Ако се мъчите да отворите повредена работна книга на Excel, не сте сами. Повечето от нас са били в подобна ситуация поне веднъж в живота си. Добрата новина обаче е, че има голям шанс да поправите повредената работна книга на Excel, като следвате няколко прости стъпки.
Ако не, поне в повечето случаи ще можете да извлечете повечето данни от вашата работна книга на Excel. Така че, преди да загубите всяка надежда, следвайте методите, дадени по-долу:
Ръчно възстановяване на повредена работна книга на Excel
Когато отворите повредена работна книга на Excel, Excel автоматично ще я стартира Режим за възстановяване на файлове за да поправите повредения файл. Ако автоматичното възстановяване на файлове на Excel не успее да поправи повредената работна книга, можете да следвате стъпките по-долу, за да поправите работната си книга:
- Отворете Excel и щракнете Файл горе вляво и изберете Отворете от падащото меню.
- От Отворете изберете папката, която съдържа повредения файл, и намерете файла. Можете също да го търсите, като въведете името му в текстовото поле.
- Изберете повредената работна книга и щракнете върху стрелката до Отворете бутон. След това изберете Отворете и поправете.
- Ще получите следната подкана:
- Кликнете Ремонт за възстановяване на повечето от вашите данни.
- Ако това не работи, можете да извлечете стойностите и формулите от вашата повредена работна книга, като изберете Извличане на данни.
Ами ако това не работи?
Понякога нито автоматичното възстановяване на файлове, нито ръчното възстановяване работят. Но това не означава, че трябва да загубите всички надежди за възстановяване.
Следват някои други методи, които можете да използвате за възстановяване на повредена работна книга на Excel:
Отворете последната запазена версия
Ако работната книга се повреди, когато е отворена в Excel, има вероятност промените, които сте направили в работната книга, да са я повредили. В такъв случай трябва да се върнете към последната запазена версия на вашата работна книга, като следвате стъпките, изброени по-долу:
- Отидете на Файл > Отвори.
- Намерете повредения файл и щракнете двукратно върху него.
- Той ще отвори отново версията на работната книга, преди да направите промените, които са повредили файла.
Променете настройките за изчисление на Excel
Ако повредената работна книга не е отворена в Excel и нямате достъп до нея, опитайте да я отворите, след като изключите автоматичните изчисления. Следвайте стъпките по-долу, за да промените настройките за изчисление на Excel:
- Отворете нова работна книга в Excel.
- Отидете на Файл горе вляво и щракнете Настроики.
- Избери Формули категория в Настроики диалогов прозорец и изберете Наръчник под Изчисляване на работна книга.
- Затворете диалоговия прозорец, като щракнете Добре.
- Отидете на Файл > Отвори, намерете повредената работна книга и я отворете.
Използвайте външни препратки
Ако промяната на настройките за изчисление на ръчно не работи, използвайте външни препратки, за да опитате да свържете към повредената работна книга на Excel. Този метод ще възстанови само данните, т.е. никакви формули, формати, макроси и т.н. няма да бъдат възстановени. Следвайте стъпките, описани подробно по-долу:
- Отворете нова работна книга на Excel и въведете следната формула в клетка A1 към референтна клетка A1 на повредената работна книга и преса Въведете:
=Име на файл! A1
Въведете името на повредената работна книга на Excel на мястото на Име на файл. Не включвайте разширението на името на файла, т.е. .xls и т.н.
- Ако повредената работна книга е в друга папка, ще видите Актуализиране на стойности диалогов прозорец. Намерете и изберете повредената работна книга и щракнете Добре.
- Ако повредената работна книга има няколко листа, ще видите a Изберете Лист диалогов прозорец. Намерете и изберете листа, който искате да поправите, и щракнете Добре.
- Сега ще видите стойността на клетката A1 на повредената работна книга в клетката A1 от вашата нова работна книга на Excel.
- Изберете клетка A1 и натиснете Ctrl + C да копирам.
