С малко внимателно планиране стартирането на съвместен проект или организирането на малка творческа общност (като стая на писател) може да бъде лесно и забавно.
Има няколко важни аспекта, които трябва да имате предвид, обикновено с удобен софтуер или приложение, което може да помогне. Нека да разгледаме само три от тях тук.
1. Създайте място за съхранение и лесен достъп до файлове
Когато работите върху творческо сътрудничество, ще има време, когато файловете трябва да се споделят. Файловете може да са някои художествени карти за герои в споделен свят. Те може да са видеозаписи на онлайн дискусионни срещи. Тъй като типът носител може да варира, би било добре да помислите за място, което има добър капацитет за съхранение, без да разбивате банката.
Например Dropbox има план за бизнес използване, който ви дава 5TB място за съхранение за по-малко от $20 на човек на месец. Можете да намерите a
безплатен пробен период на Dropbox Professional тук ако представлява интерес. Също така си струва да помислите за място, което е лесно да споделите с другите. Dropbox може да помогне с по-големи файлове, като висококачествени изображения и видеоклипове, въпреки че има чудесни алтернативи за текстови файлове.Потребителите на Microsoft One Drive и Google Drive могат безпроблемно да съхраняват документи, направени в текстообработваща програма, и лесно да споделят връзка с останалите сътрудници. За потребители на Google вижте нашето ръководство за начини, по които можете да споделяте документите на Google вие създавате.
Ако разработвате сценарий, поредица от кратки разкази или сборник със стихове и искате да си помогнете без да са твърде натрапчиви, функциите за коментари на Microsoft Word и Google Docs са много удобен начин за правя така. GCFLearnFree има добър видеоклип в YouTube, обясняващ как да използвате функцията за коментари в Google Документи.
2. Организирайте интерактивна зона за мозъчна атака
Ще има моменти, когато работата върху текстообработващ документ няма да е достатъчна за разработване на някои идеи. Ефективен метод за визуализиране на развитието на идеи е използването на интерактивна, онлайн бяла дъска като Miro.
Има редица начини за персонализиране на оформлението на таблата и можете лесно да ги споделяте с участници за коментари. Специално с Miro можете да превърнете идеите в задачи, позволявайки рационализиран преход от концепцията към производството.
Много от безплатните приложения и сайтове за интерактивна бяла дъска са безплатни за използване и са пълни с функции. За да опитате, можете влезте в Miro тук и проучете функциите, които предлага. Има и полезни обяснения онлайн, като нашата статия за как да създадете месечен плановик на Miro.
Ако е необходима по-задълбочена система за управление на задачи, включително начин за организиране на календара, съхранявайте свързано файлове и да управлявате ефективно по-големи екипи, има безплатни системи като Notion, които си струва да разгледате в. Има редица полезни обяснения на функциите, включително нашата статия за някои мощни трикове на Notion за ускоряване на вашия работен процес.
Notion има функция за създаване и редактиране на бележки в реално време, с няколко акаунта. Въпреки че това звучи хаотично, с правилната стратегия за управление на екипа, това може да се използва и като предимство, когато работите съвместно върху жив документ.
3. Използвайте ефективен метод на комуникация
Услугите за незабавни съобщения могат да бъдат ефективни, като например създаване на група в WhatsApp или Facebook Messenger, въпреки че те имат своите ограничения. Slack също може да бъде популярен, въпреки че изпращането на файлове и преглеждането на историята на чатовете може бързо да стане неприятно поради ограниченията за съхранение на безплатната версия.
Форум на онлайн общност, като Discord, може да бъде добър, тъй като можете да създавате роли за членове и има цялостна функция за търсене за намиране на информация в предишни разговори.
Видеоконференциите също се препоръчват, тъй като това е добър начин да се сблъскат имената и да се даде жив и по-динамичен разговор, с който текстово базираната система може да се бори. Има и възможност за запис на видео срещи за преглед и споделяне с участници, които отсъстват по това време.
Zoom, Google Meet и Microsoft Teams са добри в работата си и предоставят функция за запис и се свързват с акаунтите на своите домакини много лесно. Струва си да вземете под внимание часовите зони, ако случайно имате сътрудници, базирани в чужбина. Zoom има функция, която ви позволява да преодолеете това предизвикателство. Нашата статия за как да зададете работното си местоположение в Zoom има отговора.
Добър начин за създаване на малки видео коментари или кратки задачи е да използвате система за запис и споделяне на видео като Loom. Лесно е да запишете себе си и екрана си и след това да генерирате връзка за споделяне. Сътрудниците също могат да реагират и коментират видеоклиповете на другия. Система като тази е много полезна за асинхронна работа.
По-малко е повече
За да спестите разочарованието на сътрудниците, които трябва да създават множество акаунти, да изтеглят множество приложения и да дават своите ценни подробности за много компании на трети страни, определено си струва да сте напълно сигурни, че имате нужда от избрания софтуер преди внедряването му.
Като каза това, може да откриете вълнуващи и полезни нови функции в софтуера, за които преди не сте знаели, че съществуват, или които са били препоръчани от самите сътрудници. С малко проба, грешка и тестване ще намерите приложенията и сайтовете, които работят най-добре за вас и вашия екип.
