Ако се борите с крайни срокове, склонни сте да отлагате много или лесно се разсейвате от произволно известие; може да сте жертва на закона на Паркинсон. Законът на Паркинсон обяснява, че колкото повече време ни е дадено за определена задача, толкова повече време ще ни отнеме да я изпълним.
Това е причината, поради която отлагането е толкова разпространено. Но как човек да го преодолее? Преди да можем да говорим за преодоляване на закона на Паркинсон, важно е да разберем неговата природа и защо е разпространен.
Какво представлява Законът на Паркинсон?
Законът на Паркинсон е поговорка, измислена от Сирил Норткот Паркинсон, британски военноморски историк. В него се посочва:
Често срещано наблюдение е, че работата се разширява, за да запълни наличното време за нейното завършване.
За да разберете концепцията, помислете за лице, натоварено да напише есе в рамките на 48-часов срок. Лицето през първия ден ще събере съответните данни за изследване и ще оформи план. На следващия ще се заемат с работа и ще напишат първата чернова на есето.
С наближаването на крайния срок, с оставащи няколко часа, те ще редактират, коригират и накрая ще изпратят черновата. Ами ако на лицето е даден 24-часов срок? Напълно възможно е човекът лесно да е написал зададеното му есе в рамките на 24 часа, без да жертва качеството.
Сега помислете колко често сте попадали в подобни обстоятелства. Вероятно се сещате за няколко случая, в които сте получили задача с по-дълъг срок. Но вместо да изпълните задачата в рамките на времето, необходимо за изпълнение на задачата, вие отделихте цялото налично време (според крайния срок), за да изпълните задачата.
Използване на закона на Паркинсон за максимално увеличаване на продуктивността ви
Докато законът на Паркинсон е преобладаващ и изглежда неизбежен, можете да го използвате в своя полза, като контролирате как прекарвате времето си. Ето няколко стратегии, които можете да използвате, за да преодолеете закона на Паркинсон и да станете по-продуктивни:
1. Задайте SMART цели
Хората са склонни да се отпускат и да отлагат повече, когато не чувстват, че работата им е важна. Друга основна причина за отлагането е несигурността относно следващите стъпки. Ако не знаете какво ще правите, след като завършите даден проект, има вероятност да забавите завършването му.
Ето защо е важно да задайте SMART цели за преодоляване на закона на Паркинсон. Наличието на конкретна и ограничена във времето цел ви прави по-нетърпеливи да работите по нея и да използвате времето и другите си ресурси по-съзнателно.
2. Планирайте ефективно
Всички знаем важността на планирането. Помага ни да сме наясно как прекарваме времето си, като минимизира отрицателното въздействие на закона на Паркинсон. За ефективно планиране и планиране можете да използвате приложения за календари за планиране на задачи.
Винаги обаче трябва да включвате крайно време в графика си. Определеният краен час (за деня) ви дава усещане за спешност и вие сте принудени да завършите задачите си за деня в рамките на този период от време.
Когато нямате определено време за прекъсване, чувствате, че имате повече време и е вероятно да се разсейвате или да работите бавно. Казвате си, че ще компенсирате това, като добавите повече часове през нощта, като по този начин „разширите работата“.
Законът на Паркинсон удря най-силно, когато имате огромен проект с дълъг краен срок. По-дълъг срок означава, че имате повече време да се отпуснете и да се разсеете. За да избегнете това, трябва да разделите проекта на по-малки задачи. Сега задайте междинни срокове за всяка от по-малките задачи и ги насрочете съответно.
Разбиването на голям проект на по-малки задачи го прави по-малко плашещ и по-изпълним; така че е по-малко вероятно да отлагате. Освен това, като си давате по-кратки и по-бързи крайни срокове, вие не си давате много време. Тъй като няма много свободно време, изпитвате чувство за неотложност, което ви мотивира да изпълните задачите.
4. Проследяване на времето
Вероятно първоначално вашите оценки ще бъдат неточни. Може да си отделите 3 часа за проект. Но докато работите върху него, установявате, че ще ви трябват още 2 часа, за да го завършите. Ако това се случи, просто пренастройте графика си и си дайте допълнително време. Задаването на точни срокове за вашите проекти ви помага да ги планирате ефективно. За целта можете да започнете да проследявате времето, необходимо за завършване на всеки проект.
Има няколко страхотни приложения за проследяване на времето там, който можете да използвате, за да проследите колко време отнема определен проект. Когато използвате приложение за проследяване на времето, можете да получите достъп до дневника на времето и да видите колко време ви е отнело, за да завършите различни проекти. Това помага да направите по-добри прогнози и да зададете по-реалистични срокове за вашите проекти и ви предпазва от загуба на време.
5. Използвайте Timeboxing
Когато трябва да свършим нещо, не мислим колко време ще отнеме завършването на проекта. Вместо това мислим колко време ни е дадено за проекта. Това е мястото, където влиза в действие законът на Паркинсон. Ако даденото време за възложената задача е повече от необходимото време, ние сме склонни да отлагаме задачата до последната минута.
За да предотвратите това да се случи, използвайте timeboxing. Timeboxing включва мислене за това колко време ще отнеме определен проект за изпълнение на задача, определяне на самоналожен краен срок (времева рамка) според необходимото време за задачата и спазване на то.
Кажете, че имате три дни, за да завършите проекта. След оценка установявате, че това може да се направи в рамките на три часа. Поставете 3-часов краен срок за проекта и се стремете да го завършите в рамките на срока. С timeboxing ставате по-наясно как и къде използвате времето си. Когато в ума ви има предстоящ краен срок, е по-малко вероятно да отлагате.
6. Използвайте техниката Pomodoro
Като timeboxing, можете използвайте метода Pomodoro, за да станете по-продуктивни и победи закона на Паркинсон. Методът Pomodoro включва кратки, но интензивни работни сесии с кратки почивки между тях.
Когато използвате метода Pomodoro, вие не мислите за действителния краен срок за задачата, а за 25-те минути, които сте си поставили. Това премахва възможността законът на Паркинсон да действа. Ето как можете да използвате техниката Pomodoro:
- Напишете списък със задачи, по ред на приоритет.
- Задайте таймер на 25 минути.
- Започнете да работите върху задачата с най-висок приоритет, докато таймерът изгасне.
- Направете почивка за 5 минути.
- Повторете четири 25-минутни сесии.
- Направете почивка за 30 минути.
Въпреки че можете да използвате таймер на вашия телефон или лаптоп, има специални приложения за техниката Pomodoro което го прави много по-лесно и по-ефективно.
Свършете повече за по-малко време
Не е нужно да започвате с всички тези стратегии от първия ден; можете да изберете един или два и да ги направите възможно най-ефективно. Номерът е да осъзнаете как използвате времето си и да попречите на закона на Паркинсон да „разшири работата ви“.
След като овладеете нещата, можете да включите повече от тези стратегии в рутината си. Но не спирайте само дотук! Можете да научите за повече начини да увеличите производителността си и да свършите повече за по-малко време.
