Финансите могат да бъдат плашещи. И когато мислите за електронни таблици, може да ви хрумнат две думи: формули и функции. Но благодарение на Google Таблици, проследяването на вашите разходи не трябва да бъде караница. Нито пък трябва да инвестирате в друг софтуер.
И така, как можете да създадете персонализиран инструмент за проследяване на разходите без кривата на обучение, която идва с овладяването на електронни таблици? Прочетете за инструкции стъпка по стъпка.
Кои колони да включите в инструмента за проследяване на разходите в Google Таблици
Проследяването на вашите разходи може да изглежда много, ако никога преди не сте го правили, но поддържането на нещата прости ще ви помогне да продължите. Започнете с три прости колони – четири, ако искате да добавите датата към вашите транзакции – и създайте по-подробна електронна таблица по-късно, ако е необходимо.
Трите колони, с които да започнете, са място, категория и сума.
- място– е магазинът, в който сте отишли.
- Категория— е типът артикули, които сте закупили.
- Количество— е общата сума, която сте платили в тази транзакция.
Използвайки тези три колони, можете да видите колко харчите в дадена категория, но също така да търсите модели в магазините, които посещавате.
Изкушаващо е да станете по-задълбочени и да проследявате отделни елементи, но това ще добави много време към процеса и може да загубите интерес. Ако често забравяте какво сте купили в магазин, добавете колона за бързи, общи бележки или просто запазете касовите си бележки.
Как да създадете цветно кодирано падащо меню за вашите категории разходи в Google Таблици
Можете да създадете падащо меню използване на валидиране на данни в Google Таблици. Това е отлично решение за вашето проследяване на разходите, защото ви позволява бързо да изберете категория с няколко кликвания, вместо да я въвеждате ръчно всеки път. Можете да го направите, като следвате тези стъпки:
- Щракнете върху клетка под Категория.
- Отидете на Данни меню в горната част на екрана.
- Изберете Потвърждаване на данни от списъка.
- в Критерии, избирам Списък с елементи.
- Въведете имената на категориите в полето, като ги разделите със запетая.
- Хит Запазване.
Ще видите падащата стрелка в клетката, след като я запазите. Запазете клетката избрана - сега е време да го направите използвайте условно форматиране в Google Таблициза цветен код на вашите категории. За да направите това:
- Отидете на формат в горното меню.
- Изберете Условно форматиране от списъка – след като го направите, ще се появи странична лента.
- Под Правила за форматиране, щракнете върху падащото меню по-долу Форматиране на клетки, ако...
- Избирам Текстът съдържа.
- Поставете име на категория в полето, което се появява отдолу.
- Под Стил на форматиране,променете цвета на фона или цвета на текста.
- Хит Свършен.
- Повторете това с другите категории.
За да поставите падащото меню във всяка клетка под колоната Категория, копирайте клетката с форматирането. След това, преди да поставите, щракнете върху заглавната клетка, като задържите CMD или CTRL.
Как да използвате форматирането на дата и валута в Google Таблици
Ако искате да запазите последователно форматиране на дата и валута под всяка клетка във вашите Google Таблици, ето как да го направите:
Форматиране на дата
Ако използвате колона с дата и искате да поддържате нещата последователни, можете да добавите специфично форматиране към клетките си. За да направите това:
- Изберете цялата колона, като използвате буквата в горната част.
- В лентата с инструменти щракнете Още формати– неговият символ е 123.
- Избирам Дата— до него е пример за това как ще изглежда датата.
Като алтернатива можете да направите това, като влезете в формат меню отгоре и отдолу Номер, избирайки Дата или Персонализирани дата и час.
Форматиране на валута
За да добавите форматиране на валута към вашата колона със сума, изберете цялата колона > Още формати и щракнете върху знака за долар ($) в лентата с инструменти. Можете също да намерите опцията в формат меню под Номер. Тук можете да изберете Валута, Закръгленавалута, и Персонализирана валута.
Персонализираната валута ви позволява да превключвате как се появяват десетичната запетая и символът, да указвате типа долари, с които работите, или да изберете друга валута.
Как да използвате функцията SUM за общите си разходи в Google Таблици
Функциите са малко смущаващи, но някои са много по-лесни за използване от други, така че изчакайте, ако не сте супер уверени. Можете да използвате функцията SUM в Google Таблици, за да ви помогне да следите общите си разходи – и всичко, което е необходимо, са няколко стъпки.
- Изберете клетката, в която искате да запазите общата сума.
- Отидете на Поставете в горното меню.
- Изберете функция.
- Избирам SUM в горната част на списъка.
- С курсора между скобите щракнете върху буквата над колоната.
- Хит Въведете на вашата клавиатура.
Сега вашата обща сума ще се появи в тази клетка, променяйки се, докато добавяте или изваждате от колоната. Като алтернатива можете да въведете =SUM() в клетката си и да попълните скобите по същия начин.
Как да използвате функцията SUMIF за суми по категории в Google Таблици
Използване на функцията SUMIF ви позволява да поставяте условия върху това, което добавяте, което можете да използвате, за да получите общи суми за категория. Ето как:
- Изберете клетката, в която искате да бъде общата сума.
- Отидете на Поставете в горното меню.
- Изберете функция, тогава математика, и SUMIF.
- Между скобите въведете диапазона на колоната за категория - пример B: B.
- Добавете запетая и въведете името на категорията в кавички.
- Въведете друга запетая и добавете диапазона на колоната за сумата.
- Натиснете Въведете на вашата клавиатура.
- Повторете това за всяка категория.
Сега общата ви категория ще се появи и ще се промени, докато работите. Алтернатива на преминаването през Поставете меню, можете да въведете =SUMIF() в клетката си и да попълните скобите, като следвате същите стъпки.
Как да използвате филтри за преглед на категориите на разходите в Google Таблици
Ако искате да сортирате или скриете транзакции, можете да добавите филтър към вашия Google Sheet. За да направите това, изберете колоната, която искате да сортирате, и щракнете върху Създайте филтър икона в лентата с инструменти. Ще се появят три реда до заглавието на колоната.
Щракнете върху трите реда и ще видите списък с опции. В колоните с категории можете да използвате Филтрирайте по цвят за бързо показване на една категория или използвайте контролния списък в долната част, за да ги изберете и премахнете отметката. Можете също да използвате Сортиране от А до Я в колоната със сумата, за да прегледате транзакцията си от най-евтината до най-скъпата, или сортирайте Я-А за обратното.
Проследявайте разходите си с Google Таблици
Финансите и функциите могат да бъдат смущаващи, но Google Sheets премахва безпокойството и от двете. Плюс това, за разлика от шаблон, който изтегляте от интернет, ако нещо се обърка с вашата електронна таблица, ще знаете точно как да го поправите.
Най-доброто от всичко е, че можете да използвате приложението Google Sheets на телефона си, за да въвеждате лесно транзакции в движение. По този начин не играете наваксване в края на месеца.