Да бъдеш виртуален асистент може да бъде непосилно, особено когато имате различен или подобен набор от задачи за няколко клиента. И тъй като работите дистанционно, е необходимо да автоматизирате повечето си дейности с помощта на софтуерни инструменти за повишена производителност.
Тази статия подчертава 10 основни инструмента и приложения, които всеки виртуален асистент трябва да има в своя арсенал. Тези инструменти ще рационализират вашия работен процес и ще обогатят опита ви като начинаещ или напреднал виртуален асистент. Но преди да ги разкрием, нека прегледаме накратко концепцията за виртуална помощ.
1. Отпуснатост
Поддържането на ефективна комуникация с вашите клиенти е от съществено значение като виртуален асистент и Slack върши добра работа с това. Това е един от най-добрите платформи за незабавни съобщения за отдалечени екипи което ви позволява да комуникирате в реално време с клиенти и членове на екипа, когато работите по проект.
Можете да правите разлика между проекти, използващи "канали", и да ги правите достъпни само за оторизирани лица. Освен това Slack има функция за разговори в приложението и забавни персонализирани емотикони за по-спокойни разговори. Можете също да споделяте различни файлове с едно или повече лица, включително аудио записи и изображения.
Изтегли: Застой за Windows | | Mac | iOS | Android (Налични са безплатни покупки в приложението)
2. Google Workspace
Google Workspace, известен също като G-Suite, е колекция от различни софтуерни инструменти с различни функции и режими на работа. Нуждаете се обаче само от около осем от тези инструменти като виртуален асистент. Те включват:
- Гугъл документи: Можете да използвате това за създаване, редактиране и форматиране на текстови документи.
- Google Mail: Този инструмент е чудесен за съобщения и имейл маркетинг.
- Google Презентации: Този безплатен инструмент отговаря на всички ваши нужди за презентация.
- Листи: Можете да използвате този инструмент за въвеждане на данни и бюджетиране.
- Google Meet: Чудесно за видеоконференции и поддържане на връзка с вашата клиентела.
- Google формуляри: Можете да използвате това, за да провеждате проучвания и да получавате отговори в реално време.
- Google Диск: Това е един от най-евтините доставчици на облачно хранилище за лични и свързани с работата файлове.
- Календар на Google: Помага ви да планирате и да сте в крак с проектите.
3. Calendly
Calendly е инструмент за планиране за управление на събития. Въпреки това, той не е достатъчен като независим календар. Трябва да интегрирате календарно приложение като Google Calendar или iCloud календар в приложението, за да автоматизирате и рационализирате вашите срещи. Освен това има различни готови за използване времеви интервали: 15, 30 и 60 минути.
Можете да планирате среща с различни дати и часове, а вашите гости могат да посочат наличността си в календара. Независимо от това, гостите могат да изберат точно свободно време, независимо от часовите интервали, но в рамките на посочения от вас диапазон от дати.
Изтегли: Calendly за iOS | Android (Налични са безплатни покупки в приложението)
4. Canva
В повечето случаи част от вашите административни отговорности като виртуален асистент ще включва графичен дизайн. Следователно би било най-добре да имате инструмент за проектиране. Canva е вашето приложение за всичко, свързано с дизайна и инфографиката. Можете да го използвате за проектиране на банери за социални медии, листовки, въртележки, картички и др.
Най-важното е, че можете да си поиграете с безплатни шрифтове Canva, шаблони, изображения и елементи за създаване на зашеметяващи дизайни.
Изтегли: Canva за Windows | Mac | iOS | Android (Налични са безплатни покупки в приложението)
5. Hootsuite
Hootsuite е приложение за управление на социални медии в общността, което ви позволява да наблюдавате и навигирате в различни социални медийни платформи от едно място, вместо да отваряте множество раздели. Съвместим е с Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn и т.н.
Можете да създавате, редактирате, форматирате и планирате съдържание за всяка платформа, да проверявате прозрения и ефективно да управлявате аудиторията на вашите клиенти. Въпреки че безплатната версия е страхотна, професионалната версия ви дава достъп до по-изчерпателни функции, особено ако имате взискателна клиентска база.
6. Асана
Asana ви позволява да си сътрудничите и да управлявате проекти безпроблемно. Ако работите с екип, можете да добавите членове към работното си място в Asana, където можете да наблюдавате техния работен процес. Можете също така да интегрирате Google Calendar и Google Drive в този инструмент, за да можете да задавате напомняния за задачи и събития.
