Microsoft Forms имат лепкав потребителски интерфейс и елегантно изживяване. Има малък шанс да го зарежете, след като го опитате за първи път. Въпреки че потребителският му интерфейс е изчерпателен, все пак имате нужда от някои професионални съвети, за да използвате Microsoft Forms по-продуктивно.
Ето отлични начини да използвате Microsoft Forms за вашето проучване и бизнес нужди.
1. Споделете своя формуляр
Споделянето на формуляра е крайната цел на вашето проучване. Това е лесно:
- Кликнете Съберете отговор в горния десен ъгъл на вашия формуляр.
- Изберете предпочитанията си за група получатели, като изберете Всеки може да отговори, Само хора в моята организация могат да отговорят, или Конкретни хора в моята организация могат да отговорят.
- Щракнете върху Съкратете URL отметка за по-кратък URL адрес (по избор). След това щракнете върху Копиране, за да започнете да споделяте вашето проучване с вашите целеви участници.
Споделете с конкретни хора, като използвате персонализирани покани
Докато споделяте своя формуляр, можете да го архивирате с персонализирано съобщение с покана, за да го направите по-професионален:
- Щракнете върху Съберете отговор в горния десен ъгъл на вашия формуляр.
- Изберете вашите предпочитания за получател.
- Въведете имейл адреса, името или групата на вашия получател в полето за контакт. Можете да въведете много получатели.
- Попълнете текстовото поле с вашето персонализирано съобщение.
- Накрая щракнете Изпратете. Вашите участници вече ще получат персонализирано съобщение, водещо до страницата с формуляра.
2. Вижте отговор в Excel в реално време
Когато събирате отговори на Microsoft Forms, обикновено трябва да изтеглите копие на вашите данни в Excel. Изтеглените данни не се актуализират с нови изпращания. Следователно може да се наложи да повтаряте изтеглянето на интервали, за да актуализирате съществуващите данни на вашия локален диск.
За да предотвратите тези многократни интервални изтегляния, може да изчакате, докато вашите респонденти попълнят анкетата, преди да експортирате техните отговори в Excel.
Но понякога искате да видите как хората отговарят в реално време - особено ако проучването е обширно. Това е лесно; акаунт в Microsoft 365 Business ви позволява вижте отговорите на Microsoft Forms в Excel в реално време. Можете да постигнете това директно с помощта на вградените формуляри за Excel или чрез Power Automate.
3. Предотвратяване на дублиращи се отговори на формуляри
Microsoft Forms позволява на някого да отговаря многократно по подразбиране. Можете да настроите формуляра си да позволява само един отговор на човек.
Когато ти забранете на хората да изпращат многократно, те ще трябва да влязат в своя акаунт в Microsoft, за да отговорят на вашата анкета. По този начин формулярът ще попречи на един и същи акаунт да има достъп до проучването два пъти.
4. Вградете iFrame на Microsoft Forms във вашия уебсайт
Ако искате хората да влизат в уебсайта ви, за да попълнят анкета, можете вместо това да вмъкнете формуляра като рамка на уебсайта си. Всичко, което ще направите, е да копирате iFrame копие на вашия подготвен формуляр и да го поставите в HTML кода на уебсайта си. За да направите това:
- Отидете до формуляра си и щракнете Съберете отговори горе вдясно.
- Щракнете върху иконата на кода в долния десен ъгъл на отворената странична лента.
- Копирайте кода за вграждане, като щракнете копие.
- Поставете копирания код в HTML файла на уебсайта си.
5. Използвайте QR код за споделяне на формуляри
Можете също така да изтеглите и изпратите QR код на вашия формуляр до вашите респонденти. Това е алтернативен начин да споделите URL адреса на вашето проучване с фокус група. За да изтеглите QR кода на вашия формуляр на Microsoft:
- Отидете на Съберете отговори табат горе вдясно.
- Щракнете върху иконата на QR код в долната част на страничната лента (вляво от иконата на кода).
- Кликнете Изтегли за да запазите изображението на QR кода на вашия локален диск.
- Вече можете да споделите изтегленото QR изображение с вашата целева група.
6. Задайте продължителност на попълване на формуляра
Може да не провеждате тест, но все пак искате вашите респонденти да попълнят формуляра ви в рамките на определен период от време. Например искате кандидатите за работа да отговорят на формуляр за кандидатстване преди определена дата. Можете да обвържете отговора им с краен срок.
Можете да направите това, като промените настройките на формуляра:
- Щракнете върху трите хоризонтални точки на менюто горе вдясно.
- Отидете на Настройки.
- Кликнете Начална дата. След това щракнете Крайни данни за да завършите продължителността на вашето проучване.
- Можете също така да зададете време на формата, като щракнете Задайте времетраене; това стартира таймер, след като някой започне да попълва формуляра.
