Как да създадете времева карта, за да подобрите производителността си

Колко често се оказвате изгубени - неспособни да се справите с безкрайния поток от задачи, хвърлени пред вас? Лежите на леглото си през нощта, мислейки за цялата работа, която сте могли да свършите през деня, но не сте успели.

Мислите си как бихте могли да управлявате по-добре времето си и да свършите повече. Но денят е загубен. Само да бяхте планирали всичко това предварително. Ако горният сценарий описва вашата ситуация, трябва да помислите за картографиране на времето.

Какво е картографиране на времето? Как се различава от блокирането на времето?

Картографирането на времето се отнася до процеса на създаване на рамка, която картографира вашите дейности (работа, срещи, лични ангажименти) по отношение на времето. Лесно е да объркате картографирането на времето с планиране или конвенционални методи за управление на времето, като например блокиране на времето. Има обаче забележителна разлика.

Картата на времето предлага холистичен изглед на вашия ден, седмица или месец. Предоставя яснота за това как трябва да прекарвате дните си, какво трябва да правите и кога. След като имате скелет за това как планирате да прекарвате времето си, можете да започнете да планирате времеви блокове за задачи с висок приоритет (блокиране на време).

За разлика от други методи за управление на времето, картографирането на времето не е просто разпределяне на време за работа. Това е пълният план за това как прекарвате времето си, от работа и хобита до свободното време и семейното време. И след като си създадете навик да картографирате времето, магията се случва.

Получавате ясна карта на това, което трябва да направите, така че умората от вземане на решения изчезва. Дните на жонглиране между различни проекти изчезват, защото вече сте планирали времеви блокове за задачи с висок приоритет. Знаете кога е време за работа и кога е време да оставите грижите си и да изпиете чаша горещо кафе. Вече не бързате и свършите повече работа.

Звучи хубаво, нали? Нека поговорим за това как да създадете времева карта, за да увеличите производителността и да поемете контрола над живота си.

Как да създадете времева карта за подобряване на производителността

Няма стандартен начин за създаване на времева карта, тъй като картографирането на времето е лично. Хората имат различни цели, темперамент и обстоятелства. Това, което работи за един, може да не работи за друг. Въпреки това, следното ръководство дава скица на типичен процес на създаване на времева карта, който можете да следвате и да оформите според вашите конкретни обстоятелства.

Стъпка 1: Помислете как прекарвате времето си

Преди да започнете да създавате времева карта, важно е да се запитате: Защо създавате времева карта и какво очаквате да постигнете? Това са важни въпроси, които влияят върху това колко ефективно ще бъде картографирането на времето за вас. Ето защо е изключително важно да бъдем честни, когато отговаряме на тези въпроси.

Можете да започнете, като помислите как прекарвате времето си средностатистически ден. Доволен ли си от текущата си рутина? Ако не, помислете какво искате да подобрите. Не забравяйте, че създавате времева карта за себе си.

Това означава, че трябва да вземете предвид вашата личност, пиковите продуктивни часове и навиците, докато отговаряте на тези въпроси. Например, ако знаете, че работите най-добре късно през нощта, можете да зададете времеви блокове за вашите задачи с най-висок приоритет през нощта, за да осигурите максимална ефективност.

След като разгледате начина си на живот от птичи поглед, разгледате недостатъците в рутината си, отбелязахте неща, които искате да подобрите, и сте осъзнали какво искате да постигнете с вашата времева карта, преминете към следващото стъпка.

Стъпка 2: Създайте списък със задачи

Избройте дейностите, които искате да направите в определен период от време. За вашата карта за първи път е най-добре да се придържате към по-кратка времева рамка, за предпочитане една седмица. Това е така, защото по-кратката времева рамка ви помага да си поставите реалистични цели и да се чувствате по-малко претоварени.

Когато изброявате дейностите си за седмицата, създайте категории за различните области от живота си (работа, хобита, здраве, приятели и семейство). Можете лесно да управлявате задачите си, след като ги разделите в подходящи категории. Но не прекалявайте. Най-добре е да запазите категориите си между 3-5, за да избегнете безпорядък.

Стъпка 3: Цветен код на различни дейности

Създаването на времеви карти не е необходимо да е скучно. Можете (трябва) да добавите цвят към различните категории времеви карти. Това прави вашето картографиране на времето забавно, а различните цветове помагат да визуализирате вашата карта на времето. Но не добавяйте цветове на случаен принцип. Различните цветове представляват различни чувства, така че цветният код е съответен.

Зеленото представлява природата и изобилието, поради което присвоихме зелен цвят на моята здравна категория в Clockify.

Стъпка 4: Приоритетизиране на задачите

Докато изброявате дейностите, които искате да завършите за една седмица, ще разберете, че няма достатъчно часове за изпълнение на всички задачи. Това е мястото, където ще трябва да започнете да приоритизирате. Повечето хора обаче намират за трудно да подредят приоритетите си. ако това си ти, използвайте матрицата на Айзенхауер, за да приоритизирате задачите си.

Матрицата на Айзенхауер помага за категоризирането на задачите в четири квадранта въз основа на тяхната важност и спешност. Най-важните и спешни задачи получават най-висок приоритет, докато най-малко важните и по-малко спешните задачи се планират за по-късно, делегират се или се премахват от списъка със задачи.

