Може би сте в позиция, в която трябва да помолите колегите си за помощ или да им изпратите задачи, но чувствате се малко неудобно за това - или просто не ви пука за всички обаждания и имейли обратно и напред. Защо не създадете табло за заявки за проекти?
Въпреки че бихте могли да се регистрирате за инструмент за управление на проекти като ClickUp или Asana и да накарате вашите колеги да се присъединят към вас, може вече да имате достъп до просто, безплатно решение – Google Таблици. Следвайте тази статия, за да научите как можете да създадете табло за заявка за проект, като използвате този общ инструмент за електронни таблици.
Създаване на оформление на дъска за заявка на проект в Google Таблици
Целта на създаването на табло за заявки за проекти е двойна. Той служи като начин за преодоляване на триенето, причинено от делегирането на задачи. Освен това намалява комуникацията напред-назад, спестявайки ви време.
По същество с всяко задание, което добавяте към дъската, ще начертаете всичко, което вашият колега трябва да знае, за да го изпълни. Така че ще искате да сте последователни и да създадете оформление, което ви подканва да добавяте жизненоважни подробности всеки път. Подробности като:
- Крайни дати.
- Приоритет.
- Описания.
- Кой е отговорен.
- Кой го възлага.
Тъй като всяко работно място е различно, може да има някои допълнителни подробности, които можете да включите, за да го приспособите към нуждите на вашия екип. Така че, преди да започнете, отделете малко време, за да обмислите това. Ако не можете да се сетите за такива сега, можете да ги добавите по-късно, но не забравяйте, че по-малкото е повече. Не бихте искали да добавяте ненужни стъпки.
За да започнете с дъската за заявки за проекти, отворете празен документ в Google Таблици. Напишете следните заглавия и всички екстри, които измислите, в горната част на електронната таблица:
- Задача– тук ще дадете уникално заглавие на заданието.
- Описание– под това заглавие ще напишете кратко резюме на това, което трябва да направят. За да поддържате нещата подредени, използвайте Клип във вашия Обвиване на текст настройки за поставяне на текст под следващата клетка.
- Цесионер— тук ще маркирате колегата, на когото възлагате задачата.
- Приоритет— тук можете да покажете спешността.
- В следствие— това ще съобщи крайния срок на задачата.
- Статус— вашият екип използва тази колона, за да споделя напредъка.
- Създадено от— делегаторът ще постави името си тук, така че получателите да знаят от кого идва задачата и информацията.
Помогнете на заглавията си да се откроят, като ги удебелите и добавите фонов цвят към реда. Можете също замразете горния ред на вашия Google Sheet като го маркирате и отидете на Преглед в горното меню, Замразяване, и тогава 1 ред.
Добавяне на бутони за състояние в Google Таблици
Добавянето на бутон за състояние към вашето табло за заявки за проекти дава на вас и вашите колеги бърз начин да споделяте напредъка. Това също е чудесен начин да получите бърз преглед на натовареността на всеки и да определите дали някой може да използва допълнителна ръка. Някои примери за състояние, които можете да използвате, са:
- Да направя.
- Правене.
- Свършен.
- Закъсал.
- На изчакване.
- За преглед.
Можете да създадете бутон за работещ статус, подобно на тези, които намирате в софтуера за управление на проекти като ClickUp и Asana, като добавите падащо меню към вашия лист. Да го направя:
- Маркирайте колоната за състоянието си. Задръжте CTRL или CMD и щракнете върху заглавната клетка, за да премахнете отметката от нея.
- Отидете на Данни в горното меню.
- Кликнете Потвърждаване на даннии ще се отвори странична лента.
- Под Критерии, уверете се, че имате Падащо меню избрани.
- Попълнете вашите опции в текстовите полета по-долу, като използвате Добавяне на друг елемент бутон за създаване на допълнителни точки.
- Задайте на всеки цвят по ваш избор.
- Хит Свършен.
Сега ще имате меню, което вашият екип може да използва, за да покаже състоянието на задача. В долната част на списъка има бутон за редактиране, но той работи само за избраната клетка. За да промените всичките си бутони за състояние, върнете се в менюто за валидиране на данни и изберете правилото, което искате да редактирате, от страничната лента.
Повторете тези стъпки, за да добавите бързи опции към вашите Приоритет, Цесионер, и Създадено от колони, ако искате.
Ако просто маркирате или споменете някого в листа, Google няма да изпрати известие. Когато възлагате някого на проект, можете да го предупредите, като следвате тези стъпки:
- Изберете името на задачата, която искате да им предадете.
- Щракнете с десния бутон и изберете Коментирайте или отидете на иконата на балончето в лентата с инструменти.
- Въведете @ и след това тяхното име или имейл адрес – ако искате, можете също да включите съобщение тук.
- Кликнете върху Присвояване.
Сега, ако ваш колега има въпроси, той може да ги добави като коментар в същата тема. Като запазите цялата си комуникация относно задачата на същото място, което сте я възложили, и двамата ще знаете точно къде да намерите разговора отново по-късно, ако някой има нужда от опресняване.
Използване на История на версиите в Google Таблици
Тъй като ще има повече от един човек, използващ листа, добре е да имате резервно копие, само в случай че някой случайно изтрие или надпише важна информация. В горната част на вашия лист ще забележите хипервръзка, която посочва последната извършена редакция. Щракнете върху това и ще видите резервни копия от предишни работни сесии и настъпилите промени.
Използване на хронология на версиите в Google Таблици е удобен, защото можете да видите вашите предишни проекти и бележки, ако имате нужда от запис за тях. Но можете също така да се върнете към предишна версия, ако вашият лист се обърка по някакъв начин - случва се.
Забележка: Ако искате по-директен запис на изпълнените задачи, добавете още един лист към вашия документ, като използвате символ плюс в долния ляв ъгъл на екрана и изрежете и поставете редовете си там, след като състоянието се промени да се Свършен.
Получете сътрудничество с Google Таблици
Създаването на табло за заявки за проекти в Google Таблици е отличен начин да спестите време при делегиране и сътрудничество по задачи. Не само ще има по-малко движение напред-назад, но и всеки ще знае къде да намери информацията за задачите, разполагайки всичко на едно място.
Освен това ви помага да избегнете част от неудобството, което бихте могли да почувствате, когато поискате помощ или разпределите задачи. Ще се чувствате по-комфортно с това, докато вървите.
