имате ясен дневен ред, очертан достатъчно предварително.

„Никога не можете да сте прекалено подготвени“, казва Макс Шварцапфел, CMO на Борба за теб. „Когато сте домакин на среща, обмислете съставянето на сплотен, ясен дневен ред най-малко три дни. Това може да даде на екипа ви време да подготви всякакви резултати, въпроси или мисли предварително. Опитът за комуникация на място може да остави място за пропусната информация, а никой не иска това."

Често е много лесно срещите да излязат извън контрол. „Насрочените срещи със строг дневен ред са чудесен начин да гарантирате, че наистина ще свършите нещата“, споделя Карим Хачем, вицепрезидент на електронната търговия в Максин от Холивуд. „Начертайте времева линия за всяка тема и накарайте някой да следи времето, за да спазвате графика. Можете също да оставите място в края на срещите за въпроси; това време също е чудесен начин да определите дали дадена тема се нуждае от повече внимание. Насрочването на срещите помага да се уверите, че сте улучили всичко, което искате да обсъдите, докато измисляте какво се нуждае от допълнителна комуникация."

По време на срещи се уверете, че вашият екип се чувства свободен да разкрие какво се случва в бизнеса. Направете място за въпроси, поканете оживена дискусия и включете всички в разговора. Когато имате политика на отворени врати, това трябва да е норма и вашият екип ще бъде нетърпелив да сподели мислите си.

Приемайте бази за периодично докосване

Когато вашият екип е зает да върши работата, комуникацията често може да остане встрани. Но без тази комуникация работата ще пострада. Важно е да оставите време в работното натоварване на вашия екип, за да се докоснете до базата. Това може да бъде под формата на индивидуални, специфични за проекта екипи, пълни екипи или по друг начин. Честотата на това е нещо, което можете да определите, за да отговори на вашите специфични нужди, стига да гарантирате, че всички срещи на базата на докосване са ефективни и не просто изсмукват време.

Кристи Пирц, главен маркетинг директор на Paradigm Peptides казва: „Помислете дали лидерите да се срещат с екипа си един на един всеки месец. Нямате нужда от дневен ред за тези срещи. Вместо това можете да го използвате като период на открита комуникация, за да обсъдите работата на служителя, психичното му здраве, растежа и общите идеи за бизнеса."

Ако забележите, че моралът на екипа намалява, помислете за добавяне на бази за контакт, за да накарате екипа да е на същата страница. „Виждате ли спад в морала на отбора? Опитайте да бъдете домакин на тъч базова среща“, споделя Мелиса Роудс, главен изпълнителен директор на Екстрасенси 1 на 1. „Поддържането на малка базова група за докосване – около 5–6 души – прави процеса още по-гладък. Всеки трябва да може да говори свободно за своите идеи и мисли.”

Създайте зона без осъждане

Основната причина много служители да не се чувстват свободни да говорят по време на работа се дължи на страха. Те се притесняват, че думите им няма да бъдат взети на сериозно или ще преживеят последствия. Ако сериозно искате да увеличите комуникацията с вашия екип, трябва да създадете среда без преценки, за да го направите.

„Никога не искате служителите да бъдат порицавани, че използват гласа си“, обяснява Мери Кей Битън, ръководител продуктови иновации в Фло витамини. „От съществено значение е да ценим мнението на всеки и да гарантираме, че всеки човек се чувства в безопасност да изрази мнението си.“

Ако искате да създадете и насърчавате зона без осъждане с вашия екип, приложете политика на отворени врати, за да поканите вашия екип да изрази своите мисли. Осигурете им безопасно място за това, например на среща или индивидуално. Дръжте всички на една страница с политиката и се уверете, че всички спазват прецедента. Искате да сте сигурни, че нищо не се случва зад кулисите, което да кара екипа ви да се съмнява дали тази политика има стойност или не.

Въпреки че вашият бизнес може да има политика на отворени врати, някои хора може да не се чувстват готови да споделят мислите си открито с голям екип, така че е разумно да предложите алтернативно решение. „Ключов фактор за това хората да се чувстват добре при изказването им е да им се даде възможност да говорят по начин, който се чувстват безопасни за тях. Можете да направите това, като насърчите хората да резервират срещи с някой, с когото искат да обсъждат лични теми. Можете също така да имате онлайн кутия за предложения, за да позволите на служителите да изпращат своите притеснения анонимно.

При всяка нова политика прилагането отнема време, а изграждането на култура ще изисква последователност и време. Продължавайте да го правите и в крайна сметка това ще стане норма. „Важно е да продължите усилията си, дори и да не виждате незабавно подобрение“, казва Райън Делк, главен изпълнителен директор на Грунд. „Както повечето от нас знаят, добрите неща отнемат време, така че продължавайте напред, особено когато се чувствате предизвикателни.“

Информирайте всички за фирмените новини

За да накарате всички да се чувстват така, сякаш принадлежат към компанията, вие искате те да бъдат информирани за всичко, което се случва – дори и това да не засяга пряко тяхната позиция или роля. Това е ключова стратегия в изграждането на екип и също така гарантира, че всички са в крак с актуалните новини за компанията, включително цели, постижения и дори трудните неща.

„Прекрасен начин да гарантираме, че всички са информирани, като същевременно не държим нещата твърде сериозни, е да имаме фирмен бюлетин“, споделя Джъстин Солеймани, съосновател на Тумбане. „Може да започне от необходимост, но може бързо да се превърне в начин за повишаване на морала. Разбира се, вие все още искате да споделяте актуализации за бизнеса, но можете също да включите вдъхновяващи истории за екипа, да отпразнувате важни събития и рождени дни и много повече.“

Друго предимство на вътрешните бюлетини или седмични имейли е, че те намаляват срещите, като в крайна сметка подобряват производителността. „Ако смятате, че вие ​​и вашият екип прекарвате твърде много време в срещи, помислете дали да не изпробвате ежеседмичен имейл“, казва Британи Долин, съосновател на Агенция Pocketbook. „Голяма част от това, което покривате на срещи, може много добре да бъде съобщено чрез имейл. Можете да опитате да изпращате седмични актуализации с обобщения на случващото се. Това е чудесен начин да споделяте новини, като същевременно предоставяте нещо конкретно за справка в бъдеще, ако е необходимо.“

Когато имате големи екипи, особено, и искате да сте сигурни, че всеки разполага с информацията, от която се нуждае по отношение на компания, помислете за намиране на решение за разпространение на информацията с пълноценни подробности, които могат да бъдат рефериран. Това намалява клюките и избягва неправилното общуване.

Заключение

Определено не искате да се подрязвате, когато става въпрос за екипна комуникация. Когато лошата комуникация се превърне в норма, ще са необходими допълнителни усилия, за да се откажете от лошия навик и да приложите дълготрайно решение.

Най-добрият начин да започнете е да създадете малка работна група с членове на вашия екип от всички нива. Измислете план за това как ще изглежда крайната цел на комуникацията и след това стратегизирайте стъпките, които ще бъдат предприети, за да стигнете до нея. Комуникирайте тази нова култура с екипа и включете всички. Това е печеливша за всички.