Докато управлявате проект, е важно да сте сигурни, че вашият екип е на една и съща страница и работи ефективно. Това обаче е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Насърчаването на продуктивността сред екипа може да бъде малко обезсърчително. За щастие, приложения като Microsoft Lists могат да направят тази задача по-управляема.
Microsoft Lists е част от екосистемата на Microsoft 365. Докато на повърхността звучи като просто приложение за списък със задачи, то ви позволява да правите много повече от това благодарение на гъвкавите си шаблони. Ще разгледаме какво е възможно с това приложение и как можете да го използвате, за да увеличите продуктивността си.
1. Планиране на съдържание
Microsoft Lists ви позволява бързо и лесно да управлявате публикуването на съдържание в множество платформи. Планировчикът на съдържание е един от многото налични шаблони в приложението. Можете да планирате публикации за социални медии, блогове или уебсайтове и дори да проследявате ефективността на тези публикации.
Подобно е на създаване на планировчик на съдържание в Google Календар, но тук получавате готов шаблон, който лесно се настройва. Този шаблон ви позволява да се съсредоточите върху създаването на висококачествено съдържание и да рационализирате процеса на създаване/разпространение, като споделяте календара с вашия екип. Списъкът също така ви позволява да възлагате проекти на различни членове на екипа и ви позволява да следите крайните срокове с лекота.
2. Проследяване на напредъка на работата
The Проследяване на напредъка на работата шаблонът ще ви помогне да организирате и управлявате вашата работа и проекти. Позволява ви да виждате всичките си задачи и проекти на едно място, което ви позволява да приоритизирате и да сте в крак с това, което трябва да се направи.
Можете да възлагате задачи на членовете на вашия екип и да проверявате напредъка им в реално време. Това също е полезно, за да прецените колко време обикновено отнема определена задача, така че можете да вземете това предвид при бъдещо планиране. Приложението също така улеснява категоризирането на задачи, определянето на приоритет и задаването на начална/крайна дата.
Някои от тези функции са подобни на най-добрите приложения за управление на задачи, и това е висока оценка за това, което по същество е просто приложение, подобно на електронна таблица на повърхността.
3. Проблеми с проследяването
Независимо дали работите сами или с екип, ще възникнат проблеми и въпроси по проекти. Това може да включва софтуерни грешки, технически проблеми, ревизии на дизайна и др. За щастие можете да използвате Проследяване на проблеми шаблон в Microsoft Lists за управление на всички проблеми, които възникват по време на проект.
Шаблонът включва подробности за всеки проблем, като неговия приоритет, статус и кой е отговорен за разрешаването му. Можете да използвате тази информация, за да гарантирате, че важните проблеми се решават бързо, като помагате на екипите да останат организирани и в крак с работата си. Той дори ви казва кога е докладван проблем, така че можете да се върнете към него за бъдещи справки.
4. Проследяване на новобранци
Ако вашата част от работата включва наемане, интервюиране и набиране на новобранци, добре сте наясно колко изтощително може да бъде цялото това изпитание. The Проследяване на набиране на персонал шаблон в Microsoft Lists улеснява управлението на процеса на наемане на нови служители.
Можете да следите спецификите на всеки кандидат, като длъжност, време за интервю, специалист по набиране на персонал и други. Този шаблон дори ви позволява да преглеждате LinkedIn профила на всеки кандидат и автобиография направо от приложението. Освен това улеснява наблюдението на напредъка на всеки кандидат през целия процес на наемане
5. Подобряване на работните процеси
Microsoft Lists също помага за изграждането на ефективен работен процес за продуктивни работни потоци. Това улеснява управлението на работата ви. Този инструмент ви помага да идентифицирате тесните места и неефективността в текущия си процес и да намерите начини да ги коригирате.
Въпреки че няма шаблон, зададен конкретно за това, комбинацията от шаблони за напредъка на работата, планировчика на съдържание и шаблоните за маршрута на събитието е полезна. Можете лесно да разберете кои задачи отнемат повече време, така че можете да разберете начини за рационализиране на процеса по време на фазата на планиране.
Всеки списък също така ви позволява да видите кои членове на екипа отнемат повече време, за да изпълнят определена задача, което ви позволява бързо да адресирате проблемите с производителността/ефективността с екипа.
6. Проследяване на разходите
Управлението на паричните потоци е от решаващо значение за финансовия успех, а следенето на вашите разходи е важно за всеки бизнес. За щастие има шаблон за това, наречен Проследяване на разходите в Microsoft Lists. Тя ви позволява да проследявате и контролирате всеки разход, който вашият бизнес прави.
Можете да въведете отделни разходи, като въведете сумата, датата и категорията на покупката или разхода. Категоризацията опростява този шаблон доста, като ви позволява бързо да сортирате и управлявате различни категории.
Той дори ви позволява да добавяте разписки, за да изчислявате паричния си поток месечно или годишно. Това работи подобно на Инструмент за проследяване на бюджета на Notion и помага при управлението на бюджетите на проекти.
7. Управление на активи
The Управител на активи шаблон в приложението ви позволява да следите всички устройства във вашата организация. Използвайки този шаблон, можете лесно да разберете кога устройствата са регистрирани и върнати. Можете да присвоите етикет на актив на всеки продукт и лесно да видите състоянието, модела, серийния номер и текущия собственик на всяко устройство.
Освен това, можете бързо да добавите снимка, дата на закупуване, цена на закупуване и номер на поръчка за всяко устройство, което е изтеглено или регистрирано в системата. Можете дори да добавите бележки, които ви разказват за състоянието на устройството за всеки актив.
Списъци на Microsoft: Силно подценен софтуер за управление на вашата работа
Може да се изненадате от това, което се предлага с Microsoft Lists. Ако вече сте абонирани за Microsoft 365, тогава използването на списъци трябва да е безпроблемно за вас. Освен това се сравнява добре с други приложения за производителност, като се има предвид, че шаблоните са наравно с някои от най-добрите шаблони на Notion.
Единственото нещо, което липсва на Microsoft Lists, е воденето на бележки. Въпреки че можете да създавате бележки в приложението, подходящ шаблон за това ще го превърне в едно от най-добрите приложения за продуктивност. Дори тогава количеството неща, които можете да правите с това приложение, е невероятно.