Вече не е необходимо да изпращате по имейл документ на Word между колеги, за да свършите нещата. Бихте могли, но с уеб-базирани текстообработващи програми като Google Docs, сътрудничеството и комуникацията са лесно.
В рамките на софтуера ще намерите различни инструменти и функции, които ви помагат да бъдете в течение и да не си пречите един на друг. В тази статия ще намерите пълно ръководство за използването на тези инструменти в Google Документи.
За да рационализирате обратната връзка и сътрудничеството на вашия екип, ето как да споменавате другите и да използвате ефективно коментарите в Google Документи.
Споменаване на други във вашите документи в Google
За да споменете контакт където и да е в документ на Google, въведете @ и продължете с неговия имейл адрес. Ако сте ги запазили като контакт във вашия акаунт в Google, името им ще се появи в списък, докато го правите. Там можете да щракнете върху името им, за да завършите добавянето им.
Споменаването им в документа няма да им изпрати известие, но ще създаде етикет, върху който можете да задържите курсора на мишката, за да видите карта за контакт с преки пътища, за да им изпратите имейл, да създадете или насрочите Meet или да видите скорошните си взаимодействия с Google.
Ако все още не сте предоставили на колегата си достъп, има няколко начина за споделяне на вашите документи в Google, като най-бързият е Дял бутон в горния десен ъгъл. След като щракнете върху него, ще бъдете помолени за техния имейл адрес и незадължително съобщение. След това удари Изпратете.
Коментарите ще пингват вашите колеги, насочвайки вниманието им към вашия споделен документ. За да използвате коментари:
- Маркирайте текста или медията, където искате да оставите коментар.
- От дясната страна на вашия документ ще се появи лента с инструменти. Там изберете синята икона за реч със символ плюс. Като алтернатива можете да намерите този символ в сиво в горната лента с инструменти или като щракнете с десния бутон за списък с допълнителни опции.
- Ще се появи панел за коментари. Въведете вашите мисли в полето, като използвате @ и имейл адрес, за да добавите вашите колеги.
- Когато сте готови да споделите, щракнете Коментирайтеи вашата бележка ще се появи в документа. Всеки маркиран в рамките ще получи известие. Всеки с достъп до документа може да прегледа и добави своите мисли.
За да предотвратите претрупването на документа с коментари, можете да ги разрешите, след като ги прочетете или изпълните всички свързани задачи. За да направите това, щракнете върху отметката в заглавката на нишката. Това действие ще скрие бележката, но можете да получите достъп до и възстановяване на разрешени коментари в Google Документи чрез достъп до вашата история. Можете да намерите това, като изберете иконата за говор в горния десен ъгъл на екрана.
Как да използвате предлаганите редакции в Google Документи
Понякога е полезно да правите предложения вместо промени, когато работите съвместно. Вместо да изпращате ping на вашия колега с игра по игра или да преглеждате хронологията на версиите на вашия документ, можете да предложите промени, като използвате Режим на предлагане в Google Документи. За да направите това:
- Маркирайте текста или медията, за които имате предвид.
- От дясната страна на вашия документ ще се появи лента с инструменти. Там изберете зелената икона за реч с молив. Като алтернатива можете да превключвате между режимите, като щракнете върху иконата на молив в лентата с инструменти или щракнете с десния бутон за списък с допълнителни опции.
- След като сте в режим на предлагане, всички направени от вас редакции ще се показват като предложение, а текстът, който заменяте, все още ще се показва със зелено зачертано. Полетата за коментари ще се покажат от дясната страна, отразявайки всички предложени промени.
- Когато сте готови, маркирайте колегата, на когото искате да предложите промени в една или повече нишки за коментари, и натиснете Replay, за да изпратите известие.
Когато сте готови да се върнете в режим на редактиране, щракнете с десния бутон и изберете опцията от списъка или щракнете върху иконата за режим на предлагане от дясната страна на лентата с инструменти.
Ако преглеждате предложенията на някой друг, можете да щракнете върху полетата за коментари, за да ги прегледате. Докато правите това, щракнете върху отметката в горната част на нишката за приемане и x за отхвърляне. Приемането на промените ще постави редакциите на вашия колега в документа. Можете също да им оставите коментари в нишката, за да комуникирате напред-назад по конкретни елементи.
Настройки за известия за Google Документи
Бърз начин да намерите вашите настройки за уведомяване за документи е като използвате иконата за говор в горния десен ъгъл на екрана. След като отворите панела, щракнете върху иконата на звънец, за да отворите менюто с настройки. Тук можете да регулирате типовете известия, които получавате и за двете Коментари и Редакции.
За коментари можете да изберете всички, само тези, в които другите ви споменават, или нито един от тях. Ако не изберете нито един, пак ще получите визуален индикатор, но няма да получите известие или имейл. С това ще трябва да обърнете допълнително внимание, за да сте сигурни, че няма да пропуснете актуализация от колега.
С редакциите можете да изберете да получавате известия всеки път, когато някой направи промени в документа или никакви промени. Но все още можете да видите кой какво е променил в хронологията на версиите на вашия документ.
Как да използвате хронологията на версиите в Google Документи - и защо това е удобно
Тъй като си сътрудничите с други, добре е да имате резервно копие на документа, в случай че някой случайно изтрие или надпише важна информация. В горната част на екрана ви има хипервръзка, която указва кога е извършена последната редакция. Щракнете върху това и ще видите резервни копия от предишни работни сесии и настъпилите промени.
Използването на хронология на версиите е удобно, защото можете да видите какво са променили другите, ако е неясно. Освен това можете да се върнете към предишна версия, ако не сте доволни от текущия документ или ако нещо се обърка.
Как да разберете дали някой друг работи в документ на Google
За щастие, Google ви покрива, когато трябва да разберете дали вашият колега в момента редактира документ или не. Ако те са в работното пространство с вас, профилната им снимка ще се появи в горната част на екрана ви с цветна рамка. Ако са там, но не са активни, ще изглежда избледняло.
Можете също така да видите точно къде се намират, като погледнете курсора им в съответния цвят. По този начин можете да избегнете припокриване или да се върнете по-късно, ако предпочитате да работите сами.
Получете сътрудничество с Google Документи
Благодарение на Google Документи, сътрудничеството с вашите колеги е лесно. Можете или да допринесете за документи, или да предложите редакции. Освен това има много функции, като персонализирани настройки за уведомяване, хронология на версиите и актуализации в реално време, за да поддържате работния си процес плавен и стабилен.
