Всички сме били там. Работа през последните няколко дни върху презентация на PowerPoint, която не би трябвало да ви отнеме повече от няколко часа. И всеки път, когато мислите, че сте близо до завършването му, намирате друга информация или снимки, които трябва да добавите.
Истината е, че съставянето на PowerPoint презентация не трябва да отнема толкова много време. Ето защо сме съставили списък със съвети, за да ви спестим време, когато работите върху следващата си презентация.
1. Планирайте презентацията си
Можете да започнете да пестите време, когато работите върху вашата презентация, дори преди да отворите PowerPoint. Можете да използвате всичко - от приложение за текст към глас до обикновен лист хартия, за да очертаете съдържанието и дизайна на вашите слайдове. Помислете за общата идея, която искате да предадете и коя е вашата аудитория.
Дори и да сте правили това преди, планирането напред ще ви помогне да разберете дали трябва да добавите времева линия, да създадете кръгова диаграма или да добавите видеоклип.
2. Превърнете Word Docs в PowerPoint презентация
Вместо да работите върху събирането на една и съща информация два пъти, можете превърнете документ на Microsoft Word в презентация на PowerPoint. Инструментът не е перфектен, тъй като трябва да форматирате правилно документа на Word, но може да ви спести известно време, докато редактирате презентацията си.
3. Използвайте шаблони на PowerPoint
Един от най-ефективните начини да спестите време, когато работите върху презентация на PowerPoint, е да използвате шаблони. По този начин вашата презентация ще има сплотен дизайн, тъй като шаблоните съдържат шрифтове, ефекти, фонове, оформления и дори съдържание. Можете да получите достъп до шаблони на PowerPoint, като отидете на Файл > Нов.
Най-добрата част е, че можете да персонализирате шаблоните и да ги съхранявате за бъдеща употреба. Можете дори да включите шаблон на PowerPoint във вашата лична или бизнес марка. Ако не можете да намерите нищо, което ви харесва, и искате презентацията ви да се открои, можете намерете онлайн безплатни анимирани шаблони за презентации на PowerPoint.
4. Използвайте главни слайдове
Използването на главния слайд е чудесен метод да се гарантира, че всички слайдове ще имат еднакъв дизайн. И можете бързо да промените цялостния дизайн на вашата презентация, като редактирате основния слайд. Освен това, slide master е чудесен инструмент за създаване на впечатляващи презентации.
Ако често ви се налага да използвате една и съща команда, можете да я добавите към лентата с инструменти на PowerPoint за по-бърз достъп до нея. Ето как можете да го направите:
- Отвори Файл меню и отидете на Настроики.
- В прозореца с опции на PowerPoint щракнете върху Лента с инструменти за бърз достъп.
- Комплект Изберете команда от да се Всички команди ако не сте сигурни в коя категория е включен инструментът, от който се нуждаете.
- Изберете предпочитаната от вас команда.
- Кликнете Добавете> Добре за да го добавите към лентата с инструменти.
6. Дублиращи се обекти
Традиционният начин за дублиране на обект в PowerPoint е да го изберете, натиснете Ctrl + C и след това го поставете. Недостатъкът на този метод е, че нямате реален контрол върху това къде PowerPoint поставя дублирания обект. И така, ето как можете по-добре да контролирате дублирани обекти.
натиснете и задръжте Ctrl (или CMD) и изберете обекта, който искате да дублирате. След това го плъзнете там, където трябва да бъде копието. Този метод работи дори с множество обекти и слайдове.
7. Преместване на обекти с един пиксел
Колко пъти сте се затруднявали да преместите обект, особено ако е бил малък и сте имали свръхчувствителна мишка? Ако искате леко да преместите обект, изберете го и натиснете един от клавишите със стрелки. Това ще премести обекта с един пиксел в избраната посока.
8. Научете се бързо да намирате предмети
Ако сте добавили много обекти към вашата презентация на PowerPoint, може да ви е трудно да намерите един от тях. Докато припокривате, групирате или изпращате обекти отзад, става все по-трудно да ги местите.
Ако искате бързо да намерите обект, използвайте Раздел ключ за преминаване през тях. Ако обектът, който искате да изберете, е включен в група, първо изберете групата и натиснете Раздел. По този начин ще преминете само през обектите, включени в тази група.
9. Променете изгледа по подразбиране
Изгледът по подразбиране на PowerPoint е зададен на нормално. Но ако сте свикнали да използвате различна настройка, може да ви е трудно да съставите презентацията си в PowerPoint. Ето как можете да промените изгледа по подразбиране на PowerPoint:
- Отвори Файл меню и отидете на Настроики.
- От менюто вляво щракнете Разширено.
- В Дисплей раздел, отворете Отворете всички документи с този изглед и изберете предпочитаната от вас опция.
- Кликнете Добре.
10. Използвайте клавишни комбинации
Не може да се отрече, че използването на клавишни комбинации ще ускори процеса, независимо какво правите. Дори познаването на няколко преки пътища за най-често срещаните инструменти ще ви спести време, тъй като не е нужно да преминавате през разделите на PowerPoint всеки път. Ако сте потребител на Windows, има много Клавишни комбинации на PowerPoint, които си струва да знаете.
11. Използвайте добавки на PowerPoint
Добавките са допълнителни програми, предназначени да добавят нови функции или команди към вашите приложения на Office. Има много безплатни добавки онлайн, които могат да ви помогнат бързо да вмъквате снимки, да създавате QR кодове или да направи презентацията като цяло по-интерактивна.
12. Повторете последната команда
Има бърз начин да използвате последната команда отново и отново и най-хубавото е, че тя работи във всички приложения на Office.
За да използвате последната команда, просто натиснете F4. Въпреки това, не позволявайте на мускулната си памет да отмени намерението ви и да натиснете случайно Alt + F4 тъй като може да се наложи да възстановите вашия незаписан файл.
13. Рециклирайте по-стара презентация
Ако нямате време и трябва да създадете добре изглеждаща PowerPoint презентация, можете да използвате предишна работа. Вместо да започвате от нулата, можете да редактирате копие на по-стара презентация.
Това обаче не означава, че вашата презентация ще бъде идентична със старата. Можете да промените шаблона, да зададете нова цветова тема и да добавите още няколко анимации за свеж вид.
Не губете време в PowerPoint
PowerPoint идва с много инструменти и трикове, които могат да ви помогнат да спестите време, докато работите върху вашите слайдове. Има няколко инструмента, като главни слайдове, добавки или шаблони, които трябва да използвате от самото начало.
Сега, след като приключихте с презентацията си и ви остава много време, можете да използвате PowerPoint лекторски треньор, за да работите върху презентационните си умения.
