С напредването на кариерата си на свободна практика ще откриете, че се справяте с няколко задачи. Да, ще печелите повече, ако работите повече. И въпреки че би било страхотно да постигнете целите си за доходи, поемането на твърде много отговорности ще доведе до незначителни резултати. В крайна сметка само ще се изтощите.
За да освободите натоварения си график, нека проучим кои задачи можете да прехвърлите на инструменти за автоматизация. По този начин ще имате повече време и енергия да се концентрирате върху критичните области на вашия бизнес на свободна практика.
1. Управление на имейл
Като повечето работещи възрастни, вие вероятно редовно получавате стотици имейли. Четенето и отговарянето на съобщения не изисква интензивен фокус, но те заемат част от работния ви ден. Ан Доклад на Adobe дори заявява, че хората прекарват над пет часа на ден в проверка на имейли.
Освен това не можете просто да спрете да отговаряте изцяло на имейли. Различни страни, от международни клиенти на свободна практика до федерални агенции, ще се свържат с вас по имейл. В някои случаи може дори да се наложи да реагирате бързо.
Вместо безразборно да игнорирате имейлите си, помислете за инвестиране в надеждни инструменти за управление на имейл. Намерете платформа, която отговаря на вашите нужди. Те или ще се специализират в организирането на входящата ви поща, или в рационализирането на груповата доставка на имейли. Например Help Scout върши страхотна работа при изпращане на съобщения до цялата компания, докато SaneBox прецизно сортира входящите съобщения.
2. Планиране на публикации в социалните медии
Публикуването в социалните медии е от първостепенно значение за успеха на дигиталния маркетинг. Редовното ангажиране с клиенти и колеги отдалечени служители ще ви помогне да изградите солидно онлайн присъствие като фрийлансър.
Подобно на управлението на имейли, публикуването в социалните медии не е когнитивно изискващо. Можете да качвате планирано съдържание, да отговаряте на коментари и да четете директни съобщения, без да полагате твърде много усилия.
Повечето хора класифицират публикуването в социалните медии като плитка работа. Все още обаче отнема много време, особено когато последователите ви нарастват. Ще откриете, че прекарвате часове, просто проверявайки входящата си поща.
Ако искате да намалите времето, което отделяте за управление на вашите акаунти в социалните медии, помислете за автоматизиране на различни функции. Опитайте различни инструменти, които може да отговорят на вашите нужди. Например, приложения за календар със съдържание ви позволяват да планирате публикации предварително, докато инструментите за анализ определят количествено цялостната ви ефективност в социалните медии.
3. Включване на клиента
Включването на клиента задава тона за всеки проект на свободна практика. Вие и вашият клиент ще насрочите крайни срокове, ще преоцените очакванията, ще възложите задачи и ще наблегнете на целите по време на този етап. Бързането на процеса създава неясни, неосъществими цели. Алтернативно, прекаленото анализиране на тривиални детайли и многократното отговаряне на едни и същи запитвания възпрепятства производителността.
Най-ефективният, спестяващ време подход е да автоматизирате няколко области от процеса на включване на вашия клиент. Да приемем, че задавате подобни въпроси на новите си клиенти. Вместо да ги разглеждате във всяка сесия, можете да създадете въпросник или да запишете кратко видео за обяснение. Просто се уверете, че разбирате напълно нуждите на клиента си след това.
4. Търсене на клиенти
Много фрийлансъри не обичат да търсят нови клиенти. Между достигането до потенциални клиенти и посещаването на първоначални консултации, лесно ще прекарвате десетки часове на седмица в търсене на потенциални клиенти. Най-лошото е, че дори няма да конвертирате всичките си потенциални клиенти. По-голямата част от времето, което прекарвате в търсене и обаждане, ще бъде класифицирано като неплатена работа, която губи вашето време и пари.
За по-ефективен подход използвайте инструменти за автоматизация. Предлагаме да изпробвате различни програми въз основа на това кои задачи за търсене искате да автоматизирате. Да приемем, че сте писател. Инструментите за намиране на имейл могат да проследят редакторите и администраторите на различни уебсайтове, работещи с автори на съдържание и гост блогъри.
