Читатели като вас помагат в подкрепа на MUO. Когато правите покупка чрез връзки на нашия сайт, ние може да спечелим комисионна за партньор.
Представете си, че трябва да изпратите важен имейл до началник, клиент или дори приятел. Пишете перфектното писмо и натискате изпращане, вярвайки, че ще получите отговор преди крайния срок. Какво бихте направили, ако имейлът не успее да бъде доставен няколко минути преди крайния срок?
Ситуацията по-горе описва хаоса от върнатите имейли. Тази статия ще разгледа какво представлява отказът на имейл, видовете откази на имейл, причините и как да се справите с тях.
Какво е отхвърлен имейл?
Когато ти изпрати имейл който не доставя, това се нарича отхвърляне на имейл. Обикновено има съобщение за връщане на имейл, което да ви уведоми. В повечето случаи те също ви информират за причината за отхвърлянето на имейла.
Има два вида отхвърляне на имейли – меко отхвърляне и твърдо отхвърляне. Нека разгледаме какво означават те.
Мек отскок
Меките отпадания са недоставени имейли поради временни причини. Причините за меки отхвърляния са пълни пощенски кутии, неактивни пощенски кутии, прекъсване на сървъри и твърде големи имейл съобщения.
Тези видове отскачания са по-малко сериозни в сравнение с твърдите отскоци. Често те не изискват никакви действия от ваша страна, за да бъдат разрешени. Те автоматично се подреждат, след като проблемът, който го е причинил, бъде разрешен.
Твърд отскок
Когато имейл не успее да бъде доставен за постоянно, той се класифицира като трудно отхвърляне. Причините за трудно отхвърляне включват грешно изписан имейл адрес, несъществуващ имейл ID и сринат сървър. Мислете за това като за ситуация тип „категорично не“ или „директно отхвърляне“; вашият имейл не е преминал и никога няма да го направи.
Възможни причини имейлите да отхвърлят
Първата стъпка за справяне с отхвърлен имейл е да знаете какво го е причинило. Ето някои възможни причини, поради които даден имейл може да отпадне:
1. Неправилно изписани или несъществуващи имейл адреси
Някои отхвърлени имейли са маркирани като „несъществуващ имейл адрес“; това предполага, че имейл адресът не съществува. Често това може да е свързано с правописна грешка в имейл ID или имейлът може да е бил изтрит, ако принадлежи на член на персонала, който е напуснал организация.
Възможно е също така имейл адресът е фалшив, или произволно генериран имейл, създаден от хора, за да разчистят оригиналния си имейл. В тези случаи няма да можете да изпратите имейл до адреса.
2. Проблеми със сървъра
Някои отхвърлени имейли може да бъдат маркирани като „недоставими“; това може да бъде проследено до имейл сървъра на имейл адреса на получаване. Обикновено сървърът е претоварен или недостъпен поради поддръжка. Ако получавате това известие многократно, имейл сървърът може да се е изключил.
3. Пълна пощенска кутия
Имейлите работят със съхранение; по същия начин, по който не можете да изтеглите нови приложения от вашия магазин за приложения, когато нямате място за съхранение, е по същия начин, по който вашият получател няма да получи вашите имейли с пълна пощенска кутия.
Това не е голям проблем, ако получателят използва активно своята поща, защото в крайна сметка ще изчисти пощенската си кутия, за да направи място за нови.
4. Размер на имейл
Друга причина вашият имейл да отскача е, че размерът му е твърде голям. Това е често срещано, когато имейл има прикачени файлове. Например Gmail не изпраща имейли с прикачени файлове, по-големи от 25 MB. Повечето популярни доставчици на имейл също имат подобни ограничения.
5. Блокиран акаунт
Ако получателят ви е блокирал да се свържете с него, всички ваши имейли до този имейл адрес ще се върнат обратно и вие ще получите известие за това. Те също може да имат тежки спам филтри които блокират имейли, които може да изглеждат подозрителни.
6. Ваканция/Автоматичен отговор
Когато хората отиват на почивка, те обичат да избягат от всички и всичко, като предоставят достъп само на малък процент от хората. Обикновено те имат отделна линия или имейл, с който могат да се свържат с тях, докато обикновените канали за контакт са в режим на ваканция.
Ако останат в този режим, вашите съобщения до този имейл адрес ще се отхвърлят многократно.
Как да разрешите имейл, който е отхвърлен
Може да е разочароващо да научите, че вашият имейл е отхвърлен, особено когато съдържанието е чувствително към времето или важно. За щастие, не е нужно да скръстите ръце и да гледате, когато това се случи. Ето четири начина за разрешаване и евентуално предотвратяване на отхвърлени имейли:
1. Двойна/Проверете имейл идентификатори
Една от най-често срещаните причини за отхвърляне на имейли е неправилно изписан или несъществуващ имейл идентификатор. Добра практика е да проверите отново имейл идентификатора на получателя си, преди да натиснете бутона за изпращане. Когато сте сигурни, че имате правилния адрес, той автоматично елиминира това като причина за отхвърляне на имейл.
Също така няма да навреди да потвърдите, че имате правилния адрес от собственика, когато го получите.
2. Актуализиране на информация
Имайте навика да актуализирате информацията си за контакт. Ситуациите на отделните хора се променят често и вашите контакти може да загубят достъп до своите имейл адреси или да ги сменят. Свържете се редовно с вашите контакти, за да сте сигурни, че информацията, която имате при вас, е актуална. Това ще намали броя на отхвърлените имейли, които срещате.
3. Следвайте правилата за изпращане по пощата
По-рано споменахме, че някои имейли не успяват да се доставят, защото размерите им са невероятно големи. Gmail ограничава размера на вашите прикачени файлове до 25 Mb, а други доставчици на имейл имат подобни ограничения. Моля, запознайте се с различните правила, които ръководят вашия имейл сървър.
Също така имайте предвид, че има няколко метода, които можете да направите безпроблемно изпращайте големи прикачени файлове по имейл.
4. Форматирайте вашите имейли
Това пропуска ума на почти всички нас, но важно е вашата поща да не е написана като спам. Всички имейл сървъри имат филтри за нежелана поща, които не позволяват на потребителите им да бъдат бомбардирани със съдържание, което не ги засяга.
Можете да използвате онлайн ресурси като tester.com и isnotspam.com, за да прегледате имейла си за спам съдържание.
5. Изпратете имейла по-късно
В случай на прекъсване на сървъра на получателя, трябва да изчакате известно време, за да изпратите отново имейла, и ако сървърът е резервен, вашият имейл ще бъде доставен. Ако това продължи по-дълго, може да се наложи да се свържете с екипа за поддръжка на имейл доставчика на вашия получател, за да го информирате за вашата ситуация.
Отхвърлянето на вашия имейл не е краят на света
Въпреки че отказите на имейли не винаги са причина за тревога, те все още могат да бъдат доста досадни, когато изпращате важен имейл и той не се доставя. Може дори да ви накара да се тревожите дали получателят изобщо е получил съобщението ви, но не се притеснявайте.
Можете да разрешите ситуацията, без да причинявате твърде много безпокойство с корекциите, изброени в тази статия. Има и други неща, които можете да направите, за да проследявате имейли.
