3 ефективни начина за използване на ChatGPT в Excel

Excel е невероятно полезен инструмент за работа с големи количества данни. Намирането и прилагането на правилните формули обаче понякога може да бъде сложно и разочароващо изживяване. За щастие, ChatGPT може да бъде отличен ресурс за преодоляване на тези предизвикателства.

С помощта на този езиков модел на AI можете да потърсите помощ при проблеми, свързани с Excel, да създавате формули и да получавате отговори в реално време, за да ви помогнат да извлечете максимума от Excel. В тази статия ще проучим някои ефективни начини за използване на ChatGPT в Excel и ще открием как може да подобри вашето изживяване при анализ на данни.

1. Използвайте ChatGPT за създаване и внедряване на формули

Създаването или намирането на правилните формули на Excel може да бъде смущаващо и да отнеме много време. Освен това, ако формулата съдържа грешка, тя може да доведе до неправилни резултати, което може да бъде още по-сложно за коригиране.

За да избегнете цялата тази караница, можете да помолите ChatGPT да създаде формули за вас въз основа на конкретните подробности за това, което искате да прави вашата формула. Можете да помолите чатбота да предложи формули въз основа на текущите задачи или можете да потърсите насоки за формула, която вече имате.

За да започнете, избройте вашите основни изисквания за формулата. Това може да включва извадка от вашата електронна таблица и описание на задачата, която искате да изпълните. След като това стане, можете да поискате от ChatGPT да създаде формулата. Това може да включва използване на конструктор на формула/функция или ръчно добавяне на формулата към електронната таблица.

Ето един пример: Имахме електронна таблица, която съдържа данни за продажбите на различни продукти в различни градове, и искахме да изчислим общите продажби за всеки продукт. Въведохме всички необходими подробности в ChatGPT и го помолихме да изчисли продажбите на продукт A.

Ето как реагира то:

Следвахме точните стъпки в нашата електронна таблица в Excel и формулата изчисли точно общите продажби.

Когато поискате от ChatGPT да създаде формули за вас, трябва да имате предвид няколко неща:

• Колкото повече информация давате, толкова по-добре. Уверете се, че вашите инструкции са ясни и конкретни. Ако електронната таблица не е твърде дълга, можете да копирате нейното съдържание и да го предоставите на чатбота за по-точен отговор. Ние също сме говорили за как да напишете ефективни ChatGPT подкани за най-добрите отговори в нашето предишно ръководство, което можете да разгледате за тази цел.
• Проверете отново форматирането и синтаксиса на формулите, създадени от ChatGPT. Ако някое от тях е неправилно, Excel ще върне грешка.
• Винаги проверявайте отново резултатите, за да сте сигурни в точността. Докато ChatGPT може да създава формули за вас, той също има определени ограничения. Най-добре е да тествате формулата върху малка извадка от данни, за да сте сигурни, че дава точни резултати.

Като имате предвид тези точки, можете да използвате чатбота по-ефективно и с по-голяма увереност, за да преодолеете всички страхове, които може да имате относно работата с електронни таблици.

2. Използвайте ChatGPT за създаване на макроси

Макросите са набор от инструкции, които казват на Excel да изпълнява определени задачи в определен ред. Това означава, че макросите ви позволяват да запишете определен набор от действия и след това да го изпълните по-късно с едно щракване, без да се налага ръчно да пишете кода всеки път.

Създаването на макроси в Excel обаче може да бъде малко обезсърчително, особено ако не сте запознати с програмирането или VBA. За щастие ChatGPT може да ви помогне с този процес, като предостави полезни насоки и съвети.

Нека да разгледаме един пример. Имаме електронна таблица с данни за продажбите със следните колони:

• Име на служителя
• Регион
• Квартал
• Общо продажби

Искаме да създадем филтър, който да показва общите продажби, направени през първото тримесечие за район Север. Описахме това на ChatGPT и създадохме макрос за това, както е показано по-долу:

След като имате необходимия макрос, нека го внедрим и стартираме:

1. Натисни Alt + F11 клавиши на клавиатурата, за да отворите редактора на Visual Basic.
2. В следващия прозорец отидете на Поставете > Модул.
3. Тук въведете кода, който сте копирали от ChatGPT по-рано.
4. Затворете диалоговия прозорец и щракнете върху Файл > Запази като.
5. Разгънете падащото меню Запиши като тип и изберете Работна книга с активирани макроси на Excel.
6. Кликнете Запазване за да запазите макро файла.
7. Сега се върнете към вашия работен лист и преминете към Разработчик раздел.
8. Кликнете върху Макроси и изберете FilterData от списъка.
9. Накрая удари Бягай.

Този макрос вече ще филтрира вашите данни, за да покаже само продажбите за целевия регион.

3. Използвайте ChatGPT за автоматизиране на изпращането на имейли

Когато управлявате голям екип, автоматизирането на задачи като изпращане на имейли може да бъде животоспасяващо. Excel предоставя различни методи за автоматизиране на изпращането на имейли, което е особено полезно, когато редовно изпращате имейл на група хора с подобни подробности. Освен това, включването на ChatGPT може допълнително да рационализира процеса на автоматизация на имейл за максимална ефективност.

Най-лесният начин да направите това е като помолите ChatGPT да създаде съответен VBA макрос. Този метод е доста подобен на стъпките, които вече описахме по-горе. Нека да разгледаме набързо един пример.

Да предположим, че имаме списък с имейл адреси за висшето ръководство на нашата фирма и трябва да им изпратим отчета за приходите за първото тримесечие по имейл. Ето как ще поискаме от ChatGPT да създаде VBA макрос.

След като имаме макроса, ще запазим модула и ще го стартираме, като следваме стъпките, описани по-горе. Толкова просто! Освен тези три метода, които сме изброили за използване на ChatGPT в Excel, можете също да използвате chatbot за анализиране и визуализиране на данни в Excel с помощта на инструменти като графики и анализ на данни Пакет с инструменти. Можете да помолите ChatGPT да ви обясни как да използвате тези инструменти ефективно.

Освен това можете да използвате ChatGPT за отстраняване на проблеми в Excel, като му предоставите подробности за грешката, която срещате. Въпреки че има редица неща, които ChatGPT не може да прави в Excel все пак това е страхотен инструмент, който може да ви помогне да станете професионалист в електронните таблици.

ChatGPT на помощ

ChatGPT е ценен ресурс, за да извлечете максимума от Excel. Можете да го използвате, за да създавате нови формули, да получавате помощ при всякакви грешки в електронни таблици и дори да усвоявате нови умения, като го помолите да обясни как работят определени функции. Ако се използва правилно, може да ви помогне да увеличите максимално производителността на Excel и да преодолеете всички страхове от електронни таблици, които може да имате.