- Сега изберете област от клетки (включително клетка A1) подобен по размер на областта в повредената работна книга, която съдържа необходимите данни.
- Натиснете Ctrl + V за да поставите стойностите от повредената работна книга в новата работна книга.
- Копирайте отново избраната област, като натиснете Ctrl + C.
- Сега отидете на У дома горе вляво (до ФАЙЛ) и щракнете върху стрелката по-долу ПАСТ. Кликнете Стойности под Поставяне на стойности за премахване на връзки към повредената работна книга.
- Сега имате всички стойности от повредената работна книга в новата си работна книга, която можете да запазите.
Преместете повредената работна книга
Понякога вашата работна книга на Excel не е повредена, но все още е недостъпна поради дискова или мрежова грешка. В такива случаи Excel няма да може да поправи файла (защото не е бил повреден на първо място).
За да получите достъп до такива работни книги, просто преместете файла в друг твърд диск, папка или сървър и той трябва да работи.
Как да предотвратите повреда на работната книга на Excel
Работните книги на Excel могат да се повредят поради различни причини, повечето от които можете да избегнете. Уверете се в следното и сведете до минимум шансовете за повреда на работната книга на Excel:
- Винаги запазвайте документа си в Excel, преди да затворите, и избягвайте изключването или рестартирането на системата, когато работната ви книга в Excel е отворена.
- Сканирайте редовно вашите работни книги на Excel с a надеждна антивирусна програма.
- Избягвайте да свързвате вашия лаптоп към обществена мрежа, тъй като може да съдържа злонамерен софтуер, който може да навреди на вашите компютърни файлове, включително работни книги на Excel. По същия начин не включвайте вашето USB устройство в обществен компютър, за да избегнете улавяне на зловреден софтуер.
- Независимо дали инсталирате Приставки за Excel за създаване на визуално приятни електронни таблици или да спестете време за вашите бизнес задачи, уверете се, че ги инсталирате само от доверени издатели.
- Винаги архивирайте данните си в Excel.
Нека разширим последната точка по-подробно.
Как да архивирате своите работни книги в Excel
Винаги трябва да архивирате вашите Excel файлове, за да предотвратите загуба на данни, в случай че работната ви книга на Excel се повреди. За да запазите автоматично резервно копие на вашите Excel файлове, следвайте стъпките по-долу:
- Отворете Excel и щракнете Файл > Запиши като.
- Ще видите Запази като диалогов прозорец.
- Щракнете върху стрелката до Инструменти и изберете Общи опции.
- Ще се появи диалоговият прозорец Общи опции.
- Проверете Винаги създавайте резервно копие кутия и щракнете Добре.
Друга тактика за предотвратяване е автоматично да създавате файл за възстановяване на вашата работна книга на Excel на всеки няколко минути, като следвате стъпките, дадени по-долу:
- Отидете на Файл > Опции.
- Изберете Запазване в Опция за Excels диалогов прозорец.
- Уверете се, че Записвайте информацията за автоматично възстановяване на всеки квадратчето е отметнато.
- Въведете броя минути, за да зададете интервала, след който Excel автоматично ще запази вашата работна книга.
- Въведете местоположението, където искате да запишете файла за възстановяване в Местоположение на файла за автоматично възстановяване кутия.
- Премахнете отметката от Деактивирайте автоматичното възстановяване само за тази работна книга кутия и щракнете Добре.
Продължете с изчисленията
Следващият път, когато работната ви книга на Excel се повреди, не се притеснявайте. Следвайте описаните по-горе методи, докато някой от тях коригира работната книга или помогне за извличането на ценни данни.
Но работните книги на Excel не са единствените файлове, които се повреждат; word файлове, JPEG и други важни файлове също могат да се повредят. За щастие можете да намерите няколко софтуерни инструмента, предназначени специално за възстановяване на важни файлове от различни формати, които можете да използвате за възстановяване на тези файлове.