Вероятно отваряте Outlook и използвате някои от неговите изящни функции като флагове, категоризиране и архивиране ежедневно. Въпреки че тези функции вече улесняват управлението на вашите имейли, има и други налични инструменти на Outlook, които могат да изведат вашата имейл организация на следващото ниво.
В тази публикация ще ви кажем седем разширени съвета и трика на Outlook, които може да искате да проверите следващия път, когато отворите входящата си кутия.
1. Отговаряйте на повтарящи се имейли с бързи части
Смятате ли, че пишете едно и също съдържание на имейл отново и отново? Вероятно вашите колеги задават един и същ въпрос често или винаги правите едно и също съобщение всеки месец. В такъв случай Quick Parts ще бъде вашият най-добър приятел.
Колекция от части от съдържание за многократна употреба, Quick Parts, е една от най-добрите начини за подобряване на вашия работен процес в Outlook. Можете да получите достъп до тази функция от Поставете всеки път, когато отговаряте на (или създавате нов) имейл.
За да добавите нов фрагмент към Бързи части, просто отворете нов имейл, въведете вашето съобщение или фраза и маркирайте текста. След това отидете на Вмъкване > Бързи части > Запазване на селекцията в Галерия с бързи части. Можете да започнете да използвате този фрагмент, когато поискате.
2. Повторно използване на чести съобщения с имейл шаблон
Подобно на бързите части, имейл шаблоните в Outlook ви помагат да спестите време, като използвате повторно съставени преди това съобщения. Вече не е необходимо да въвеждате отново същия имейл, тъй като просто трябва да изтеглите своя предварително създаден имейл шаблон. Неговото предимство пред бързите части е, че можете да попълните темата и получателите, а не само основния текст.
За да създадете имейл шаблон, просто създайте нов имейл и въведете вашето съобщение. Можете да изберете да оставите получателите и темите празни. След това отидете на Файл > Запиши като. Запазете имейла като Шаблон на Outlook в папката по подразбиране.
За да използвате шаблона, щракнете върху Нови предмети от твой У дома раздел. Изберете Още елементи > Избор на формуляр, и променете Погледни вътре поле към User шаблони във файловата система. Там можете да изберете шаблон за имейл, който сте създали преди това.
3. Опростете честите действия с бързи стъпки
Бързите стъпки са изпратени от небето за хора, които постоянно извършват една и съща поредица от действия с имейлите, които получават. Например, когато получите спешен имейл от колега след работно време, вие го маркирате, променяте състоянието на висока важност и след това изпращате отговор, който казва: „Ще се свържа с вас утре“.
Това може да бъде твърде досадно, ако не обичате да прекарвате повече от 30 секунди в разглеждане на имейли като тези. Така че вместо да правите горните стъпки ръчно, можете просто да автоматизирате действието си с Quick Steps.
Можете лесно да намерите тази функция на У дома на вашето приложение Outlook. Тук вече има налични бързи стъпки по подразбиране, като например "Свършен“, който маркира имейла като завършен, премества го в папка и го маркира като прочетен. "До Управителя", който препраща имейла до вашия мениджър; и "Отговор и изтриване“, който изпраща отговор и изтрива оригиналното съобщение. Можете обаче също така да персонализирате своя собствена поредица от действия.
4. Създайте правила за по-добро управление на имейли
Правилата са донякъде подобни на Бързите стъпки, тъй като те също ви позволяват да обработвате входящи (и изходящи) имейли по специфичен начин. Например правилата могат да преместват имейли от John Doe в папката Archive и да ги маркират като прочетени. Можете също да използвате Правила за автоматично CC или BCC себе си в Outlook.
Въпреки това, за разлика от бързите стъпки, където трябва да изберете определена бърза стъпка, преди да може да се приложи към съобщение, правилата са автоматични. Веднага след като получите имейл, който отговаря на условията, които сте задали в правилото, действията, които сте избрали, ще се приложат автоматично. Това прави организирането на входящата ви поща много по-малко стресиращо. Можете да създадете свое собствено правило, като отидете на Начало > Правило > Създаване на правило.
5. Изпращайте автоматични отговори "Извън офиса", докато сте далеч
Освен ако не сте супер работохолик и се страхувате да не пропуснете, вероятно не обичате да проверявате имейлите си, докато сте на почивка. Но също така не обичате да оставяте колегите и клиентите си да висят. Ето защо е важно да зададете автоматични отговори, докато не се върнете в работен режим.
Автоматичните отговори са точно това, което подсказва името. Когато е включено за определен период от време, хората, които ви изпращат имейли през този период от време, автоматично ще получат отговор със съобщението, което сте съставили в настройката си за автоматични отговори. За да създадете такъв, отворете Файл > Информация > Автоматични отговори.
6. Сортирайте лесно във входящата си кутия с Clean Up
Последното нещо, което искате да видите, след като се върнете от почивка, е входяща кутия, пълна със стотици излишни имейли. Въпреки че не можете да предотвратите това да се случи, има един начин направете Outlook по-малко разсейващ: функцията за почистване.
Това изтрива излишните съобщения от имейл нишките, така че можете да прочетете по-малко съобщения, но все пак да разберете целия разговор. Например вие и Клеър сте получили имейл от Луи. Клеър отговори и включи оригиналното съобщение на Луи в отговора си. Clean Up след това ще изтрие имейла на Louie, защото съдържанието му вече може да бъде намерено в отговора на Claire.
Ако се притеснявате, че тази функция може да изтрие важни имейли, винаги можете да се насочите към папката „Изтрити елементи“, където се преместват дублиращите се съобщения. За да използвате Clean Up, отидете на У дома раздел и щракнете върху Почисти в Изтрий раздел.
7. Използвайте условно форматиране, за да маркирате важни съобщения
Ако сте човек, който получава стотици имейли на ден, лесно е да загубите следите на най-важните, като тези от вашия шеф или клиент. Тук влиза в действие условното форматиране.
Тази функция на Outlook ви позволява да персонализирате определени имейли, така че да изскачат от входящата ви кутия. Например, можете да създадете условен формат, за да промените шрифта на имейлите на вашия шеф на Comic Sans. Можете също така да го направите така, че всички съобщения с „Среща“ в реда за тема да станат живи нюанси на розово. Можете да намерите настройките за условно форматиране в Преглед > Преглед на настройките.
Бъдете Microsoft Outlook Pro с тези съвети и трикове
Тези седем усъвършенствани съвета и трика едва надраскват повърхността на функциите на Outlook. Колкото повече използвате приложението, толкова повече със сигурност ще откриете нови и полезни функции, които могат да ви помогнат да увеличите управлението на имейлите си.