В повечето работни среди процесите на вашия работен процес обикновено вече са налице, за да ги следвате. Като фрийлансър обаче това е нещо, което ще трябва да разработите и реализирате сами. Това може да бъде плашещо в началото, но след известно експериментиране, гъвкавостта да избирате своя собствена документация за работния процес може да бъде овластяваща.
Защо да си правите труда да документирате своя работен процес?
Изчакайте - ако никой не ви кара да документирате работния си процес, защо да се притеснявате? Не е ли това „да си сам шеф“?
Вярно е: като фрийлансър можете да решите да не документирате голяма част от нищо, ако не искате. Но документиране вашия процес на работен процес може да ви помогне да планирате време, да поддържате по-добри взаимоотношения с клиенти и да таксувате за работата си.
Може да опитате да правите без документиране за известно време. Но докато кариерата ви на свободна практика продължава, вероятно ще откриете, че документирате все повече и повече. Това може да бъде дълъг и болезнен процес. Отделянето на известно време за оформяне на вашата документация определено е по-лесният и мек начин.
Представяне на Вашия работен процес
Документирането на вашия работен процес може да изглежда доста абстрактно и объркано, ако не сте свикнали с него. Освен това може да изглежда доста различно в зависимост от вида работа, която вършите. Може да обмислите да следвате тази статия, като използвате проект, който вече сте завършили. Това може да ви помогне да разберете как един проект се разпада.
1. Разбийте задачата си
Първата стъпка е да разделите задачата си на части. Като писател или редактор това може да е очертанието на книга или статия. Ако сте художник, това може да са различни равнини или компоненти на крайното парче. Каквото и да правите, задачата обикновено трябва да се раздели на количествено измерими стъпки, които вървят заедно, за да създадат окончателния проект.
Разбиването на вашата задача на части е важно поради редица причини. Първо, това ще формира основните движещи се части на документацията на вашия работен процес. Освен това може да ви помогне психологически. Дори и да не сте големи в документирането, разбиването на задача на части може да помогне на голям проект да се почувства по-управляем.
2. Създайте контролен списък и визуална блок-схема
След като разбиете задачата си, превърнете всяка от частите в елемент от контролен списък. Подобно на разбиването на вашата задача на първо място, създаването на контролен списък служи за две цели: помага ви да наблюдавате собствения си напредък и ви помага да съобщите напредъка си на клиентите. Може също да намерите за полезно да превърнете контролния си списък във визуална блок-схема.
Това е особено удобно, ако вашият проект има няколко стъпки. Например, ако редактирате книга, може да се наложи всяка глава да бъде очертана, съставена, цитирана и редактирана. Описването на нещо подобно на хартиен контролен списък би било объркващо, особено ако работите с няколко задачи наведнъж или задачите могат да се движат напред-назад през стъпки.
Решението, което използвате за този вид настройка, може да зависи от това колко сте автономни. Ако работите повече или по-малко във вакуум (както правят някои фрийлансъри), вашата визуална блок-схема може да е лепкави бележки върху бяла дъска. Ако работите в тясно сътрудничество с вашия клиент или с други изпълнители, може да го направите използвайте платформа за споделяне на работни процеси като Trello.
3. Определете цели и задачи
Тази стъпка може да изглежда малко ненужна. Защо са ви нужни цели и задачи, ако вече имате контролен списък?
Дори и с контролен списък не можете да направите целия проект наведнъж. Все още трябва да решите каква част от вашия проект искате да свършите за ден или седмица или само между проверките с вашите клиенти.
За да се върнете към примера с книгата, искате ли да очертаете всички глави, преди някоя от главите да бъде начертана? Искате ли да започнете да изготвяте една глава, когато предишната глава все още не е редактирана? Това са въпроси, на които само вие можете да отговорите. Въпреки това, ако им отговорите предварително, може да ви помогне да останете организирани.
Още веднъж, наличието на ясни цели и цели може да ви държи на върха на вашия проект, но може и да ви помогне комуникирайте с вашия клиент относно това как върви проектът - и как очаквате да се случи заедно.
4. Бюджет и време за проследяване
Когато сте решили целите и задачите си, е време да започнете да планирате времето си.
Колко време имате, за да завършите целия проект? Колко време трябва да посветите на този проект в рамките на този период от време? Колко от това време ще трябва да бъде отделено за всяка цел? Имате ли цялото време на света или имате нужда приоритизирайте и може би минете без някои екстри за спазване на срокове?
Ако ви се плаща на час, вие естествено ще следите времето си. Само не забравяйте да отбележите колко от това време е преминало във всяка стъпка от проекта. По този начин ще имате по-добра представа колко време ще ви е необходимо, както занапред по този проект, така и когато планирате време за бъдещи проекти.
Ако получавате плащане по проект или резултат, както правят някои фрийлансъри, може да е изкушаващо изобщо да не следите времето. Отново обаче разбирането как използвате времето си може да ви помогне да станете по-добър и по-ефективен фрийлансър. Така че, помислете за проследяване и бюджетиране на времето си - дори когато никой не ви кара.
Преглеждайте, наблюдавайте и оптимизирайте
По време на отделните проекти и след всеки проект отделете време, за да обмислите документацията на процеса на работния процес. Имаше ли неща, които сте открили, че разрушавате по-нататък, докато вървяхте? Някои задачи отнеха ли ви повече или по-малко време, отколкото сте очаквали? Вашите цели бяха ли твърде големи, за да бъдат реалистични, или твърде малки, за да бъдат полезни?
Извършването на този вид работа по време на проект може да ви помогне да работите възможно най-ефективно за останалата част от проекта. Извършването на този вид работа между проектите може да ви помогне да дадете по-точни оферти на бъдещи клиенти, заедно с бюджетиране на вашето собствено време по управляеми и ефективни начини.
Вие си заслужавате работата
Повечето клиенти не изискват изрично документация за работния процес. Може да бъде лесно да получите „видение за тунел на свободна практика“, което е принудата да не правите нищо извън това, което клиентът изрично изисква. Но извършването на допълнителна работа за фина настройка на вашия график може да ви помогне да станете по-ефективен фрийлансър. И това е добре за всички.
