Служителите са толкова свикнали да превключват между работни приложения, че са развили дългосрочна мускулна памет за това. Макар и удобни, тези инструменти ви помагат само до известна степен.
Превключването на раздели отнема само секунди, но добавя до няколко часа седмично, ако изпълнявате няколко програми едновременно. И повечето работници дори не осъзнават, че губят време. За да рационализираме работния ви процес, ще ви обясним опасностите от приемането на твърде много офис софтуерни програми.
Какво причинява необходимостта от превключване между приложения по време на работа?
Технологията рационализира бизнес процесите чрез автоматизиране на различни работни задачи. Инструментите за управление на проекти организират екипните отговорности, инструментите за проследяване на времето наблюдават дейността на служителите, а инструментите за планиране определят срещи.
С това казано, софтуерните програми все още не могат да заменят изцяло човешките усилия. Прекомерното инвестиране в автоматизация, което много работодатели правят, принуждава потребителите да жонглират с множество приложения. Надлъжно проучване от Okta, Inc. дори показва, че 10% от фирмите в САЩ внедряват 199+ софтуерни програми за работа. Повечето хора не могат бързо да обработват толкова много платформи.
6 отрицателни ефекта от превключването между твърде много работни приложения
Някои ще възразят, че превключването между разделите е малка цена за автоматизация и удобство. В крайна сметка дигиталните местни жители трябва да се адаптират към промяната. Въпреки че фирмите могат да консолидират само специфични функции, поемането на твърде много работни приложения води до няколко недостатъка за работниците.
1. Превключването между платформи губи време
Компаниите инвестират в работни инструменти, за да спестят време. Те се надяват, че служители като вас ще постигнат повече, след като разтоварят някои от ежедневните си задачи. Да, офис софтуерните програми ускоряват работните процеси. Можете да ги включите в рутината си и да намалите натоварването си, но прекомерната зависимост ще доведе до обратния резултат.
Честото превключване между няколко приложения губи твърде много време. Вместо да получавате всяка актуална платформа, идентифицирайте се кои работни приложения ще се справят с най-лошите прахосници на време на работното си място. Посъветвайте вашите ръководители да се ограничат до основни инструменти. Прекомерното закупуване на софтуерни програми само губи ресурси на компанията и поставя ненужен стрес върху работниците.
2. Съхраняването на информация в множество платформи компрометира сигурността
Мониторингът на активи играе решаваща роля в киберсигурността. Най-добрият начин за предотвратяване на външни и вътрешни атаки е да следите потребителите, които имат достъп, разглеждат и редактират файлове. Никой не може да каже кога ще се случи нарушение на данните. ИТ мениджърите трябва да имат достъп в реално време до всяка част от фирмените данни 24/7.
Използването на множество софтуерни програми обаче прави наблюдението предизвикателство. Проследяването на различни платформи струва огромни ресурси, така че повечето компании биха предпочели да игнорират напълно приложенията с нисък приоритет.
Моля, имайте предвид, че този подход компрометира цялостната система за сигурност на предприятието. В днешно време киберпрестъпниците имат уменията и технологичните ресурси да злоупотребяват дори със стара, неактуална лична информация (PII). Не прехвърляйте фирмени файлове към приложения, които не можете да наблюдавате рутинно.
3. Превключването между приложения нарушава хода на мисълта
Обработката на нова информация ви пречи да постигнете състояние на поток. Ако прескачате между различни платформи няколко пъти на ден, ще се борите с взискателни задачи, които изискват повече от няколко минути концентрация.
Превключването на раздели отнема минимално усилие, но преминаването към различни задачи причинява значителен когнитивен стрес. Служителите не са машини, които автоматично обработват нова информация. Доклад от Psychreg.org показва, че каналите за краткосрочна памет могат да съхраняват само около седем елемента за 10 до 60 секунди.
Най-добрият подход е да ограничите системите, които използвате за всяка задача. Да приемем, че пишете блог. Вместо да прескачате между платформи и раздели, за да събирате информация, докато пишете, проучете и съберете най-критичните точки предварително.
4. Пускането на твърде много приложения във фонов режим вреди на функционалността на устройството
Изпълнението на твърде много фонови процеси забавя вашето устройство. Леките приложения като платформи за незабавни съобщения и инструменти за управление на проекти не консумират много RAM. Въпреки това, едновременното стартиране на тежки системи като редактори на снимки, създатели на сайтове и приложения за видеоконференции може да причини известно забавяне.
Трябва да знаете ограниченията на вашето устройство. Блокирайте задачи, които изискват приложения с голямо натоварване на RAM, за да можете да премахнете някои фонови процеси през този период. Не само ще защитите притурката си, но и ще работите по-бързо. Външни смущения, като бавно зареждащи се страници и замразени екрани, затрудняват фокусирането, особено ако продължавате да пускате отново повредени приложения.
5. Представянето на множество платформи за нови служители отнема време
Обучението на новите служители да научат множество инструменти едновременно удължава процеса на адаптиране. Приемането на нови системи отнема време. Ще ви трябват няколко седмици повторение, за да включите ефективно различни инструменти в работния си процес.
Включването трябва да се съсредоточи върху аклиматизацията. The най-добрите начини за посрещане на новобранци включват представяне на екипа, задълбочено обучение и обяснение на ресурсите. Но ако вашият обучител прекарва по-голямата част от времето си, обучавайки ви за офис инструменти, той може случайно да пренебрегне тези дейности.
6. За работниците може да е непосилно да запомнят твърде много платформи
Превключването между разделите е едно, но овладяването на различните платформи, които използвате ежедневно, е друго. Не всички инструменти са създадени еднакво. Въпреки че можете бързо да научите платформи за съобщения и приложения за водене на бележки, използването на платформи за управление на проекти, създатели на сайтове и видео редактори, наред с други сложни ресурси, изисква много обучение.
Изучаването на твърде много платформи е когнитивно изтощаващо. Ако прекарвате часове в овладяване на офис инструменти, няма да ви остане никаква енергия и умствена сила за действителната ви работа, което възпрепятства представянето.
Какво можете да направите, за да сведете до минимум необходимостта от превключване между приложения?
Ще имате повече контрол върху работния си процес, ако сте самостоятелно заето лице. Оценете инструменти, които използвате за автоматизиране на задачи на свободна практика и вижте кои се интегрират добре един с друг. Повечето инструменти за управление включват приложения на трети страни в една и съща екосистема.
Друга възможност е да имате нужда от подкрепата на вашия ръководител, ако работите за частна компания. Поискайте да прегледате отчетите за дейността на екипа за тесни места в работния процес. Премахнете излишните инструменти, проверете кои системи могат да работят на една лицензирана платформа и опитайте ефективни стратегии за мигриране на файлове. След като имате солиден аргумент, изпратете го в съответния отдел.
Премахнете дребни лоши навици, които пречат на ефективността на работния процес
Въпреки че софтуерните програми могат да автоматизират конкретни задачи, внезапното приемане на множество опции възпрепятства продуктивността на работния процес. Не се претоварвайте с инструменти. Освен да превключвате между различни приложения, вие също ще губите време в безсмислени задачи като зареждане на нови страници, стартиране на програми и мигриране на файлове.
За да увеличите още повече продуктивността си, продължете да оценявате кои малки лоши навици причиняват затруднения в работния процес. Предлагаме ви да проследявате работните си дейности. Количественото определяне на вашите задачи ще ви помогне да забележите фини, но опасни убийци на производителността, като отлагането, социалните медии и перфекционизма.
