Анализът на данни може да ви помогне да подобрите процесите си с ефективни методи за отчитане. Но понякога се нуждаете от повече от просто числа в електронна таблица, за да изразите мнението си. Така че защо да не използвате инструменти за визуализация на данни като интерактивни табла?
Те могат да помогнат за отчитане на кампании, увеличаване на реализациите, анализи и др. В тази статия ще разгледаме как да създадете интерактивно табло за управление с пример и също така ще предоставим съвети за проектиране на красиви табла за управление в Excel.
1. Организирайте своите изходни данни и създайте оформление
Добре проектираното табло за управление е мощен инструмент за отчитане, който може да ви помогне да визуализирате и комуникирате вашите данни. Първата стъпка е да гарантирате, че вашите данни са без грешки и правилно организирани в редове и колони с подходящи заглавки.
Можете да използвате табла за управление във всяка индустрия, но те са особено полезни във финансите, продажбите и маркетинга.
Когато проектирате табло за управление, трябва да запомните, че то трябва да е лесно за крайните потребители за навигация. Следващата стъпка е да решите вида на оформлението въз основа на информацията, която трябва да бъде показана.
За нашия пример нека създадем табло за управление, което показва следната информация на един лист:
- Клетки A3 - T5: Статус на проекта
- Клетки A7-T16: Преглед и финанси на проекта.
- Клетки A15- U25: Напредък на проекта и топлинна карта.
Създайте нов работен лист на Excel с етикет „Табло за управление“. Това е мястото, където ще изградите таблото си за управление, като добавите елементи. Използването на текстови стилове и шрифтове, които съответстват на вашия или на вашата марка глас, тон и индивидуалност, също е добра идея.
2. Създайте обобщени таблици, за да организирате вашите данни
А осевата таблица улеснява организирането на вашите данни в Excel на групи. Можете да използвате инструмента за преброяване, сумиране, умножаване на стойности и извършване на множество действия в тези групи.
За да демонстрираме как всъщност работят тези интерактивни табла за управление, ще създадем интерактивно табло за управление „Проекти на свободна практика“ като пример.
Ще трябва да подредите данните си в табличен формат. За да направите това, използвайте клавишната комбинация CTRL + T и изберете данните. За тази цел нашите изходни данни ще изглеждат донякъде така:
- След като сте готови, отворете нов работен лист и го маркирайте като обобщена таблица.
- В рамките на работния лист ще създадем обобщена таблица, като отидем на Поставете опция на лентата. Изберете диапазона от данни за вашата таблица.
- Сега е време да изберете полетата за вашата обобщена таблица.
- Следвайки нашия пример по-горе, изберете полетата—Задача, име на мениджъра, начална и крайна дата на проекта, продължителност, дни до завършване, прогрес, и т.н. за вашите етикети на редове.
- За етикетите на колоните задайте бюджетни и действителни стойности
- След като данните се покажат в работния ви лист, подредете ги в табличен формат. За да направите това, отидете в раздела за оформление в Дизайн > Оформление на отчета, и изберете Показване в табличен вид от падащите опции.
- Разгрупирайте данните, като щракнете с десния бутон върху полетата с данни. Ще трябва също да изключите междинните суми. За да направите това, преминете към Раздел Дизайн > Междинни суми > Не показвай междинни суми. Сега вашата обобщена таблица ще изглежда така:
- За да изберете цвят на обобщена таблица, отидете на Раздел Дизайн > Стилове на обобщена таблица.
- Изключете сгъваемите заглавки, като отидете на Анализ на обобщена таблица > Покажи (крайния десен ъгъл). Изключете Бутони +/-.
- За да организирате данните си допълнително, отидете на Дизайн > Оформление на отчет > Повторете всички етикети на елементи.
3. Прилагайте подходящи формули
От решаващо значение е да се уверите, че използвате правилните формули, в противен случай вашите данни ще бъдат неточни и подвеждащи.
За нашия пример, нека започнем с преброяване на броя проекти в различни категории – започнати, в процес на работа или завършени. За да направим това, ще трябва да използваме COUNTIF и COUNTIFS функции.
- Създайте нов "Изчисления" работен лист за работа с формули и диаграми, докато изграждате таблото си за управление.
- Въведете състоянието на проектите („В процес на работа“, „Оставащи активни проекти“, „Завършени преди крайния срок“ и „Завършени“) в последователни редове, както е показано по-долу.
- След това изберете Напредък (%) колона във вашата обобщена таблица. Общият брой на задачите е 32.
- Използвайки функцията(ите) COUNTIF(S), можете да изчислите броя на проектите, категоризирани под подзаглавията, както следва.
- В зависимост от естеството на проектите, за които използвате филтри, не забравяйте да включите подходящите колони с данни във вашия работен лист с обобщена таблица – за активни проекти има смисъл да използвате Напредък колона, докато за отменени проекти използвайте колоната Отменени.
4. Използвайте визуални елементи, диаграми и графики
С помощта на подходящите формули и визуално форматиране можете да създавате смислени диаграми или графики, които ви помагат да разберете по-добре вашите данни. В този пример нека се опитаме да добавим диаграма за завършени проекти; следвайте стъпките, изброени по-долу:
- Във вашия лист с изчисления погледнете клетка B7, както е показано по-горе.
