Форматирането на числа е основна част от Excel за всеки, който го използва често. Чрез тези вградени формати можете автоматично да добавяте символи към вашите клетки, да имате различни формати за положителни или отрицателни стойности и много повече.
Въпреки че вградените формати на Excel са полезни, в някои случаи те може да не включват конкретния формат, който търсите. В този случай можете да използвате персонализирано форматиране в Excel, за да създадете точно формата, който искате за вашите клетки.
Използване на персонализирано форматиране в Excel
Вградените числови формати в Excel са много и полезни, но какво ще стане, ако конкретният формат, който искате, не е включен във вградените формати?
За целта ще трябва да създадете свой собствен персонализиран формат в Excel. Като обща бележка можете да персонализирате почти всичко в Excel. Можете дори създайте бутон с персонализирана функция в Excel.
Създаването на персонализирани числови формати в Excel не е лесно веднага, но след като овладеете символите и какво правят, ще бъде лесно. За да започнете, вижте таблицата по-долу. Тази таблица е обобщение на някои важни символи в потребителско форматиране.
| Символ | функция |
|---|---|
| # | Номер по избор. Ако персонализираният формат е #, тогава клетката ще покаже произволно число в нея. |
| .0 | Десетична запетая. Десетичните точки се определят от броя нули, които поставяте след точката. Ако персонализираният формат е #.00 и стойността на клетката е 1,5, клетката ще показва 1,50. |
| , | Разделител за хиляди. Ако персонализираният формат е #,### и стойността на клетката е 5000, клетката ще покаже 5000. |
| \ | Показва знака след него. Ако персонализираният формат е #\M и стойността на клетката е 500, клетката ще покаже 500M. |
| @ | Заместител на текст. Ако персонализираният формат е @[Червен] и стойността на клетката е MUO, клетката ще покаже MUO в червено. |
| " " | Показва персонализиран текст. Ако персонализираният формат е # "Години" и стойността на клетката е 5, клетката ще покаже 5 години. |
| % | Умножава числото по 100 и го показва като процент. Ако персонализираният формат е #% и стойността на клетката е 0,05, тогава клетката ще показва 5% |
| [ ] | Създава условие. Ако потребителският формат е [>10]#;; и стойността на клетката е по-малка от 10, клетката ще се покаже празна. |
Друг важен фактор, който трябва да имате предвид при създаването на персонализиран формат, е редът. Можете да включите различни формати за положителни числа, отрицателни числа и нула във вашия персонализиран формат, като поставите точка и запетая (;) между тях. Помислете за формата по-долу:
"Положителен"; "Отрицателна"; "Нула"При това форматиране, ако стойността на клетката е положителна, клетката ще покаже низа Положителен. За отрицателни стойности ще се покаже Отрицателна, а за нула ще се покаже Нула. Не е необходимо персонализираният формат да включва и трите условия. Ако поставите само първия, той ще се използва и за трите.
Това, за което говорихме тук, не е всичко, което има за персонализираното форматиране в Excel, но е добра отправна точка. Сега нека превърнем това знание в умение с няколко примера.
1. Пример за персонализирано форматиране на Excel: текстови суфикси
За да ви дадем представа за персонализираните формати в Excel, ще започнем с прост пример. Да приемем, че искате да въведете продължителността на някои операции в диапазон от клетки.
Чрез създаване на персонализиран формат, който добавя Часа суфикс към клетката, можете просто да въведете цифровата стойност на годините и да пропуснете необходимостта да въвеждате текста. Ето как можете да направите това:
- В У дома раздел, отидете на Номер раздел и щракнете върху Общ.
- От менюто изберете Още числови формати. Това ще отвори нов прозорец.
- В новия прозорец под Категория, изберете Персонализиран.
- Изберете някой от форматите.
