Предимството от използването на софтуер като ClickUp или Asana е техните готови платки за проекти, които изискват минимално персонализиране. Но ако сте потребител на Notion или искате да бъдете, можете да го използвате Проекти и задачи шаблон, за да получите планиране за нула време.
Не сте сигурни как работи? Ето кратко ръководство за стартиране, което ще ви помогне да започнете.
Шаблон за задачи в обяснение на понятието
Шаблонът за задачи в Notion е по същество списък със задачи, организиран по проект. Проектите се показват като групи в базата данни, а редовете или страниците, които виждате в група, са задачи.
Между страниците със задачи и проекти, това е мястото, където ще вършите по-голямата част от работата. Докато добавяте нови групи и задачи, те ще се показват на страницата на вашите проекти, заедно с всички промени, които правите в текущите данни и свойства.
Свойствата по подразбиране на вашата страница със задачи са Име на задачата, Статус, Присвояване, В следствие, и Проект. Ето кратко описание на това, което всеки прави:
Име на задачата
Име на задачата ви помага бързо да идентифицирате задачите, така че ще искате да сте малко описателни и да ги направите уникални. Можете също да щракнете върху име на задача, за да видите или добавите подходяща информация. Ако не искате да се отваря на разделен екран, можете променете режима на надникване на вашата страница в настройките на оформлението на вашата база данни до Отваряне на страници в. Можете да намерите това, като щракнете върху трите точки в горния десен ъгъл на базата данни.
Статус
Статус дава бърз преглед на напредъка. Има множество опции за състояние, категоризирани по Да направя, В ход, и Завършено. Изпълнете задачи като Свършен и Архив ще запълни лентата за напредък на страницата на вашите проекти.
Възлагане и дължимо
Присвояване показва кой притежава задачата. В следствие съобщава крайни срокове и ви позволява да задайте напомняния. Това са категорични пазители, ако си сътрудничат с други, делегират задачи или създават отворена дъска със задачи.
Проект
Проект е свойство на релация, което свързва задачата със съответния проект. Една задача може да се свързва само с един проект. Ако смятате, че тази колона е неуместна, тъй като сте групирали проектите си, щракнете върху нейното заглавие и изберете Скрийте се в изгледа да го прибереш. Изтриването му ще прекъсне комуникацията между страниците.
Изгледи на шаблони за задачи на Notion
В горната част на вашата база данни със задачи, под нейното заглавие, ще видите изгледите По проект, Моята, и хора. По подразбиране сте в изгледа на проекта, в който организирате задачите си по проект.
The Моята view създава списък със задачи за всички ваши задачи, като ги организира в списък за проверка. Единственият имот, който привидно не се отразява тук, е Статус, но ако погледнете над колоната на полето за отметка, ще забележите, че споделя същия символ като колоната за състояние в другия изглед. И когато отметнете нещо тук, това го маркира като готово навсякъде другаде.
The хора изглед ви дава бърз преглед на задачите, върху които работите вие и вашите съотборници. Това е отличен инструмент за проверка помежду си и за уверяване, че натоварването на някого не е твърде тежко.
Друг начин за сортиране на задачи е чрез използване на филтри. Можете да ги намерите под опциите за изглед в горната част на вашата база данни и да ги използвате за сортиране по собственост. Например, преглед на всичко с a Не е започнало състояние или само задачи, възложени на конкретни хора.
Обяснение на шаблона за проекти в идеята
Шаблонът за проекти е мястото, където ще намерите бърз преглед на всички ваши проекти. Той използва по-визуално оформление на дъската, където можете да плъзгате и пускате елементи между статусите.
На пръв поглед можете да видите някои от спецификациите и напредъка на вашите активни проекти благодарение на техните свойства. Ако ги попълните, те ще се покажат на дъската.
Ако не виждате свойство, от което се нуждаете, щракнете върху дъската, за да отворите страницата му и ще намерите свойствата му под заглавието. Тук можете да промените състоянието му, да добавите хора към проекта, да видите лентата за напредъка и да добавите или редактирате времевата линия.
На страницата на проекта ще видите и неговата група от задачи, където можете да добавите друга информация и данни, свързани с проекта.
Как да персонализирате шаблона за задачи и проекти
Разбира се, бихте искали да персонализирате шаблона и да го направите свой собствен. Ето как можете да направите това.
Добавяне на свойства в страницата със задачи
За да добавите свойства към вашата страница със задачи, щракнете върху символа за добавяне в горния десен ъгъл на групата. Това ще изведе списък, от който да избирате, и оттам щракнете върху този, който искате да добавите. След като е във вашата база данни, щракнете върху заглавието му, за да му дадете желаното име.
Промяна на статусите на страницата със задачи
За да редактирате или добавите повече опции към вашата колона за състояние, щракнете върху състоянието на задачата, за да издърпате менюто и да изберете Редактиране на собственост на дъното. В Редактиране на собственост меню, ще видите три категории състояния – За изпълнение, В ход и Завършено. Можете или да щракнете върху текущите опции, за да редактирате името и цвета, или да изберете символа за добавяне до заглавието на категорията, за да добавите нещо ново.
Добавяне на свойства на страницата на проекта
Най-бързият начин да добавите свойства към страницата на вашия проект е като щракнете върху една от дъските. В горната част на страницата му ще видите опцията Още # имоти. Щракнете върху това и опцията Добавяне на собственост ще се появи. След като добавите свойство към проект, ще го видите и във всичките си други проекти.
Промяна на статусите на страницата на проекта
Технически колоната със свойства се крие на страницата на вашия проект, така че може да е неясно как да ги редактирате. Но след като знаете къде да търсите, това е лесно.
Щракнете върху трите точки в горния десен ъгъл на вашата база данни, изберете Имоти, и изберете Статус. Сега ще бъдете в Редактиране на собственост меню, където можете да щракнете върху текущите опции, за да ги редактирате, и да щракнете върху символа за добавяне, за да създадете нови.
Организирайте задачите и проектите си с идея
Въпреки че в началото може да изглежда сложно, когато разбиете Notion’s Проекти и задачи разделете шаблона на по-малки части и работете с него, ще знаете точно какво правите за нула време. Най-доброто място да започнете е да се запознаете с шаблона такъв, какъвто е, и да добавите екстри по-късно.