5. Записване на час
Много фрийлансъри прекарват толкова време в планиране на срещи, колкото и в присъствието им. В зависимост от разликата между вас и часовите зони на вашия клиент, може да изпращате съобщения напред и назад в продължение на няколко дни.
С това казано, изпращането на имейлите отнема само няколко кликвания. Отделянето на повече от час или два за насрочване на срещи е неразумно и непродуктивно.
За да рационализирате процеса, използвайте приложение за запазване на срещи. Платформи като Google Calendar и Calendly позволяват на потребителите бързо да планират срещи и да избират предпочитаните от тях дати в персонализирани календари, които домакините могат да коригират. Просто изпратете на участниците вашата връзка за покана и изчакайте техния отговор.
6. Управление на работния процес
Фрилансерите често подценяват времето, необходимо за завършване на един проект. Да приемем, че сте писател на съдържание. Дори ако можете да пишете 500 до 600 думи на час, е малко вероятно да завършите 5000 думи за 10-часова смяна. В края на краищата, вие също ще трябва да направите проучване на теми и редакции на чернови.
Работните проекти винаги идват с минутни задачи за управление. Въпреки че повечето може да отнемат само няколко минути, все пак трябва да ги заобиколите и да коригирате съответно графика си.
Задълбоченото управление на работния процес изяжда време. Вместо това го автоматизирайте с инструмент за управление на проекти. Популярни приложения като Asana или Trello могат да помогнат с почти всеки аспект от процеса, от определяне на възможни крайни срокове до финализиране на детайлите на проекта. По този начин ще имате повече време и енергия, за да се съсредоточите върху основните си отговорности.
7. Изготвяне на договор
Като фрийлансър, клиентите очакват да предоставите договори за проекти. Вероятно ще трябва да очертаете вашите тарифи, гаранции, отговорности и цели, както и всички уговорки относно поръчката на клиента.
Писането на договор от нулата обикновено отнема няколко часа. Можете да изтеглите шаблони онлайн, но все пак трябва да отделите час или два за редактиране. В крайна сметка общите споразумения само ще компрометират вашия бизнес на свободна практика.
Вместо копиране и поставяне на произволни чернови на договори, ще спестите повече време, като прехвърлите процеса към инструмент за автоматизация. Има няколко приложения, които създават персонализирани чернови на договори. Те могат да създават визуално привлекателни договори, които обясняват обхвата, ограниченията и правните изисквания на вашите проекти на свободна практика в рамките на минути.
8. Основно финансово проследяване
Следенето на вашите финанси ще стане по-голямо предизвикателство с разрастването на вашия бизнес на свободна практика. Ще трябва да записвате всички плащания от всеки клиент. В зависимост от обема на вашата поръчка, дори обикновеното финансово управление може да отнеме няколко часа.
Много професионалисти наемат счетоводители, за да управляват финансите си. Въпреки че бихте могли да работите и с финансов специалист, обмислете първо използването на инструменти за автоматизация. Дори няма да трябва да плащате нищо. Едно бързо търсене в Google ще разкрие няколко прости, безплатни шаблони за електронни таблици на Excel за лични финанси можете да персонализирате.
Станете по-продуктивен специалист на свободна практика чрез автоматизиране на задачите
Автоматизирането на задачите ще изведе вашата кариера на свободна практика на следващото ниво. Въпреки това, не се чувствайте принудени да изпълните напълно функционална, ефективна автоматизирана система от самото начало. Автоматизирането на работния процес отнема време. Първо елиминирайте малките, досадни задачи, след което постепенно проправете пътя си към автоматизиране на по-критичните административни отговорности.
Освен това не купувайте премиум инструменти за автоматизация случайно. На пазара има няколко безплатни софтуерни програми и мобилни приложения. С правилната стратегия вече можете да ги използвате, за да автоматизирате няколко ежедневни функции на вашия бизнес на свободна практика.