Ако задачите ви се натрупват, докато крайният срок наближава и се чувствате претоварени, може да не управлявате времето си ефективно.
Повечето от нас правят ужасяващи грешки в управлението на времето, които не само ни костват ценните часове, но също така водят до повишена тревожност, стрес и нарушаване на баланса между работата и личния живот.
Нека да разгледаме някои от най-често срещаните грешки в управлението на времето и как да ги избегнем, за да увеличим продуктивността си:
1. Не си поставя цели
Безцелната работа без цел може да доведе до липса на мотивация и производителност. Лесно се поддавате на разсейването и не управлявате добре времето си.
Как да го избегнем?
Поставянето на цели и ангажирането с тях ви дава насока и ви мотивира да изпълнявате задачите си. Ставате по-концентрирани и управлявате времето и ресурсите си по-добре, за да постигнете целите си.
Но не забравяйте, че не всички цели са еднакви. SMART (специфични, измерими, постижими, релевантни и ограничени във времето) цели се представят по-добре от неспецифичните цели. Няколко проучвания подкрепят твърдението. Един такъв проучване, проведено в банковия сектор на столицата Кейп Коуст установиха, че поставянето на конкретни и предизвикателни (все пак постижими) цели спомага за повишаване на ефективността на служителите.
Така че вместо да имате за цел „да завърша първия си роман“, използвайте неговия SMART вариант, т.е. „да завърша поне една глава от първия си роман всеки месец“. Последният е по-специфичен, предизвиква ви и поставя ограничение във времето за целта ви.
2. Без приоритизиране
Ако нямате списък със задачи, който да ви помогне да сте в крак със задачите, ще откриете, че ги подскачате случайно. В края на деня все още ще имате много несвършени задачи и разочарование. Не че няма достатъчно време, а фактът, че не управлявате времето си добре.
Как да го избегнем?
Наличието на списък със задачи ви помага да приоритизирате задачите си и да управлявате времето си добре, като разпределяте време въз основа на важността и спешността на вашите задачи. Ето как да го направите:
- Намерете приложение, за да изброите и приоритизирате задачите си който отговаря на вашите нужди.
- Запишете всички задачи, които трябва да свършите за един ден или седмица в списъка си със задачи.
- Класирайте ги въз основа на тяхната важност и спешност, като използвате система за класиране.
- Класирайте най-важните и спешни задачи на върха, докато най-малко важните и спешни задачи остават на дъното.
- Започнете с най-важните и спешни задачи и се придвижете надолу в списъка.
3. Не се проследява времето
Ако започнете проект, без да прецените колко време ще отнеме, е възможно да отнеме повече време от необходимото. Или можете да станете прекалено самоуверени и да поемете повече, отколкото можете да поемете, без да имате достатъчно време да го завършите. С по-малко време в ръцете ви не само няма да можете да спазвате крайните срокове, но и произведената работа вероятно ще бъде под нивото.
Как да го избегнем?
Винаги преценявайте колко време трябва да отнеме даден проект и се стремете да завършите проекта в рамките на този срок (уверете се, че сте си дали допълнително време за кратки почивки). Ти трябва използвайте приложение за проследяване на времето, за да проследите колко време отделяте за даден проект или задача.
След като разберете колко време (средно) отнема определена задача, можете да планирате задачите си по-ефективно. Направете това достатъчно пъти и ще получите подробен дневник на времето, прекарано в различни задачи за определен ден/седмица/месец.
След като имате това, можете да разберете кои повтарящи се задачи отнемат най-много време и да помислите за решения, за да ги изпълнявате по-ефективно или да ги автоматизирате, за да спестите повече време. Интернет гъмжи от безплатни приложения за проследяване на времето можете да използвате за проследяване на вашите проекти за по-добро управление на времето.
4. Отлагане
Отлагането е огромна пречка за работа, особено когато трябва да завършите трудна или скучна задача. Добавете към това комбинация от завладяващи разсейващи фактори, например вашия смартфон, и ще получите перфектната рецепта за отлагане.