Ако сте определили времето за анкетата, вашите респонденти ще получат подкана, която ги информира, че това е анкета с определен час, преди да започнат.
7. Създавайте и персонализирайте тестове в Microsoft Forms
Подобно на Google Forms, можете също да създавате тестове в Microsoft Forms. За щастие, тестовете са толкова лесни за правене, колкото обикновените формуляри. За да създадете тест в Microsoft Forms:
- Кликнете Нов тест от вашето табло за управление на Microsoft Forms.
- Попълнете полето за заглавие с името на вашия тест. След това въведете незадължителното описание под това поле, ако имате такова.
- Кликнете Добави нов.
- Ще видите наличните опции за тестове в показаната лента. Например, можете да изберете Избор за въпроси с множество опции.
- Кликнете Добави нов за да добавите нов въпрос.
Задайте видимост на резултатите от теста
Може също така да попречите на участниците да виждат резултатите от теста след изпращане:
- Щракнете върху трите хоризонтални ленти с менюта горе вдясно.
- Отидете на Настройки.
- Изключете Автоматично показване на резултатите.
8. Качете и персонализирайте темата на формуляра
Освен потребителския интерфейс, с Microsoft Forms можете да определите потребителския интерфейс, който вашите респонденти виждат, когато отворят вашето проучване. Това е отличен начин да покажете своя професионализъм. Въпреки че Microsoft Forms предоставя вградени теми, можете също да проектирате и качите персонализирана тема.
- От вашия формуляр щракнете Тема горе вдясно.
- Изберете от изброените теми.
- За да качите персонализирана тема вместо това, щракнете върху кръста (+) в долния десен ъгъл на лентата с теми.
- Щракнете върху иконата на изображението в следното меню.
- След това качете тема от Bing или OneDrive. Или можете да щракнете Качване за да изберете тема от вашия локален диск.
9. Позволете на други да използват вашия шаблон на формуляр
Ако сте създали прекрасна тема с всеобхватни и подходящи въпроси за анкетата, можете да позволите на други да я използват. Когато позволите на други да използват вашия шаблон, вместо това ще споделите неговия дубликат. Следователно вашите респонденти могат да го използват като шаблон за своето проучване.
Влезте във формуляра си и изпълнете следните стъпки:
- Кликнете върху трите хоризонтални точки на менюто горе вдясно.
- Кликнете Сътрудничество или дублиране.
- Под раздела Споделяне като шаблон щракнете върху Вземете връзка за дублиране.
- Копирайте генерираната връзка и я споделете с вашите участници. Въпреки че все още ще могат да попълнят и изпратят формуляра, те също могат да го дублират и да го използват като шаблон за своите проучвания, ако имат акаунт в Microsoft 365.
10. Персонализирайте прощално съобщение
Можете също така да оцените вашите участници за това, че отделиха време да отговорят на вашата анкета. Това съобщение се появява, след като изпратят вашия формуляр.
Такова съобщение може да допринесе много за изграждането на връзка с участниците. Например, можете да използвате тази възможност, за да напомните на вашите респонденти, че ще отговорите на техните вписвания в определен момент. За да персонализирате прощално съобщение:
- Щракнете върху трите хоризонтални точки на менюто в горния десен ъгъл на вашия формуляр.
- Отидете на Настройки.
- Щракнете върху Персонализирайте благодарствено съобщение отметка.
- След това попълнете полето с вашето съобщение.
Хората вече ще получат вашето съобщение, след като изпратят формуляра.
11. Получавайте известие по имейл за всеки отговор
Можете да получите известие по имейл всеки път, когато някой отговори на вашата анкета. Въпреки че това може да не е желана практика в обширни проучвания, тя ви помага да проследите отговорите - особено ако имате по-малко участници. За да направите това:
- Щракнете върху трите хоризонтални ленти с менюта в горната част. След това отидете на Настройки.
- Щракнете върху Получавайте имейл известие за всеки отговор отметка.
12. Направете копие на предишните формуляри
Докато редактирането на предишен формуляр и използването му за друго проучване ускорява работата ви, в крайна сметка презаписвате съдържанието му. Дублирайте формуляра, върху който искате да надграждате, и вместо това редактирайте неговия втори:
- Отидете на таблото за управление на Microsoft Forms.
- След като намерите предишния формуляр, върху който искате да надграждате, щракнете върху трите хоризонтални точки в долния десен ъгъл на неговия банер.
- Изберете копие да го дублирам. Вече можете да редактирате допълнителното.
Споделяйте своите анкети професионално
Инструментите за онлайн проучване като Microsoft и Google Forms улесняват живота. Въпреки това, въпреки че можете да се възползвате от тяхната простота за локализирани и обширни проучвания, познаването на начина им за професионална употреба ги опростява допълнително.
Въпреки че сте научили за съвети и трикове за използване на Microsoft Forms в тази статия, може също да искате да видите малко професионално използване на Google Forms.
