Изграждането на списък със задачи е ефективен хак за продуктивност, който ви помага да насочите вниманието си към нещата, които имат значение. Можете обаче да помислите за допълване на това със списък със забранени неща, за да подобрите производителността си.
Вашият списък с неща, които не трябва да правите, трябва да се състои от малоценни задачи и навици, за които рядко мислите съзнателно, които губят времето и енергията ви. Създаването на този списък и избягването на тези навици ще освободи място за по-пълноценни задачи. Въпреки че вашият списък със забранени неща в крайна сметка зависи от вас, тази статия ще покрие някои общи примери, за да започнете.
1. Проверявам вашите имейли цял ден
Ако не обичате да оставяте непрочетени или отговорени съобщения, вероятно имате навика да проверявате имейлите си постоянно през работния си ден. Прекарването на толкова много време във входящата ви поща може да изглежда като продуктивен навик, но не е, освен ако това не изисква работата ви.
Един основен проблем с този навик е, че той ви поставя в реактивен режим, тъй като оставяте входящата си поща да определя задачите ви за деня, вместо да приоритизирате собствените си задачи. Това отнема времето и фокуса, които трябва да инвестирате в по-смислени занимания.
Въпреки това трябва да обмислите да бъдете по-проактивни с времето и входящата си поща, като групирате дейността си по имейл. Групиране на задачи включва групиране на подобни задачи и работа върху тях наведнъж, например проверка и отговаряне на вашите имейли в определени часове от деня, оставяйки останалото време за продуктивни задачи.
2. Многозадачност
Друг навик, който се маскира като хак за продуктивност, е многозадачността. Въпреки че може да изглежда контраинтуитивно, многозадачността или, по-точно, превключване на контекста, може да отнеме много време и да е неефективно. Това е така, защото опитването на няколко неща наведнъж принуждава мозъка ви постоянно да превключва между задачи, което може да бъде изтощително и да доведе до намалена ефективност и точност.
Еднократната задача, от друга страна, ви позволява да се съсредоточите върху една задача и да отделите цялата си енергия за нейното изпълнение. Това минимизира разсейването, подобрява концентрацията и ви помага да изпълнявате индивидуалните задачи по-бързо и с по-добър резултат.
3. Да кажете „Да“ на ненужните срещи
Следващият навик, който трябва да добавите към списъка си със забранени неща, е да кажете „да“ на ненужните срещи. Приемането на всяка среща, която ви предстои, бързо ще запълни графика ви, оставяйки ви малко време да свършите нещата.
Първо, опитайте се да поставите под въпрос целта на всяка среща и да разберете дали е необходима. Някои срещи могат да бъдат заменени с бързи обаждания, имейли или чат съобщения. Ако срещата е необходима, уверете се, че има ясен дневен ред и график и се опитайте да бъде възможно най-кратка. Подборът на срещите, които приемате, ще ви помогне да освободите време през деня си и ще ви позволи да се съсредоточите върху по-значими задачи.
Социалните медии са чудесен инструмент за свързване с връстниците ви и за информиране, но също така могат оказват влияние върху производителността ви, когато постоянно се оказвате в безкрайни заешки дупки новинарски емисии. Това е труден навик за прекъсване, като се има предвид, че може да не осъзнавате, че го правите, докато не изминат няколко часа.
Да се преодолейте безсмисления си навик за превъртане, трябва да разпознаете и премахнете това, което го задейства. Някои от често срещаните виновници са известията и чувството, че сте пропуснали. След като идентифицирате и премахнете тригерите, можете да използвате инструменти, които могат да ви помогнат да сведете до минимум времето си в приложения за социални медии като Време на екрана, за да намалите използването на вашия iPhone или Режим на фокусиране на Android.
5. Губене на време за обикновени/повтарящи се задачи
Ежедневните задачи отнемат ценно време и ресурси, които бихте могли да използвате за други, по-важни задачи, и те са следващият запис в нашия списък със забранени неща. Тези задачи могат лесно да се промъкнат под радара, но се натрупват бързо и могат да бъдат голяма загуба на време. Някои примери за обикновени задачи включват въвеждане на данни, транскрибиране на видео срещи, и ръчно планиране на публикации в социалните медии, за да назовем само няколко.
Има няколко начина да намалите времето, което отделяте за обикновени задачи, включително делегиране на задачи на някой друг, аутсорсване на услуга на трета страна или използване инструменти за автоматизация за справяне с повтарящи се задачи. Една или повече от тези стратегии могат да ви помогнат да спестите време и да освободите енергията си за по-въздействащи задачи.
6. Използване на телефона ви в леглото
Въпреки че може да не звучи много зле, използването на телефона ви в леглото е навик за смартфон, който може да попречи на продуктивността ви. Използването на вашия смартфон първо сутрин или последно вечер може да има няколко неблагоприятни ефекта.
Например синята светлина, излъчвана от вашия телефон, може да наруши производството на мелатонин, хормон, който помага за регулиране на циклите на съня. Освен това, проверката на новините или социалните медии първото нещо сутрин може да зададе негативен тон за останалата част от деня ви.
Имайки това предвид, създаването на зона без телефон във вашата спалня е от съществено значение. Това ще ви помогне да подобрите качеството на съня си и ще ви позволи да започнете деня си по-продуктивно. Можете да прибягвате до други дейности като четене на книга, писане в дневник преди лягане и използване на старомоден будилник, за да се събудите.
7. Не успявате да приоритизирате задачите си
Добре е да имате план за деня си, като изброите задачите си в списъка със задачи, но ако не ги приоритизирате, има вероятност да не стигнете до най-важните навреме. В идеалния случай трябва да се стремите да прекарате най-продуктивните си часове в най-предизвикателните и важни задачи. Този подход гарантира, че ще извлечете максимума от деня си и няма да пропуснете важни крайни срокове.
Един от най-добрите начини за изготвянето на вашите списъци със задачи е с помощта на матрицата на Айзенхауер. Тази проста рамка ви помага да определите кои задачи да приоритизирате въз основа на тяхната спешност и важност. След като определите основните си приоритети, можете първо да се съсредоточите върху справянето с тях, а останалите ви задачи могат да последват.
Автоматизирайте задачи с ниска стойност и елиминирайте непродуктивните навици, за да увеличите производителността
Разработването на персонализиран списък със неща, които не трябва да правите, е ефективна стратегия, която може да ви помогне да се съсредоточите върху най-важните си задачи и да увеличите продуктивността си.
Чрез делегиране, възлагане на външни изпълнители или автоматизиране на малоценни задачи и изоставяне на непродуктивните навици можете да създадете повече място за нещата, които са най-важни за вас, и да извлечете максимума от деня си. Можете да използвате този списък като вдъхновение, за да създадете свой списък с неща, които не трябва да правите и да започнете да премахвате губещите време от ежедневието си.
