Как да използвате функцията FILTER в Excel

Ако работите с набори от данни в Excel, тогава знаете колко е важно да можете бързо да намирате информацията, от която се нуждаете. Независимо дали анализирате данните за продажбите, проследявате инвентара или управлявате бюджет, възможността за филтриране на вашите данни е от съществено значение.

За щастие Excel има мощен вграден инструмент, който може да помогне: функцията FILTER. С помощта на функцията FILTER можете бързо да сортирате големи набори от данни и да извлечете данните, от които се нуждаете, въз основа на определени условия.

Какво представлява функцията FILTER?

Функцията FILTER в Excel ви позволява да извлечете подмножество от данни от диапазон въз основа на един или повече критерии. Той оценява всяка стойност в диапазон от данни и връща редовете или колоните, които отговарят на зададените от вас критерии. Критериите се изразяват като формула, която оценява до логическа стойност.

Функцията FILTER приема следния синтаксис:

=ФИЛТЪР(масив, включват, [ако_празно])

Където:

• масив е диапазонът от клетки, които искате да филтрирате.
  • включват представлява условието, което искате да използвате за филтриране на вашите данни. Това може да бъде единичен критерий или множество критерии, разделени от Логическите функции на Excel.
• [ако_празно] е незадължителен аргумент, който указва стойността, която да се върне, ако няма данни, които отговарят на определеното условие.

Как да използвате функцията FILTER в Excel

Нека разгледаме пример, за да разберем как да използваме функцията FILTER в Excel. Да предположим, че имате таблица с данни, която включва колони за име, възраст и пол, и искате да филтрирате таблицата, за да показвате само жените. Ще използвате следната формула:

=ФИЛТЪР(A2:C10, C2:C10="Женски пол")

За да разбиете формулата, аргументът масив е A2:C10, а аргументът критерии е C2:C10="Женски". Тази формула ще върне масив от стойности, който включва само редовете, където полът е „Женски“.

Нека да разгледаме друг пример: Да предположим, че имате таблица с данни, която включва колони за Име на продукта, Категория, и Ценаи искате да филтрирате таблицата, за да покажете само редовете, където цената е по-малка или равна на $400. Ще използвате следната формула:

=ФИЛТЪР(A2:C10, C2:C10<=400)

Функцията FILTER използва логическия оператор (<=), за да проверите колоната Цена за условието да е по-малко или равно на $400.

Използване на множество критерии във функцията FILTER

Функцията FILTER на Excel ви позволява да посочите повече от един критерий за филтриране на данни. За да добавите множество критерии във функцията FILTER, трябва да използвате логическите функции "И" или "ИЛИ".

Функцията И изисква всички критерии да са верни, за да бъде включен ред в резултата от филтъра, докато функцията ИЛИ изисква поне един от критериите да е верен, за да бъде включен ред в резултат.

Ето пример за използване на функцията AND във функцията FILTER за извличане на данни от диапазон въз основа на два критерия:

=ФИЛТЪР(A2:C10, (B2:B10="Техника")*(C2:C10>400))

Тази формула връща редовете, които отговарят на посочените два критерия. Първият критерий е, че стойността в колона B трябва да бъде техн, а вторият критерий е, че стойността в колона C трябва да е по-голяма от 400. Символът звездичка (*) представлява оператора И, който комбинира двата критерия.

Как да използвате ФИЛТЪР с други функции на Excel

Функцията FILTER в Excel може да се използва с много други функции за извършване на разширени изчисления и анализ на конкретни подмножества от данни в голяма таблица.

Често срещан начин за използване на FILTER с други функции е първо да филтрирате диапазон от данни с помощта на функцията FILTER и след това да приложите друга функция към филтрирания списък. Например можете сортирайте данните с помощта на функцията SORT заедно с функцията FILTER.

Ето един пример: Да приемем, че имате таблица с информация за различни продукти, включително техните имена, цени и състояние на наличност. Искате да филтрирате таблицата, за да показвате само продуктите, които са на склад, и да сортирате филтрирания списък по цена.

Формулата в този случай ще бъде:

=СОРТ(ФИЛТЪР(A2:C10, C2:C10="В наличност"), 2, ВЯРНО)

Тази формула ще върне филтрирана таблица само с продуктите, които в момента са на склад, сортирани по цените им във възходящ ред. Вторият аргумент във функцията SORT (т.е. 2) представлява номера на колоната, по който искате да сортирате.

В този случай искаме да сортираме по цените в колона B, така че използваме числото 2. Третият аргумент във функцията SORT (т.е. TRUE) указва, че искаме да сортираме стойностите във възходящ ред.

Ето други функции на Excel, които можете да комбинирате с функцията FILTER:

1. SUMIF или AVERAGEIF: Можете да използвате функцията FILTER, за да създадете подмножество от данни, което отговаря на определени критерии, и след това да използвате функцията SUMIF или AVERAGEIF, за да изчислите сумата или средната стойност на това подмножество от данни.
   • Например, ако имате списък с данни за продажби за различни продукти и искате да изчислите общи продажби за конкретен продукт, можете да използвате ФИЛТЪР, за да създадете поднабор от данни за този продукт и тогава използвайте функцията SUMIF за изчисляване на общите продажби.
2. МАКС и МИН: Можете да използвате функцията FILTER, за да намерите максималната или минималната стойност в подмножество от данни, което отговаря на определени критерии. В примера с данни за продажбите можете да използвате функцията FILTER с MAX или MIN, за да намерите съответно продукта с най-високи или най-ниски продажби.
3. БРОЯ: Можете също използвайте функцията COUNT с FILTER, за да получите броя на клетките, които отговарят на определени критерии.

Като цяло, комбинирането на функцията FILTER с други функции на Excel може да ви помогне да извършите по-разширен анализ и да направите вашите данни по-смислени и полезни.

Ефективно филтриране на данни с функцията FILTER на Excel

Функцията FILTER на Excel ви позволява бързо и лесно да филтрирате вашите данни въз основа на определени условия. С помощта на функцията FILTER можете да избегнете неприятностите от ръчното сортиране на големи набори от данни, за да намерите нужните данни. Можете да посочите множество критерии и да ги комбинирате с помощта на оператори като „И“ и „ИЛИ“, което ви дава гъвкавост и контрол върху формулата за филтриране.

Независимо дали сте опитен анализатор или начинаещ, функцията FILTER на Excel може да ви помогне да рационализирате работния си процес и да извлечете максимума от вашите данни.