Уморени ли сте от жонглиране на обяви за работа и кандидатури? Ето как Excel може да рационализира процеса на търсене на работа и да увеличи ефективността.
Търсенето на работа на днешния пазар често е сложен процес. Без подходящите организационни стратегии търсенето на работа може бързо да се превърне в сложна бъркотия. Комбинирането на хиляди резултати от работа в множество уебсайтове и изпращането на стотици автобиографии по имейл може бързо да стане объркващо.
Поддържането на организирано търсене на работа е от съществено значение за търсещите работа, които искат да намерят нова възможност за кариера. Организирането на потенциални работни места въз основа на категория, изчерпването на мрежата за създаване на списък с филтрирани резултати и автоматизирането на имейлите могат да опростят процеса. За щастие Excel идва с няколко функции, които могат да ви помогнат да управлявате търсенето и да поддържате приложенията си в ред.
1. Организиране на работни места по категория в Excel
Ако търсенето на работа изисква да търсите в повече от един тип индустрия, поддържането им сортирани по категории е наложително. Изпращането на грешна автобиография на свободно място може да означава неуспешно получаване на интервю.
За всяка позиция, за която кандидатствате, я добавете към текущ списък в електронна таблица на Excel. Посочете заглавието на длъжността, компанията, категорията работа и вашата точка за контакт в компанията, ако имате такава.
С позициите, категоризирани, можете да направите няколко неща, за да сте сигурни, че няма да направите никакви грешки с по-нататъшни кандидатури. Когато става въпрос за кандидатстване за повече от един вид работа, трябва да имате автобиография и мотивационно писмо за всяка.
Можете или да ги създадете предварително и да имате копия, които чакат да бъдат изпратени, или можете използвайте функцията SUBSTITUTE на Excel за да ги генерира автоматично.
Ако имате готови няколко копия на вашата автобиография и мотивационно писмо, можете да улесните достъпа до правилното в точното време. Няколко вложени функции IF или проста функция SWITCH могат да гарантират, че не изпращате грешни копия.
=ПРЕВКЛЮЧВАНЕ(F2, "Работа в мрежа", Списък с автобиографии! A1, "Развитие", Списък с автобиографии! A2, "Поддържа", Списък с автобиографии! A3, "Общи ИТ", Списък с автобиографии! A4, ResumeList! A1)Използвайки функция като тази по-горе, можете да изтеглите връзки за автобиографии, съхранени на друг лист. Excel обаче улеснява създаването на един шаблон и след това използвайте функцията SUBSTITUTE на Excel, за да извършите тежката работа.
Влагането на множество функции SUBSTITUTE в една формула ви позволява бързо и лесно да създавате комуникации във формуляр. Верижното свързване на множество SUBSTITUTES и IF или SWITCH условни изрази може да трансформира шаблон или поредица от шаблони в уводни или последващи имейли.
Excel може да вземе серия от шаблони като тези по-долу и да ги преобразува в пълен, готов за изпращане имейл.
С помощта на бърза функция можете да комбинирате всеки от тези шаблони в едно цялостно мотивационно писмо.
Всяка клетка използва набор от прости замествания като този по-долу от G2, за да създаде текста:
=ЗАМЕНЯНЕ(Лист4!A1, "{ име за контакт }", C2)Тук името на контакта за позицията се съхранява в C2. Можете също да използвате условни изрази, за да комбинирате различни шаблони в зависимост от категорията на всяка позиция или конкретни думи в заглавието на ролята.
Форматирането в крайния продукт може да бъде постигнато с помощта на функцията CHAR(10) за създаване на нови редове. Можете да обвиете всички абзаци във функция CONCAT, за да създадете завършен имейл:
=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), Лист4!A6)2. Използване на Excel за анализиране на скрапирани уеб данни
Повечето сайтове за работа ще ви позволят да филтрирате позиции с няколко основни опции, например въз основа на титла, местоположение и умения. Прилагането на допълнителни филтри към тези резултати може да ви помогне да извлечете максимума от всяко приложение.
Функциите на Excel улесняват прилагането на разширено филтриране към списък с потенциални резултати от работа. Можете автоматично да премахнете всяка работа със заплата под определен праг или да включите само работни места, изискващи специфични умения. Excel ще ви позволи да приложите колкото искате филтри към набор от данни, за да получите най-подходящите резултати.
Първото нещо, от което се нуждаете, е списък с работни места от различните сайтове, в които се опитвате да търсите. Най-бързият начин да получите този списък е да използвате a Разширение за Google Chrome за сканиране на мрежата или приложение. Има много страхотни опции, налични онлайн, които се настройват бързо и са удобни за потребителя.
Ако търсите безплатна опция, Google Sheets предлага вградена функция IMPORTXML, която може да се използва за изчерпване на уеб данни.
След като изтеглите набор от данни, ще трябва да го импортирате в Excel. Excel включва вграден инструмент за импортиране на XML, който може да направи лесно изтеглянето на големи набори от данни. Използвайте функцията за импортиране, която е налична след като сте го направили отключи този скрит раздел Разработчик на лентата.
Докато импортирате, ще бъдете подканени да настроите новия си набор от данни. За най-добри резултати опитайте да нормализирате данните си колкото е възможно по време на импортирането. Уверете се, че едни и същи данни от всеки сайт завършват в една и съща колона, за предпочитане в същия формат.
След като вашите данни бъдат напълно импортирани, можете да използвате функцията за филтриране на Excel, за да сортирате бързо списъка си с потенциални клиенти. Това ще ви даде прецизен контрол върху вашите резултати от търсене, позволявайки ви да кандидатствате само за най-подходящите позиции.
3. Автоматично изпращане на съобщения от Excel
На днешния пазар на труда е невъзможно да си намерите работа, без да можете да изпратите стотици имейли. Възможността за автоматизиране на процеса е от съществено значение. Генерирането на комуникация чрез формуляр е чудесна първа стъпка. Най-добрият ви вариант обаче е да изпращате имейли директно от Excel.
Има два различни начина да постигнете това в Excel. По-сложният начин е използване на VBA за създаване на макрос, който може да изпраща имейли от Excel. Най-лесният начин да направите това обаче е да използвате вградената функция HYPERLINK на Excel.
HYPERLINK позволява на потребителите да създават връзки, които ще отворят тяхното приложение за електронна поща по подразбиране и предварително попълване на съобщение. Функцията може да попълни имейла за изпращане, темата, тялото на имейла и, ако е необходимо, CC за имейла.
Създаването на автоматична имейл връзка е лесно постижимо с функция като тази по-долу:
=ХИПЕРВРЪЗКА("mailto:" & A2 & "?тема=" & E2 & "&тяло=" & F2, "Изпратете имейл")Функцията ще създайте връзка в Excel който при щракване отваря вашия имейл клиент с вече попълнен целия имейл, който трябва да изпратите. Всичко, което ще трябва да направите, е да натиснете бутона за изпращане.
С помощта на функцията HYPERLINK и автоматично генерираната кореспонденция отгоре можете лесно да изпращате масови имейли.
Excel е идеалният начин да организирате търсенето на работа
Инструментите на Excel могат да организират търсенето на работа и да увеличат шансовете вашите приложения да стигнат до правилните ръце. От бързо персонализиране на комуникациите с формуляри за всяка позиция до автоматично изпращане на имейли, Excel може лесно да ви помогне при търсенето на работа.
Той може да поддържа вашите кандидатури организирани и да филтрира потенциални свободни работни места, за да гарантира, че кандидатствате само за най-подходящите позиции с най-насочената версия на вашата автобиография.