Стъпка 5: Планирайте времеви блокове

След като сте приоритизирали задачите, блокирането на времето е следващата стъпка. Ето как да създадете времеви блокове във вашия календар:

1. Създайте времеви блокове за задачи с най-висок приоритет.
2. След това създайте времеви блокове за срещи.
3. Ако имате достатъчно оставащи времеви интервали, създайте времеви блокове за други важни задачи или проекти.

Въпреки че процесът изглежда прост, първоначално ще направите грешки. Но не се притеснявайте, в крайна сметка ще се справите по-добре. Въпреки това, за да ви улесни в процеса и да сведете до минимум шансовете за грешка, ето няколко съвета, които трябва да имате предвид:

• Поддържайте часовите си блокове достатъчно гъвкави, за да оставите място за неочаквани обаждания и неизбежно разсейване.
• Задайте фиксирано време за рутинни задачи (закуска, сутрешен джогинг, вечеря).
• Планирайте срещи (ако е възможно) в единичен часови блок, защото срещите, разпръснати през целия ден, могат да попречат на продуктивността.
• Не забравяйте да създадете времеви блокове за почивка.
• Оставете празни времеви блокове за внезапни, неочаквани събития.

Стъпка 6: Преглед и ревизия

Сега, след като сте създали своята времева карта, е време да я прегледате. Вижте дали вашата седмична времева карта перфектно представя как искате да прекарате седмицата си. Ако не, променете го. Например, ако сте натрупали много интензивна работа в понеделник и вторник – докато имате значително време за отделяне в сряда - можете да добавите част от работата в сряда, за да балансирате вашите дни.

Вашата времева карта не е съдебно разпореждане, така че не се колебайте да я промените и да направите корекции, които сметнете за подходящи. Но направете го, преди да започнете да го следвате, защото промяната на вашата времева карта по средата може да измести графика ви за цялата седмица.

Докато следвате вашата времева карта, вижте колко добре работи. Запитайте се: Успяхте ли да го следвате? Повиши ли производителността ви? Има ли области, които се нуждаят от допълнително подобрение? Въз основа на вашите отговори направете необходимите корекции в бъдещите си времеви карти.

Софтуерът за картографиране на времето не е необходим, но прави процеса по-ефективен. Всичко, от което се нуждаете, е химикал и хартия, за да създадете времева карта, като изброите и приоритизирате седмичните дейности и създадете времеви блокове за седмицата.

Но има проблем с това. Не можете да правите промени. Софтуерът за картографиране на времето прави картографирането на времето по-лесно и по-ефективно. Освен това вашата времева карта е винаги достъпна на вашия телефон.

Clockify е един от най-добрите софтуери за управление на времето. Той предлага чист, лесен за навигиране интерфейс и много функции, които помагат за създаването на изчерпателни времеви карти.

Можете лесно да създавате времеви блокове в приложението календарен изглед. Щракнете върху която и да е времева рамка (която вече не е блокирана) и Добавете запис за час ще се появи изскачащ прозорец. Сега попълнете подробностите и щракнете върху ДОБАВЯНЕ бутон. Повторете процеса за толкова времеви блокове, колкото искате.

Можеш използвайте TimeCamp, за да спестите време, да увеличите производителносттаи създавайте времеви карти. След като добавите времеви блокове за седмицата (или месеца), интегрирайте Google Календар във вашия TimeCamp.

Времевите блокове от вашия календар в Google автоматично ще се появят във вашия график на TimeCamp в определения час. Нещо повече, TimeCamp предлага автоматично проследяване на времето - спасител за хора, които често забравят да добавят записи за време.

Planyway ви позволява да интегрирате Trello, Jira, Google Calendar и Microsoft Teams. Ако управлявате проекти в Trello и планирате срещи в Google Календар, може да ви е трудно да знаете какво да правите и кога.

Planyway носи всичко на едно място, което улеснява създаването на времева карта. Можете да плъзгате времеви блокове през календара на Planyway, което улеснява извършването на корекции в последния момент.

От писане на статии и правене на бюджети до създаване на списък за гледане на любимите ми филми, можете да направите много с пакета Google Docs Editors. Създаването на времева карта не е по-различно.

Google Sheets предлага всичко необходимо, за да създадете перфектната времева карта. Това, което отличава Google Таблици от другите софтуери за картографиране на времето, е свободата, която ви дава. Можете да създадете своя времева карта, както искате, без да се ограничавате до интерфейса на приложението.

Но ако не искате да създавате времева карта от нулата, ето ви Шаблон за времева карта на Google Таблици които можете да използвате и персонализирате.

Отлагането е враг

Картографирането на времето ви помага да управлявате по-добре времето си. Дава ви посока и пътека, която да следвате. Но трябва да се посветите на това, за да покаже чудесата си. И най-голямото препятствие, с което ще се сблъскате по пътя, е отлагането.

Много хора се борят с отлагането и използват различни методи за справяне с него. Въпреки че всички тези методи имат своите плюсове, петминутното правило е едно от най-ефективните.