Не е тайна, че търсещите работа се нуждаят от комуникативни умения. Всъщност комуникационните умения са едно от най-желаните качества, които мениджърите по наемане търсят в кандидатите за работа. Целият процес на наемане на работа изисква комуникационни умения: съставяне на автобиографията ви до провеждане на това интервю за работа, действителна работа по работата и накрая подаване на оставка (или уволнение).
Сега, когато работата от разстояние е във възход; комуникационните умения са станали още по-важни за успеха в кариерата. Ако могат да възникнат недоразумения при срещи лице в лице, какво повече, когато повечето взаимодействия се извършват онлайн? Ето най-добрите комуникационни умения, от които се нуждаете, за да успеете в дистанционната си работа.
1. Водене на бележки
Воденето на бележки е важно умение в дигиталния свят, където сме претоварени с информация. Статия от Pew Research Center относно отрицателните ефекти от цифровия живот цитира един респондент, който казва:
„Едно основно въздействие (на дигиталния живот) е общото намаляване на краткосрочната памет и... какъв беше въпросът?“ - анонимен респондент, Pew Research Center
Свръхсвързаността затруднява изпълнението на задачата, което създава проблем за работодателите и отдалечените работници. Като Наистина казва, че работодателите искат членове на екипа, които могат да тълкуват инструкциите и ефективно да ги предават на другите. Определено няма да можете да направите това, ако сте като този анонимен респондент.
Ако постоянно забравяте задачите си, използвайте приложения за водене на бележки. Има много онлайн инструменти, които можете да използвате, от много прости приложения като Лепящи бележки на Microsoft към по-сложните Обсидиан (за сложни бележници на стероиди) до популярните Todoist, който заема сладко място между първите два.
2. Отзивчивост
На физическото работно място за хората е лесно да разговарят с вас във вашата кабина или по време на обяд и да получат незабавен отговор. Във виртуалното работно място можете лесно да игнорирате или да забравите да отговорите на имейли, обаждания или незабавни съобщения.
Ако не искате хората да си помислят, че закъсавате с работата, направете всичко възможно да реагирате (освен ако не сте в спешен случай или на почивка). Лесно можете да загубите доверието на вашия екип или клиент, ако не успеете да отговорите на най-важните съобщения. Опитайте тези най-добри практики, за да сте сигурни, че няма да пропуснете никакви важни съобщения:
- Задайте график за проверка на съобщенията в рамките на деня (някои предпочитат да правят това следобед и запазват най-продуктивните си часове сутрин за дълбока работа).
- Управлявайте известията на вашия смарт часовник. Някои смарт часовници ви позволяват временно да изключите известията, когато трябва да вършите целенасочена работа.
- Избягвайте двойно резервиране и пропускане на важни срещи с най-добрите безплатни онлайн календари.
- Информирайте екипа си за работното си време, ако работите в различни часови зони или сте на различни графици.
- Настройте повтарящ се автоматичен отговор при ваканция в Gmail.
- Автоматичен отговор на текстови съобщения на Android.
- Изпращайте автоматизирани текстови съобщения на iPhone.
Ако в случай, че пропуснете нещо, побързайте да се извините и да се поправите.
3. Представяне онлайн
Изнасянето на онлайн презентация е много различно от изнасянето на такава лично. Обикновено ще трябва да подготвите свое собствено техническо оборудване или ще трябва да координирате с друго лице, което е на друго място. Свързването с публика също зависи от контакт с очите, жестове и движение, голяма част от които се губят онлайн.
Въпреки това, уверете се, че инвестирате в добро оборудване и онлайн инструменти, така че да звучите професионално и изглежда добре на уеб камера. Упражнявайте се с презентацията си – може дори да се запишете, като използвате Тъкачен стан екранен рекордер—докато не се уверите в своя тон, сила на звука, слайдове и външен вид.
