Получавали ли сте някога зле написан имейл във входящата си кутия? Може би сте се чудили какво представлява този имейл и как да отговорите. За да избегнете сами изпращането на лош имейл, прегледайте този списък с често срещани грешки в служебните имейли.
1. Липсва тема
Една от често срещаните грешки при писането на служебни имейли е невключването на тема. Списък с теми е първото нещо, което хората виждат, когато отворят своите имейл акаунти. Ако някой получи много имейли, имейл без описателна и подходяща тема вероятно ще бъде игнориран.
Изследване на блога на HubSpot показва, че ефективните теми трябва да вдъхновяват любопитството и да бъдат персонализирани. Уведомете получателя си защо вашият имейл е важен чрез темата. Темата "Бюлетин 1" е неясна и не ангажира ничий интерес. Но „Бюлетин 1: Най-добре представилите се за този месец“ вероятно ще получи повече гледания.
2. Използване на грешен тон
Тонът на имейл може да отразява как искате да бъдете възприети. Вашият избор на думи отразява положителен или отрицателен тон. Например, коментарът, че нечия идея е "странна", има различна конотация от казването, че идеята е "уникална". Научете се да различавате нюансите на значението и да избирате правилните думи.
Служебните имейли трябва да звучат професионално. Степента на официалност зависи от вашата работна култура и професионални отношения с получателя. Ако работната култура е приятелска или сте били колеги с някого от дълго време, можете да започнете служебния си имейл със „Здравей Джон." Но ако се обръщате към някого, когото не познавате в друга компания, по-безопасно е да се обърнете към него, като използвате формата "Уважаеми г-н. Смит."
Когато се съмнявате в избора си на думи, консултирайте се с онлайн тезаурус или речник. Онлайн асистентът за писане Grammarly включва също a детектор за тон на писане в неговите характеристики. Можете да промените тона в настройките, за да звучи уверено и професионално.
3. Липсващи подробности и прикачени файлове
Досадно е да получите служебен имейл с непълни подробности. Изпращането на имейл напред и назад за получаване на информация е огромна загуба на време. За да избегнете това, очертайте всички основни неща: кой, какво, кога, къде, защо и как. Можете да следвате следния формат:
- Първи параграф: Поздрав и основната точка на имейла.
- Втори параграф: Всички съответни подробности, които получателят трябва да знае за темата.
- Трети параграф: Призив за действие (напр. трябва ли да отговорят, да извършат връзка и т.н.).
- Четвърти параграф: Благодаря.
Не забравяйте да прикачите всички други файлове, от които вашият получател се нуждае. Една често срещана грешка е да кажете, че сте прикачили файл, без да сте го направили! Можете да избегнете това, като прочетете имейла си, преди да го изпратите.
4. Пренебрегване на редактиране и корекция
Имейл, пълен с граматически грешки и грешки в изреченията, звучи непрофесионално. Вашият получател може да си помисли, че не сте обмислили внимателно комуникацията си. Грешките обикновено се случват, когато бързате или мислите по-бързо, отколкото пишете. Но има начини да избегнете или намалите това.
Можете да започнете със схема, преди да попълните всички подробности. След като съставите имейла си, отделете време да го прегледате, преди да натиснете бутона за изпращане. Тъй като е по-трудно да хванете грешки, когато сте писателят, използвайте онлайн инструменти. Ако не обичате да изтегляте приложения и разширения, потърсете най-добрите програми за проверка на правописа и граматиката без изтегляне.
5. Непрофесионален имейл адрес
Представете си как би реагирал клиент или колега, ако получи имейл от [email protected]. Непрофесионалните имейл адреси ви карат да изглеждате непрофесионално. За да избегнете тази невероятна грешка, използвайте служебния си имейл.
Ако нямате фирмен имейл, прочетете как да използвате персонализиран имейл адрес с Gmail за професионални имейли. Да предположим, че Gmail не е вашата чаша чай. Можете да разгледате опциите за настройка на персонализиран имейл с най-популярните доставчици на имейл, по-добри от Gmail и Yahoo Mail.