- Въведете реда по-долу под Тип:
# "Часа" - Натиснете Добре.
Сега вашият потребителски формат е готов. Изберете клетките, към които искате да приложите това персонализирано форматиране, след което повторете стъпките по-горе и изберете персонализирания формат, който току-що създадохте. Забележете как стойностите на клетките остават непроменени въпреки Часа суфиксът се показва в клетките.
Хаштагът (#) в кода представлява всяко незадължително число, но тъй като не сме включили десетични знаци във формата, десетичните знаци не се показват в клетките. Всъщност всички числа са закръглени.
2. Пример за персонализирано форматиране на Excel: разделител за десетични знаци и хиляди
Време е да получим пример за персонализирано форматиране за различни стойности в Excel. Както споменахме по-горе, можете да създавате различни формати за положителни, отрицателни и нулеви стойности в един персонализиран формат на клетка.
Нека надградим предишния пример. Тук имаме същата електронна таблица, но искаме да променим показаните стойности за отрицателни и нули. За да подобрим точността и четливостта на показаните числа, ще добавим също разделител за хиляди и десетична точка.
- В У дома раздел, отидете на Номер раздел и щракнете върху Общ.
- От менюто изберете Още числови формати. Това ще отвори нов прозорец.
- В новия прозорец под Категория, изберете Персонализиран.
- Изберете формата, който сте създали в предишния раздел.
- Въведете реда по-долу под Тип:
###,###.0 "Часа"; "Стойността е отрицателна!"; "-" - Кликнете Добре.
Сега, ако приложите този формат към клетките, ще видите, че той добавя Часа суфикс към положителните стойности, показва Стойността е отрицателна! където стойностите са отрицателни, и показва—за нули. Добавянето на десетична точка към този персонализиран формат попречи на Excel да закръгли числата, а разделителят за хиляди направи числата по-лесни за четене.
Персонализираните формати с текстови низове ви позволяват да създавате нови неща в Excel. Например, можете да използвате персонализирано форматиране, за да създайте списък с водещи символи в Excel.
3. Пример за персонализирано форматиране на Excel: Цветове и условия
Сега нека опитаме нещо ново с персонализирано форматиране. В този пример имаме оценките на някои ученици. Оценките са до 20, като ако студентът има 10 или повече, той е издържал изпита. Ако не, тогава те за съжаление са се провалили.
Целта тук е да се създаде персонализиран формат, който ще се показва Пас в зелено, ако стойността на клетката е 10 или по-висока, и се показва Неуспех в червено, ако стойността на клетката е под 10.
Както споменахме по-рано, можете да създавате персонализирани условия в скоби ([ ]) и използвайте скоби, за да посочите цвета на шрифта. Нека се заемем с това. Имайки това предвид, нека създадем персонализиран формат с условия.
- В новия прозорец под Категория, изберете Персонализиран.
- Изберете някой от форматите.
- Въведете реда по-долу под Тип:
[>=10][Зелено]"Пас";[<10 [Червено]"Неуспех" - Кликнете Добре.
След като приложите формата към клетките, клетките под 10 ще се покажат Неуспех в червено, а останалите ще се покажат Пас в зелено. Отново имайте предвид, че стойностите на клетките не са се променили спрямо оригиналните числа.
Използвайки персонализирано форматиране, можете да запазите стойностите на клетките непокътнати и да показвате текст въз основа на стойностите на клетките. Ако се интересувате от използването на условия за вашите персонализирани формати, определено трябва да проверите условно форматиране в Excel.
Вземете това, което искате от Excel
Excel е инструмент, предназначен да снеме тежестта от плещите ви, когато става въпрос за работа с данни и числа. Форматирането на клетки е една функция на Excel, която предоставя помощ в този аспект, но ако форматирането, което искате, не е посочено във вградените формати на Excel, не е нужно да правите компромис.
С персонализираното форматиране в Excel можете да създадете уникален формат на клетка, който точно отговаря на вашите нужди. След като вече знаете достатъчно, за да започнете с персонализираното форматиране на клетки в Excel, е време да експериментирате и да подобрите вашите електронни таблици.
