Microsoft Outlook е любимият имейл клиент на всички. Той е лесен за използване, с много функции за повишаване на производителността, които се използват редовно в корпоративна среда. Често извършвате действия повтарящи се през целия ден в Outlook.

За щастие, Microsoft е включила изящна функция за повишаване на производителността, наречена Quick Steps, за да помогне за автоматизирането на поредица от стъпки. Продължете да четете, докато ви разказваме какво представляват Quick Steps и как можете да се възползвате максимално от тях, за да станете по-продуктивни в Outlook.

Какво представляват бързите стъпки в Microsoft Outlook?

Quick Steps е лесна за използване функция за продуктивност, налична в Outlook 2013 и по-нови версии. Това прави възможно бързото автоматизиране на поредица от множество повтарящи се действия. Автоматизирането на тези задачи има допълнителното предимство, че улеснява управлението на множество пощенски кутии наведнъж, като същевременно ви спестява ценно време всеки ден.

Можете да използвате Бързи стъпки за различни сценарии. Случай за ежедневна употреба може да бъде автоматично преместване на имейл в конкретна папка, докато едновременно

instagram viewer
препращане на имейл до колега и го маркирате като решаващ само с едно кликване.

По подразбиране Microsoft Outlook ви предоставя някои често използвани бързи действия. Можете да ги използвате както са или да персонализирате бързите стъпки по подразбиране според вашите нужди. Ако това не е достатъчно, можете да създадете персонализирана бърза стъпка, за да подобрите рутинния си работен процес.

Използване на бързи стъпки по подразбиране в Microsoft Outlook

В Microsoft Outlook можете лесно да използвате бързите стъпки по подразбиране в движение. Има четири предварително дефинирани бързи стъпки в Outlook (като част от Office 365): Преместване до, До мениджър, Имейл на екипа, и Отговор и изтриване.

Ще трябва да ги конфигурирате с правилните имейл адреси на получатели и предпочитани папки, преди да можете да ги използвате за първи път. За да използвате Преместване на Quick Step, следвайте стъпките по-долу:

  1. От У дома раздел, щракнете върху Преместване на от Бързи стъпки раздел.
  2. В Настройка за първи път в диалоговия прозорец изберете папката, в която искате да преместите имейли, и преименувайте бързата стъпка, ако е необходимо.
  3. Кликнете върху Запазванеи сте готови да премествате имейли бързо.
  4. Изберете имейла, който искате да преместите в друга папка, и щракнете върху запазената бърза стъпка от У дома раздел. Outlook директно ще премести имейла в конфигурираната папка.

Можете да конфигурирате другите бързи стъпки по подразбиране по подобен начин. Може също да ви е интересно да научите как да архивирате вашите имейли в Microsoft Outlook на вашия компютър.

Как да създадете персонализирана бърза стъпка в Microsoft Outlook

Ако откриете, че бързите стъпки по подразбиране не могат да паснат на вашия работен процес, можете лесно да създадете персонализирана бърза стъпка. Това може да бъде просто просто действие, като изтриване или препращане на имейл, или поредица от действия, като препращане на имейл до колега и след това преместването му в специална папка.

Веднъж настроени, можете да автоматизирате тези строги задачи само с едно кликване. За този пример ще създадем персонализирана бърза стъпка в Microsoft Outlook, която:

  • Премества имейл в друга папка
  • Маркира имейла като непрочетен
  • Препраща имейла до колега
  • Маркира имейла като важен

Ето как ще го настроим:

  1. Изберете Създай нов опция от Бързи стъпки група раздели под У дома.
  2. Дайте име на своята Quick Step под Име поле (ще го наречем Демонстрация).
  3. От падащото меню под Действия раздел, първо, изберете Премести в папка и ще избере целевата папка.
  4. Щракнете върху Добавяне на действие бутон и изберете Маркирай като непрочетено.
  5. Още веднъж щракнете Добавяне на действие за да настроите препращане на имейли и изберете Напред.
  6. В Да се… въведете имейл адреса, на който искате да препратите имейла, или изберете такъв от вашата адресна книга.
  7. Накрая ще кликнем върху Добавяне на действие за да включите състоянието на флага.
  8. По желание можете също да настроите a Клавиш за бърз достъп от падащото меню.
  9. След като сте готови, щракнете върху завършек.
  10. Можете да използвате вашата персонализирана бърза стъпка от Бързи стъпки раздел или конфигурирания клавиш за бърз достъп.

Microsoft Outlook е толкова продуктивен, колкото винаги

Бързите стъпки в Microsoft Outlook са свидетелство за репутацията на Outlook като професионален имейл клиент, който прави рутинната работа лесна. Ако някога сте мислили да преминете от Microsoft Outlook, може да бъдете приятно изненадани от функциите на други имейл клиенти.