Ще се отпуснете, ще се поддадете на разсейването и ще си губите времето, докато наближи крайният срок. Прокрастинаторите винаги нямат време, изостават от крайните си срокове и почти нямат баланс между работа и личен живот.
Как да го избегнем?
Чудесен начин да избегнете отлагането е да разделите огромен проект на по-малки, по-лесно управляеми задачи. Например, ако трябва да напишете статия от 2000 думи, вместо да се страхувате да напишете цялата статия, разбийте го на подзадачи: схема, въведение, подзаглавие 1, подзаглавие 2, подзаглавие 3 и заключение.
Сега си задайте времеви интервали за всяка от тези по-малки задачи и се посветете на тях. Ще се почувствате по-мотивирани да завършите тези по-малки задачи и по-малко вероятно да отлагате. Друг чудесен метод за преодоляване на отлагането е използването на техниката Pomodoro. Техниката Pomodoro следва подобна концепция.
Ето как можете използвайте техниката Pomodoro:
- Разбийте проекта на по-малки задачи
- Вземете таймер и го настройте на 25 минути
- Дайте си 25 минути и работете върху една подзадача
- Направете 5 минути почивка, след като таймерът звънне (след 25 минути)
- Завършете четири 25-минутни цикъла и след това направете половинчасова почивка
5. Неефективно планиране
Забелязали ли сте, че някои дни не са толкова продуктивни, колкото други? Това е така, защото нашите енергийни нива варират през седмицата. Не само това, различните хора имат различни нива на енергия през целия ден.
Ако не отчитате пиковите си продуктивни часове, докато правите график, има шанс да се окажете с най-важните висящи задачи, с малко време и енергия.
Как да го избегнем?
Нощен бухал ли си или ранобудно птиче? Оценете как работите и разберете вашите пикови продуктивни часове. След като разберете часовете, в които сте най-продуктивни, планирайте проектите си по съответния начин.
Разпределете най-продуктивните си часове за най-важните (и интензивни) задачи, като запазите по-малко важни (или по-малко интензивни) задачи, напр. отговаряне на имейли или организиране на срещи, за останалите работни часове. Има няколко приложения за календари, които могат да ви помогнат да планирате ефективно; намерете този, който най-добре отговаря на вашите нужди.
6. Поддавайки се на разсейването
А Проучване от юни 2020 г. от Statista разкри, че 53,7 процента от хората, работещи от вкъщи, смятат, че техният смартфон е най-голямата причина за разсейване. Колко често ви се е случвало да установите, че работите и внезапно телефонът ви започва да бръмчи? Разсейвате се и сега сте принудени да проверите телефона си.
Независимо дали е имейл от клиент, съобщение от ваш колега или произволно известие от Facebook, Twitter или Instagram; разсейването може да ви струва голяма част от работното ви време.
Как да го избегнем?
Всичко се свежда до ефективно планиране. Определете времеви интервали за работа, проверка на имейли, свободно време и т.н. Когато дойде време за работа, оставете телефона си настрана (в самолетен режим), за предпочитане в друга стая, и се захващайте за работа.
Тъй като най-големият източник на разсейване вече е премахнат, става много по-вероятно и по-лесно да се съсредоточите върху работата си. Тъй като поставяте целия си фокус и внимание върху една задача, е по-малко вероятно да направите грешки и по-вероятно да свършите задачата ефективно.
Ами ако поставянето на телефона ви в самолетен режим не е проработило за вас? Какво ще стане, ако умът ви се насочи към социалните медии и сте принудени да вдигнете телефона си, за да проверите имейли или да превъртите емисията си във Facebook директно на лаптопа си? Ако това си ти, опитай използване на приложението Freedom, за да се отървете от разсейването, преодолейте отлагането и постигнете повече.
Разгърнете пълния си потенциал
Докато се фокусирате върху това как да управлявате времето си по-добре, лесно е да загубите представа защо изобщо управлявате времето си, т.е., за да свършите повече работа.
Навигирането в множество приложения за производителност всеки ден, без да свършите повече работа, е безсмислено. Открийте какво работи за вас и се придържайте към него, без да изпускате от поглед по-голямата картина. Но за да разберете какво работи за вас, е важно да разберете вашите нужди за управление на времето.