Освен това Asana ви позволява да правите разлика между проекти или конкретна информация с помощта на цветни кодове и да добавяте прикачени файлове, когато е необходимо. Например, можете да използвате червено, за да посочите проекти с висок приоритет, жълто за текущи проекти, синьо за тези, които се преглеждат, и зелено за завършени проекти.
Изтегли: Асана за iOS | Android | Mac (Налични са безплатни покупки в приложението)
7. TimeDoctor
Управлението на времето е най-доброто умение, което всеки виртуален асистент трябва да притежава. И все пак все още се нуждаете от инструмент, който да ви помогне да останете концентрирани, особено ако заплащането ви е почасово. TimeDoctor ви позволява да проследявате работата и свободното си време и да виждате ежедневните си постижения. Той създава отчети за времето, изразходвано за всеки проект и задача.
TimeDoctor също ви помага да управлявате разсейването. Той следи продължителността ви на използване на мрежата и приложенията, когато работите. И когато превишите определеното време, той ви уведомява с изскачане. Освен това ви предупреждава, когато вашият компютър остане неактивен по-дълго от обичайното ви работно време. Независимо от това, можете ръчно да редактирате часа, когато е необходимо.
Изтегли: TimeDoctor за Google Play | Mac | Windows | Linux (Налични са безплатни покупки в приложението)
8. MailChimp
MailChimp ви позволява да управлявате и комуникирате с аудиторията и клиентите на вашите клиенти. Когато вашите клиенти стартират нов продукт или услуга, можете да използвате MailChimp, за да представите тези продукти на тяхната клиентела или целева аудитория, като използвате бюлетини или рекламни кампании.
Инструментът ви позволява да сегментирате вашите бюлетини, да изпращате групови имейли и да анализирате ефективността на всяка рекламна кампания. Можете също така да интегрирате други инструменти - като Shopify и Stripe - в платформата.
Изтегли: MailChimp за iOS | Android (Налични са безплатни покупки в приложението)
9. Онтрапорт
Ontraport е друга маркетингова и CRM платформа, която ви помага да координирате бизнес дейностите на вашите клиенти от една система. С други думи, можете да използвате Ontraport, за да представите продукти на целевата аудитория на клиента и да управлявате едновременно взаимодействията с клиентите.
Можете да импортирате и експортирате контакти, да създавате фунии за продажби и да автоматизирате маркетингови кампании за оптимизиране на бизнеса. Освен това интерфейсът не е интуитивен за начинаещи. Въпреки това можете да го заобиколите с малко практика. Предлага се и като уеб базирана платформа и мобилно приложение.
10. Граматически
Като виртуален асистент, вие винаги трябва да сте на върха на вашата игра със съдържание и използването на този инструмент ще ви помогне да постигнете това. Grammarly е широкообхватна уеб-базирана платформа за редактиране, която преглежда текстовото съдържание за граматически грешки, многословие, правопис, пунктуация, плагиатство и качествена доставка.
Платформата използва изкуствен интелект, за да гарантира, че вашето съдържание е почти безупречно и разбираемо. Можете да проверите дали вашето съдържание е ангажиращо и категорията хора, което най-добре подхожда. Безплатната версия обаче е ограничена и ще трябва да се регистрирате за платената версия, за да се възползвате от всички вълнуващи функции.
Можете също така да запазите вашите документи и да се върнете към тях, когато е необходимо.
Изтегли: Граматически за iOS | Mac | Windows (Налични са безплатни покупки в приложението)
Отличете се в кариерата си като виртуален асистент
Виртуалното асистиране е бързо развиваща се индустрия; следователно можем да очакваме добро ниво на насищане в близко бъдеще. Придобиването на основни умения за виртуален асистент е наложително, за да останете релевантни в индустрията. Въпреки това, комбинирането на тези инструменти, които сме изброили, с вашия набор от умения ще ви помогне да се откроите в кариерата си.
И накрая, ако сте нов в индустрията, първо трябва да научите как да станете виртуален асистент, преди да започнете да търсите инструменти. Консумирането на основна информация за кариерата ви помага да не злоупотребявате с тези инструменти в дългосрочен план.