6. Без блокиране на подпис
Мислете за блока за подпис като за вашата визитна картичка. Този елемент се поставя след вашия подпис и съдържа трите ви имена и данни за контакт. Блокът за подпис помага на получателя да идентифицира вашата компания и позицията, която заемате. Тя позволява на получателите бързо да намерят вашата информация, ако трябва да се свържат с вас по канали, различни от имейл.
Попитайте вашата компания дали има необходим формат за блока за подпис. Ако не, можете да добавите следните елементи:
- Пълно име
- Роля
- Екип/Отдел
- Име на фирмата
- Номер за връзка
- уебсайт на компанията
- Фирмени акаунти в социалните медии
Можете да персонализирате блока за подпис в настройките на имейла си. Не забравяйте да редактирате и коригирате и тази част. Когато бъде запазен, вашият блок за подпис ще бъде включен в изходящия ви имейл.
7. Не знаете разликата между Cc и Bcc
Cc и Ск са полетата след Да се порция. Една от често срещаните грешки е да не знаете кога да ги използвате. Cc означава копие. Когато добавите нечий имейл адрес в Cc:
- Те също ще получат копие от имейла
- Техният имейл адрес е изложен на основния получател в полето До.
- Те са информирани за комуникацията, но не са задължени да действат или да отговарят на имейла.
Ти използваш Cc за да уведомите основния получател, че държите другите в течение. Вие също го използвате, за да задържите човека в Cc информиран. Например, искате да уведомите вашия мениджър как напредва проектът на вашия екип. Така че адресите на вашите съотборници трябва да са в Да се, докато адресът на вашия мениджър трябва да е в Cc.
Bcc означава скрито копие. Когато добавите нечий имейл адрес в Ск:
- Те получават копие от имейла.
- Техният имейл адрес не е изложен на други получатели.
Ти използваш Ск за да предотвратите препълването на входящите кутии на хората. Ако някой от Да се или Cc полета хитове Отговори на всички, получателите в Ск няма да получи имейл. Можете също да използвате Ск за да попречите на други получатели да разберат, че някой друг е включен в имейла. Например, ако изпращате един и същ бюлетин на всички ваши клиенти, не бихте искали да излагате техните имейл адреси един на друг.
8. Изпращане на имейли извън работно време
Лесно е да се увлечете от вълнението на нов проект и да изпратите имейл на шефа или колегите си в два през нощта. Това обаче може да се превърне в проблем. Вашият шеф или връстници може да си помислят, че не уважавате времето им.
Ако имейлът не е спешен, изпратете го в рамките на работното време и дайте на другите достатъчно време да отговорят. Освен това, ако проблемът ви е спешен, по-добре е да изпратите SMS, да се обадите или да изпратите незабавно съобщение. Добро решение би било да планирате имейлите си. The най-добрите инструменти за планиране на имейли, които трябва да опитате ще помогне на вашия имейл да пристигне в нечия входяща кутия в подходящи часове на деня.
9. Отговаря късно
Когато отговаряте със закъснение на имейли, това може да отразява липсата на ангажираност към работата ви. Едно просто правило е да отговорите в рамките на 24 часа или в рамките на дадения от подателя срок. Комуникирайте бързо и ясно, ако имате нужда от повече време, за да изработите отговор.
Добра практика би било да активирате функциите за автоматичен отговор на вашия имейл, ако сте заети или сте извън офиса. Например, можете да проверите как да настроите повтарящ се отговор при отсъствие в Gmail. Платформата за електронна поща също има шаблони, които ви позволяват да запазвате готови отговори.
Избягвайте често срещаните грешки в имейла и оставете добро впечатление
Вашите имейли могат да оставят положително или отрицателно впечатление у вашите колеги. За да подобрите професионалния си имейл етикет, избягвайте тези често срещани грешки в служебните имейли. И не забравяйте, че когато се съмнявате, не го изпращайте!
Ако имате нужда от повече помощ при създаването на имейли, опитайте да използвате имейл шаблони. Използването на шаблони гарантира, че вашата комуникация звучи и изглежда професионално. Започнете да проучвате платформите, които ви позволяват да изтегляте безплатни пакети с шаблони, които можете да използвате във вашето имейл приложение.