- За да начертаете диаграмата си, започнете, като изберете клетки D7 и E7.
- След това отидете на Вмъкване > Всички диаграми > Диаграма Sunburst или Donut.
- След като диаграмата се появи, щракнете върху плюс (+) символ вдясно за достъп до опциите за форматиране. Избирам Елементи на диаграмата както желаете.
- Кликнете върху различни части на диаграмата, за да изведете опции за форматиране, като напр Форматиране на серии от данни, площ на графика и др. Използването на тези; можете лесно да персонализирате цветовете, заглавията, границите и други атрибути за вашата диаграма.
- След като направите това, можете да копирате и поставите диаграмата в горната част на таблото си за управление и да я подравните по съответния начин.
За останалите редове изберете желаните данни в Изчисления лист и повторете процеса по-горе за всички други диаграми или графики, които искате да включите.
5. Добавете интерактивни настройки и раздели
Можете лесно да добавяте елементи като топлинни карти, икони, слайсери и ленти за превъртане към вашето табло за управление, за да го направите по-интересно, информативно и ангажиращо за вашата аудитория. Нека разгледаме по-отблизо някои от тях.
Вмъкване на слайсери за интерактивност
Слайсерите са кратки раздели, които ви позволяват да филтрирате данните на таблото си за управление в реално време. Ето как да ги добавите към таблото си за управление:
- Изберете клетките, които съдържат вашите данни.
- Навигирайте до Раздел Вмъкване > Филтри > Слайсер.
- Изберете желания тип слайсер от падащото меню, след което щракнете ДОБРЕ.
- За да ги подравните хоризонтално, щракнете върху Секция с бутони в отделен раздел Slicer. Можете също така да ги оставите такива, каквито са, в зависимост от това как искате да изглежда таблото ви за управление.
За нашето табло за управление ще добавим слайсери за заглавията—Мениджъри и проекти. Ето как да направите това:
- Изберете данните във вашия Изчисления лист и изберете тези опции от падащото меню.
- След това ще трябва да свържете слайсерите към вашите обобщени таблици. За да направите това, щракнете с десния бутон върху слайсера и щракнете Докладвайте връзки.
- В диалоговия прозорец, който се появява, изберете всички обобщени таблици и обобщени диаграми и щракнете ДОБРЕ.
Лентите за превъртане ви позволяват да преглеждате актуализирани данни, което е полезно, ако гледате нещо, което се променя с времето.
- За да добавите лента за превъртане, отидете на Разработчик раздел. Имайте предвид, че тази опция не е активирана по подразбиране.
- За да активирате раздела Разработчик, отидете на Файл > Опции > Персонализиране на лентата.
- Под Основен раздел, проверете Разработчик кутия.
- За да вмъкнете лентата за превъртане, отидете на Раздел Разработчик > Вмъкване > Контроли на формуляр. Задръжте курсора на мишката над опциите и изберете Плъзгач.
- Плъзнете го и го поставете в реда или колоната по ваш избор във вашето табло за управление
Добавете раздел Бърз преглед (Проект).
За да получите бърз преглед на подробностите за проекта, можете да импортирате данните от обобщената таблица в таблото си за управление. Ще използваме функцията INDEX, както е показано по-долу. Нашият масив от данни се състои от клетки B8 до K40 в раздела Pivot Table.
За да изведем данните от нашата обобщена таблица, ще въведем функцията:
=ИНДЕКС('Обобщени таблици'!$B$8:$K$40,'Обобщени таблици'!$B$6 + РЕДОВЕ(Табло!$A$13:F17)-1,КОЛОНИ(Табло!$A$13:F17))
Сега нашето табло за управление изглежда по следния начин:
Прилагане на условно форматиране
Сега, след като създадохме раздел за бърз преглед на проекта, може да искате да маркирате процентите на актуализацията на проекта. Можете лесно използвайте условно форматиране, за да приложите цветови скали или ленти с данни, за да направите това. Това ще ви позволи да видите с един поглед кои проекти са завършени и кои се нуждаят от още работа.
Тук използвахме трицветна скала, за да подчертаем напредъка на отделните проекти, както е показано по-долу:
Добавете топлинни карти, за да видите стойности между датите
Топлинните карти са инструменти за визуализация, които могат да бъдат полезни за подчертаване на модели във вашите данни. Например, можете да използвате топлинна карта, за да покажете колко пъти посетителите са кликнали върху различни части от вашата уеб страница.
Първо ще трябва да създадете таблица с данните, които искате да видите картографирани. В нашия пример сме изчислили броя на проектите между две дати с помощта на функцията COUNTIFS, както е показано по-долу.
Можете да използвате условно форматиране, за да приложите правила към различни части на вашата таблица. Завършеното табло ще изглежда така:
Интерактивни табла за управление на Excel: Анализирайте и комуникирайте ключови показатели
Таблата за управление на Excel са чудесен начин за визуализиране на данни и се надяваме, че това ръководство може да ви помогне да създадете такъв, който да отговаря на вашите нужди. Интерактивни и динамични, тези полезни инструменти могат да помогнат на вземащите решения при бърз и лесен анализ на съответните данни.
Само с малко или две креативност електронните таблици на Excel могат да надхвърлят нормалното и можете да създадете нещо наистина привлекателно и представително.