Тъй като аудиторията ви ще взаимодейства с вашите слайдове през повечето време, избягвайте да използвате скучни слайд презентации. Можете да изтеглите привлекателни шаблони от сайтове като 24 Слайдове и Powerpointify. Или можете да опитате Презентациите на Canva, което позволява на екипите да си сътрудничат по презентация, позволява на публиката да задава въпроси и позволява на множество презентатори да контролират слайдове.
4. Вземане и даване на конструктивна обратна връзка
По-трудно е да разберете какво клиентите и работодателите искат от вас без контакт лице в лице. Освен това е по-голямо предизвикателство да докладвате за напредъка и очакванията в работата в отдалечена работна среда. Дори нямате невербални знаци, на които да разчитате, и не можете наистина да „интерпретирате“ тона въз основа на имейл.
Настройте работния си процес така, че да включва конструктивна система за обратна връзка, която ще даде на хората във вашия екип шанс честно да се оценят един друг. Можете да направите това чрез:
- Форми за обратна връзка: Предложете да използвате формуляр за обратна връзка, като използвате редактируеми шаблони от Formstack или 123FormBuilder.
- Мигновени съобщения: Задавайте изясняващи въпроси чрез предпочитания от клиента/шефа канал за незабавни съобщения. Може да попитате: „И така, въз основа на последния ви имейл, вие искате да…“ или „Споменахте, че трябва да… това правилно ли е?“
- Електронна поща: Изработете и изпратете план за действие, след като получите обратна връзка, която ви моли да подобрите работата си.
5. Професионално писане
Голяма част от дигиталната комуникация в момента се осъществява в писмен вид, особено за екипи, които са обърнали гръб на дългите и непродуктивни видео срещи. Ние чатим, изпращаме имейли и изпращаме официални документи, като всички те изискват да пишем ясно.
Уменията за писане не могат да обхванат напълно характеристиките на личната комуникация, но те могат ефективно да информират, убеждават, мотивират или опростяват сложното, ако се правят добре. Доброто писане може също да създаде интимни пространства и да създаде впечатление за непосредственост (ако общувате навреме, т.е.).
За да увеличите уменията си за писане, винаги редактирайте и коригирайте работата си. Толкова е лесно да инсталирате граматична проверка като Граматически или Хемингуейи използвайте онлайн тезаурус, който да ви помогне да създавате документи без грешки. За да научите стил и глас, можете да изтеглите книги за Kindle или да се присъедините най-добрите онлайн общности за писатели.
6. Използване на различни комуникационни канали
С толкова много комуникационни инструменти, налични днес, е важно да знаете кои са най-подходящите за използване. Трябва ли да изпратите имейл или да използвате незабавни съобщения? Slack или Microsoft Teams е по-добър? Имейлът обикновено е по-добър за изпращане на подробна информация и някои предпочитат потребителското изживяване на Slack, но вашите работодатели и клиенти може да мислят по различен начин.
Най-добрият начин да направите това е да попитате какво предпочитат. Докато други може да смятат Skype за старомоден, някои клиенти все още го предпочитат. Може би дори биха избрали телефонни разговори пред видео разговори.
Веднага щом разберете техния предпочитан канал за комуникация, изпробвайте тези канали сами. Прочетете ЧЗВ и гледайте онлайн уроци, ако платформата изглежда сложна. С малко търпение ще можете да овладеете нови инструменти и да придобиете повече увереност.
Умелите комуникатори правят по-добри дистанционни работници
Умелият комуникатор днес трябва да се научи как да пише ефективно, да си води бележки, да бъде отзивчив, да прави онлайн презентация, да дава и приема обратна връзка и да използва различни канали за комуникация. Те също така трябва да знаят кои са най-добрите инструменти за цифрова комуникация, които да използват в зависимост от ситуацията или предпочитанията на работодателя.
Овладейте тези важни комуникационни умения, за да спечелите доверието на вашия работодател или клиент и да успеете в дистанционната работа. Търсите ли работа или се надявате да подобрите другите си умения за работа? Може да искате да научите за уменията, от които се нуждаете, за да намерите работа.
