7 съвета за управление на задачите за подобряване на продуктивността ви

Вашите ежедневни задачи са в основата на вашия успех, представлявайки действията стъпка по стъпка, необходими за постигане на вашите лични и професионални цели. С други думи, вашият привидно безкраен списък със задачи е вашата пътна карта към победата, така че ефективното управление на тези задачи е жизненоважно.

Въпреки че може да побързате да използвате най-доброто приложение за производителност, за да организирате ежедневните си задачи, което не е лош ход, усъвършенстването на вашите умения за управление на задачи е по-устойчиво и ефективно в дългосрочен план. Тази статия ще обхване някои съвети за управление на задачите, за да подобрите производителността си.

1. Познайте своя хронотип

Нощен бухал ли си или ранобудно птиче? По-лесно ли ви е да се съсредоточите сутрин или късно вечер? Всички имаме естествена склонност да заспиваме и да бъдем бдителни през определени периоди от деня и нощта. И въпреки че популярната култура често празнува ранобудните като по-продуктивни, реалността е, че един размер не пасва на всички.

Това е причината познаването на вашия хронотип може да повиши вашата продуктивност, тъй като ви позволява да планирате задачите си, когато сте най-продуктивни. Следователно, създаване на персонализиран работен график въз основа на вашия хронотип ще ви улесни да останете в крак със задачите си и да постигнете върхова производителност.

Например, ако сте нощна сова, трябва да планирате да се справите с най-трудните си задачи в вечер, когато енергийните ви нива са най-високи, което ви поставя в най-добрата позиция за изпълнение на задачите ви време.

2. Създайте своя списък с приоритети

След като вече знаете кога сте най-продуктивни, е време да го направите приоритизирайте задачите в списъците си със задачи, като използвате матрицата на Айзенхауер. Тази система за управление на времето ви помага да приоритизирате задачите, като ги категоризирате в четири квадранта: спешно и важно, не спешно, а важно, спешно, но маловажно, а не спешно и маловажно задачи.

Организирането на вашите списъци със задачи въз основа на тези категории улеснява идентифицирането на кои задачи трябва да имат приоритет и кои могат да бъдат делегирани или отложени. По този начин можете да планирате най-важните и неотложни задачи, когато сте най-продуктивни, което ви дава най-добрия шанс да ги завършите навреме.

Например, като програмист, можете да планирате задачите си за кодиране, когато сте най-бдителни и да отговаряте на имейли, когато нивата на енергия са ниски.

3. „Изяж тази жаба!“

Eating That Frog е следващият съвет за управление на задачи, който ще ви помогне да увеличите производителността си! И не, не говорим за буквални жаби! Брайън Трейси популяризира тази фраза в едноименната си книга и тази ярка метафора описва справянето с най-предизвикателната задача първото нещо сутрин.

Това е един от най-добрите начини да победите отлагането, тъй като често може да се чувствате стресирани или претоварени, когато се сблъскате с най-предизвикателната задача. Като изядете първо тази най-голяма жаба, това чувство на страх ще се превърне в чувство за постижение, повишава самочувствието ви и ви дава мотивация и импулс да управлявате останалата част от вас задачи.

Можете да използвате Метод Eat That Frog с помощта на Todoist. Въпреки това, въпреки че се препоръчва да се справяте с най-трудните си задачи сутрин, най-доброто време може да е различно в зависимост от вашия хронотип, както вече обсъдихме. Все пак можете да използвате този метод, като планирате най-трудните си задачи, когато сте най-енергични и продуктивни.

4. Използвайте закона на Паркинсон във ваша полза

Отлагането е един от най-честите убийци на продуктивността, с който повечето хора се борят в даден момент. Една от основните причини често да отлагате задачи за последния момент е липсата на чувство за спешност или краен срок. Това е така, защото тези задачи могат да се разширят, за да запълнят времето, което имате на разположение за тях - Законът на Паркинсон.

Добрата новина е, че можете станете по-продуктивни, като използвате закона на Паркинсон във ваша полза. как? Първо, винаги разделяйте огромни или сложни проекти на по-малки задачи, за да изглеждат по-малко натоварващи и по-лесни за справяне.

След това задайте строг краен срок за всяка задача. Това създава усещане за неотложност, мотивира ви да завършите задачата преди крайния срок и намалява отлагането. Този хак ще ви помогне да управлявате задачите си по-ефективно и ще гарантира, че няма да изостанете в списъците си със задачи.

5. Практикувайте изпълнение на една задача

Мултитаскингът или по-точно превключването на контекста е един от онези навици, които изглеждат ефективни, но всъщност са много изтощителни и непродуктивни. Въпреки че огромният брой задачи в списъка ви със задачи може да ви направи изкушаващи да се опитвате да изпълнявате няколко задачи едновременно, имате само толкова много фокус и енергия, които можете да използвате за дадена задача.

Това увеличава вероятността да направите грешки, което води до загуба на време и усилия. От друга страна, овладяването на еднозадачността ще подобри вашата продуктивност, което ви позволява да посветите цялото си внимание на дадена задача до завършване. Това минимизира разсейването, помага ви да останете фокусирани и ви дава възможност да вършите най-добрата си работа.

Един от най-добрите начини да практикувате еднозадачна работа е да зададете фиксирано време, за да се съсредоточите върху дадена задача и след това да си направите почивка. Тази техника за управление на времето се нарича методът Pomodoro и е ефективен начин да извлечете максимума от времето си.

6. Автоматизирайте ежедневните задачи

И така, какво се случва с онези задачи с ниска стойност, които не са стигнали до върха на списъка ви с приоритети? Помислете за задачи като насрочване на срещи или вземане на минути по време на конферентни разговори – обзалагаме се, че все още трябва да ги изпълнявате, нали?

Най-добрият начин да управлявате тези задачи е да ги автоматизирате. За щастие, има няколко приложения, които можете да използвате за автоматизиране на обикновени задачи, като IFTTT или Zapier. Това ще освободи време и енергия за по-ценни и чувствителни към времето задачи и ще ви помогне да станете по-продуктивни.

7. Използвайте правилния софтуер за управление на задачи

Добре е да използвате всички съвети за управление на задачите, споменати по-горе, но все пак може да ви е трудно да останете продуктивни без правилния софтуер, който да ви помогне да управлявате задачите си. Имайки предвид множеството инструменти за управление на задачите, обещаващи да ви превърнат в мощна производителност за една нощ, изборът на правилната опция може да бъде обезсърчителен.

И така, как можете изберете правилния онлайн инструмент за управление на задачи? Първото нещо, което трябва да направите, е да оцените вашите нужди. Това зависи от вашата професия, стил на работа и предпочитания, размер на екипа и др. Оценяването на вашите нужди прави много по-лесно сравняването на различни инструменти за управление на задачи, за да намерите най-добрия вариант за вас.

Свършете повече за по-малко време с тези съвети

Подобряването на уменията ви за управление на задачи е ключът към издигането на производителността ви на следващото ниво. Независимо дали сте ръководител на проекти или студент, използването на правилните техники за управление на задачи ще ви помогне да постигнете повече за по-малко време. Като включите тези съвети за управление на задачи в ежедневието си, можете да сте сигурни, че сте отметнали всички елементи в списъка си със задачи.