Как да създадете списък със задачи с проследяване на неизпълнени задачи в Google Таблици

Има два начина да забравите задача. Първият начин не го записвате, но в крайна сметка си спомняте точно в грешния момент. Другият, задачата ви оставя изцяло, докато някой не ви потърси отговорност. Нито една от двете ситуации не е забавна.

Ето защо съчетаването на вашия списък със задачи с изоставане е идеално. Също така е полезно, ако го държите на достъпно място, като Google Таблици. И така, как да създадете изоставане и да го използвате заедно със списък със задачи в Google Таблици? Прочетете, за да разберете.

Какво е Backlog и защо бихте го използвали?

Ако просто държите всичко, което трябва да направите, в един текущ списък, никога няма да почувствате, че сте свършили нещо. Използвайки изоставане, можете да паркирате всичките си задачи, които не са текущ приоритет другаде, и да поставите целия си фокус върху ежедневния си списък. Въпреки че натрупаните задачи все още са важни, те са задържани за момента, докато не сте готови да се заемете с тях.

Например, вече имате списък с неща, върху които работите, и колега ви моли да коригирате неговата презентация. Бихте го поставили в неизпълнените си задачи, за да не забравите молбата на колегата си, и е там, за да ви напомня, когато пишете следващия си списък.

Поддържането на изоставане е идеално, защото предотвратява падането на задачи между пукнатините. Освен това ви помага да останете фокусирани върху текущия си списък, вместо да се гмурнете в нови проекти или заявки, когато се появят. Докато го записвате, вие потвърждавате, че ще се върнете към него по-късно, така че няма нужда да се тревожите за това сега.

Създаване на списък със задачи с проследяване на натрупани задачи в Google Таблици

Можеш съставете прост списък със задачи в Google Таблици като следвате тези стъпки:

1. Добавете заглавие към клетка B: 1 на вашия лист и оцветете горния ред.
2. Маркирайте 1-10 клетки в първата колона на вашия лист, като щракнете върху заглавката му - колкото и задачи да изпълнявате обикновено ежедневно.
3. Отидете на Поставете в горното меню.
4. Изберете Квадратче за отметка.

Сега ще имате прост списък за проверка.

След това щракнете върху знака плюс (+) в долния ляв ъгъл, за да създадете нов раздел и да го наименувате Назад— и този с текущия ви списък Да направя ако все още не сте. В раздела Backlog добавете заглавие и малко цвят към горния ред.

Ако не сте фен на съхраняването на всичките ви задачи на едно общо място, можете да запазите елементи, специфични за даден проект, или дори отделно, като добавите заглавия към няколко колони. Някои примери биха били изоставане вкъщи, работа, реновиране, творчество и т.н.

Друг вариант е да съхранявате отделни раздели или документи за работа, училище или дома. Наистина това е каквото работи най-добре за вас, но искате да сте сигурни, че списъците ви са достъпни и че ги използвате ежедневно. За някои запазването на един може да бъде идеалният подход.

След като настроите горния си ред, е време да направите опис на всичко, което трябва да направите. Избягвайте да прекалявате с това. Добавете го към списъка, ако е смислено, а не нещо, което идва естествено, като ежедневен навик. Отделете малко след това, за да прегледате елементите в списъка си.

Проверете за задачи, които може да сте в състояние да оставите. Например, искате да се научите да рисувате, но процесът сега се чувства като скучна работа. Изтрийте този урок от изоставането си или ако наистина искате да го направите някой път, създайте трети Посетете отново и ги преместете там засега. Там не може да ви заяжда, докато работите върху други неща.

Как да преместите задачи от натрупаните си задачи в Google Таблици

Когато пишете ежедневния си списък със задачи, започнете с прехвърляне на всички незавършени задачи. След това проверете изоставането си за елементи, които искате да приоритизирате този ден.

За да ги преместите от един лист в друг, изрежете клетката и я поставете в ежедневния си списък. Ако го изрежете, вместо да го копирате, ще го изтриете от вашия натрупан файл. Ще видите, че клетката вече е празна, така че можете или да щракнете с десния бутон, за да я изтриете, или да я попълните с нещо ново.

За да подпомогнете приоритизирането на елементите в изоставането ви, можете да създадете система за класиране, за да оцените трудността, дължината или важността на вашата задача. Например, можете да използвате числа 1-3 в друга колона до задача, за да си дадете приблизителна оценка за това колко данъчно облагане е елемент от изоставането ви. По този начин избягвате да си възлагате твърде много предизвикателни задачи наведнъж.

За да добавите малко цветно кодиране към вашата система за класиране, бихте могли използване Условно форматиране, намерени под формат меню. С избраната колона за класиране изберете Текстът съдържа под Форматиране на клетки, ако...,добавете числото към полето и изберете съответния цвят на фона.

Съвети за поддържане на изоставане в Google Таблици

• Избягвайте да добавяте ежедневни навици към вашия списък със задачи и натрупване. Това само ще ги претрупа и ще добави допълнителни стъпки към процеса.
• Добавяйте задачи веднага щом се сетите или научите за тях.
• Разделете по-големите задачи или проекти на по-малки действия, за да ги направите по-малко натоварващи.
• Често проверявайте за неподходящи или остарели елементи, за да предотвратите претрупването на натрупаната ви работа.
• Уверете се, че балансирате работното си натоварване, докато премествате предмети. Избягвайте да запълвате деня си с предизвикателни и дълги задачи. Изберете и някои бързи, за да поддържате инерцията си.
• Ако трябва да пренаредите приоритетите на ежедневния си списък, върнете незавършените задачи в натрупаните си задачи.
• Ако даден елемент остане включен или продължава да се връща в натрупаната ви работа, това може да е знак, че не е приоритет или трябва да го поставите в началото на списъка си и просто да го махнете от пътя.
• За да архивирате задачи, които сте изпълнили, създайте нова Архив раздела, добавете диапазона от дати от седмицата в горната част на колоната си и изрежете и поставете вашите отметнати задачи тук, преди да направите своя нов списък. В противен случай ги изтрийте.
• Споделете работното натоварване с някой друг, като създадете екипно изоставане. По този начин можете да се справяте със задачите заедно, като избягвате припокриването. Освен това няма да е необходимо да им казвате какво трябва да направят и обратното.

Предотвратете падането на задачи между пукнатините с изоставане в Google Таблици

Ако често се нуждаете от напомняния за задачи или ги забравяте напълно, неизпълнените задачи ще ви помогнат да сте в крак с тях. Освен това ще ви помогне да приоритизирате ежедневния си списък със задачи и да решите кога да разтоварите по-малко значимите задачи. Благодарение на Google Таблици, да започнете е лесно и имате достъп до него от множество устройства.