Работата с отдалечен екип е отличен начин да се включите в разнообразен набор от таланти по целия свят. Несъмнено ще намерите подходящото решение за всяка конкретна роля или проект, за да гарантирате, че вашият бизнес процъфтява.
Работата с отдалечен екип обаче изисква различен подход от управлението на вътрешен екип. Ще трябва да преодолеете предизвикателства като лоша комуникация, липса на признание, трудности при планирането и други. Това означава, че ще трябва да настроите процеси, за да гарантирате, че вашият отдалечен екип работи по най-добрия начин. Тази статия ще обхване съвети и инструменти, които да ви помогнат да постигнете тази цел.
1. Настройте комуникационни канали
Ефективната комуникация е жизненоважна за всеки успешен екип, особено при отдалечена настройка. Тъй като в по-голямата си част няма да можете да общувате лично, жизненоважно е да настроите различни канали за преодоляване
често срещани грешки в комуникацията във виртуални екипи и се уверете, че всички са на една и съща страница.Има няколко вида инструменти, които можете да използвате за преодоляване на често срещани предизвикателства в отдалечената комуникация на екипа, като имейли, системи за видеоконференции и платформи за незабавни съобщения. Всеки инструмент предоставя различни функции, така че изберете тези, които най-добре отговарят на нуждите на вашия екип и конкретни случаи на употреба.
Например, можете да използвате приложение за незабавни съобщения като Slack за бързи разговори и въпроси, имейли за комуникация с клиенти и софтуер за видеоконференции като Zoom за провеждане на виртуални срещи или регистрации. Каквито и комуникационни канали да изберете, уверете се, че всеки знае целта им и ги използва правилно.
2. Изберете производителността пред цифровия презентизъм
Преодоляване на дигиталния презентизъм е от жизненоважно значение за гарантиране, че вашият разпределен екип работи по най-добрия начин. Работата с отдалечен екип ви позволява да избегнете копирането на традиционния офис модел на „презентизъм“ – когато измервате производителността по-скоро с времето, прекарано пред компютъра, отколкото реални резултати от работата.
Вместо да очаквате вашият екип да бъде залепен за екраните си цял ден, можете да се съсредоточите върху настройката на a SMART план, който да им помогне да постигнат целите си и възнаграждаващи резултати, а не време, прекарано онлайн.
Това им дава свободата да работят през най-продуктивните си часове и гарантира, че ще извлечете максимума от времето им. Освен това измества фокуса от „винаги включена“ култура, която вреди на производителността към такъв, който празнува резултатите чрез насърчаване на гъвкаво работно време и по-добър фокус.
Ефективната комуникация дава възможност на вашия екип да бъде по-продуктивен. Ако това е вашата цел, тогава има смисъл да отделяте по-малко време за отговаряне на съобщения и повече време за реални задачи. Един от най-добрите начини за налагане на култура, която празнува продукцията, а не часовете, прекарани свързани с работни устройства, е чрез използване на инструменти, които насърчават асинхронна комуникация.
Въпреки че незабавните съобщения имат своето място при някои обстоятелства, постоянните пингове, известия и съобщения могат да бъдат разсейващи и да направят предизвикателство за вашия екип да се изключи. Асинхронната комуникация е удобна за екипи, работещи в различни часови зони, тъй като им позволява да отговарят, когато са налични, вместо да очакват всички да са на разположение по едно и също време.
Можеш да използваш средства за асинхронна комуникация като Qatalog, Twist или Yac, за да получат цялата информация, от която се нуждаят, за да вършат най-добрата си работа, като същевременно свеждат прекъсванията до минимум.
4. Бъдете готови да се справите с технически проблеми
Понякога технологията може да бъде нож с две остриета. Въпреки че компютрите и инструментите за виртуален екип могат да ви помогнат да останете свързани, нищо не е безпогрешно.
Ще има моменти, когато членовете на вашия екип ще се сблъскат с технически проблеми, които им пречат да вършат работата си. И като се има предвид, че всеки работи от различни места, може да не винаги можете да разчитате на вашия вътрешен ИТ екип за незабавно отстраняване на проблемите на всички.
За да предотвратите значителни смущения в работния процес на вашия екип, жизненоважно е всеки да е готов да се справи с общите технически проблеми при дистанционна работа. Това включва знанието как да поправете често срещани мрежови грешки и справяне със заплахите за киберсигурността. Можете да добавите някои уроци за отстраняване на неизправности към вашата вътрешна wiki, така че членовете на екипа да знаят какво да правят в случай на технически затруднения.
5. Създайте ефективна стратегия за документиране
Един от най-добрите начини да гарантирате, че вашият екип се представя по най-добрия начин е да имате цялостна стратегия за документиране на място. Документацията е от съществено значение за всяка организация, но е особено полезна за отдалечени екипи, където информацията може да се загуби в безкрайни съобщения и имейли.
Независимо дали става въпрос за кратко описание на проекта, урок с инструкции или бележки от срещи, уверете се, че вашият екип има обща платформа, където могат бързо да споделят, съхраняват и имат достъп до подходяща информация. Една добре организирана система за документация ще помогне на всички да са на една и съща страница и ще улесни членовете на екипа да намерят това, от което се нуждаят, когато имат нужда.
Можете да използвате софтуерни решения като Tettra, за да създайте вътрешно wiki на вашето работно място и го използвайте като централен център за цялата подходяща информация. Този инструмент ви позволява да организирате информацията в категории и да дадете разрешение на конкретни членове на екипа да редактират конкретни документи.
6. Давайте и получавайте обратна връзка
Винаги има място за подобрение, дори и в най-добрите отбори. Като отдалечен ръководител на екип, ваша отговорност е да гарантирате, че всички работят ефективно и получават обратната връзка, от която се нуждаят, за да се подобрят и да се изкачат по корпоративната стълбица. Можете да направите това, като въведете редовни проверки при видео разговори или накарате ръководителите да изпращат писмени формуляри за обратна връзка.
Вероятно вашите хора също имат ценна обратна връзка за вас и компанията. Повечето от тях обаче може да не се чувстват комфортно да говорят по време на видео разговор или да пишат имейл. Можете да използвате инструмент като Officevibe за управление на екипи и да се гарантира, че гласът на всеки ще бъде чут.
Този инструмент предлага опции за анонимна обратна връзка, така че дори и най-интровертните членове на екипа могат да споделят честните си мисли без страх. Това ви дава ясна представа от какво се нуждае вашият екип и ви позволява да предприемете необходимите стъпки, за да ги накарате да се представят по най-добрия начин.
7. Насърчавайте социалните взаимодействия
Работата от вкъщи понякога може да се почувства самотна и да повлияе на ангажираността и морала. При липса на физически офис, в който от време на време можете да се сблъскате с колега и да проведете бърз чат, важно е да намерите виртуални решения, за да насърчите чувството за другарство сред членовете на вашия екип.
Можеш създайте виртуален охладител за вода където членовете на екипа могат да участват в непринудени разговори. Това може да е групов чат, където хората могат да споделят забавни истории, да обсъждат хобита или нещо, което не е свързано с работата. Можете също да планирате виртуални кафе паузи, за да ангажирате хората си и мотивиран. Това може да е лично видеообаждане, където всеки може да излиза, да се смее и да играе игри.
Изградете положителна култура на дистанционна работа
Създаването на положителна работна култура е жизненоважно за всеки отдалечен екип, за да разгърне пълния си потенциал. За да постигнете тази цел, трябва постоянно да оценявате и подобрявате подхода си към дистанционна работа.
Чрез включването на споменатите по-горе съвети и намирането на креативни начини да помогнете на отдалечения си екип да се чувства свързан и мотивиран, можете създайте ефективна работна култура, която ще изведе най-доброто във вашия отдалечен екип и ще осигури успешно бъдеще за вас организация.