Как да използвате ChatGPT за писане на трудни имейли на работа

Трудните имейли са неизбежни в даден момент от кариерата ви. Независимо дали казвате „не“ на поемането на допълнителни проекти или искате почивка, може да предизвика безпокойство да напишете имейла и след това да намерите смелостта да натиснете „Изпрати“.

Известно е, че ChatGPT помага на хората да пишат мотивационни писма и автобиографии, така че може да се чудите дали може да помогне и на вас да пишете трудни имейли. Ако предоставите на AI адекватна информация, можете да получите съдържание, което да използвате като основа за вашия имейл. ChatGPT може да ви помогне да се съсредоточите върху съобщението без никакви емоции, които изпитвате.

Стъпка 1: Отворете ChatGPT

Готови сте да започнете, ако вече имате акаунт в ChatGPT. Ако сте нов в ChatGPT, можете да създадете акаунт, като използвате своя имейл или акаунт в Google. Ако се регистрирате за нов акаунт, трябва да имате мобилния си телефон наблизо, тъй като платформата ще ви изпрати код за потвърждение, за да започнете.

Стъпка 2: Представете себе си и ролята си в организацията

Преди да поискате от ChatGPT да напише имейли, свързани с работа, трябва да представите себе си, работата си и отговорностите си към платформата. ChatGPT ще използва предоставената от вас информация, за да създаде имейлите, които предлага.

Когато изпратите въведението си, платформата ще отговори, като ви уведоми жизненоважната информация, която е получила от вашето въведение. Ако за първи път работите с платформата, ще оцените положителната обратна връзка, която ви дава, когато се представяте.

Ето едно примерно въведение:

Ето отговора на ChatGPT:

Стъпка 3: Подканете ChatGPT да напише имейла, който искате

След като уведомите ChatGPT за вашата работа и за кого работите, той е готов да създаде предизвикателните имейли, за чието писане се нуждаете от помощ. Ще бъдете приятно изненадани колко бързо AI създава имейли, с които можете да работите.

Имейл за оставка

Независимо дали сте развълнувани от следващия етап в кариерата си или напускате, защото ви е писнало от текущите ви обстоятелства, писането на имейл за напускане може да бъде трудно. Не искате да изгаряте никакви мостове, така че искате да си тръгнете положително.

Не забравяйте, че може да имате нужда от препоръки в бъдеще и искате да сте уверени, когато предоставяте имената на хората, с които сте работили. Вашето писмо за напускане не е моментът да се изказвате за управлението, правилата за отпуск или да се оплаквате от колегите си; това е да уведомите вашия работодател.

По-горе ще видите писмо за напускане, генерирано от ChatGPT, което се сбогува и уведомява ръководството, че ще работите с тях, за да направите прехода възможно най-плавен. Искате ли да напуснете работата си? Тук са някои финансови съображения, за които да се подготвите.

Изпратете имейл, за да уведомите ръководителя си, че няма да спазите крайния срок

Ако имате затруднения със спазването на краен срок, най-добре е да информирате своя ръководител или мениджър възможно най-скоро. Когато ръководството е наясно, че не можете да спазите крайния срок, може да е в състояние да направи корекции, които да ви позволят да спазите крайния срок.

Когато други хора или следващата стъпка зависи от спазването на крайния срок, всичко може да спре, докато задачата ви не бъде завършена. Да уведомите хората, които разчитат на вас, че няма да спазите крайния срок по-рано или по-късно, може да ви помогне да запазите отношенията си с ръководството и вашия екип.

Имейл за заявка за спешно напускане

Вече се чувствате стресирани от ситуацията, довела до необходимостта от молбата за отпуск, и фокусирането върху писането на имейл е последното нещо, за което мислите. За да се справите с вашия спешен случай, трябва да напишете имейл до вашия мениджър или ръководител с искане за отпуск.

Дори ако вече сте обсъдили отпуска с вашия мениджър, може да се наложи да им изпратите нещо писмено. Бъдете реалисти по отношение на това колко време ви е необходимо и задайте разумни очаквания на вашия работодател относно това кога очаквате да се върнете на работа.

Тъй като има вероятност това да е заявка в последния момент, може да искате да посочите как можете да се свържете с вас, ако планирате да сте извън града. Можете също така да уверите вашия мениджър или ръководител, че ще проверявате имейлите и гласовата си поща редовно, за да сте в крак с отговорностите си.

Имейл, за да кажете „Не“ на проект

Въпреки че може да искате да отговорите на молба да поемете друг проект с “шегуваш ли се?”, може би е по-добре, ако отговорите тактично. Трябва да изпратите имейла бързо, особено ако сте склонни да казвате „да“ на всичко.

Ако чакате твърде дълго, за да изпратите имейла, може да откриете причини, които да ви убедят да кажете „да“, дори когато интуицията ви казва, че това не е добра идея и вече имате много в чинията си. Трябва да сте сигурни, че имейлът няма да изглежда така, сякаш просто не искате да вършите работата.

Променете имейла, генериран от ChatGPT, за да съответства на политиките на организацията и да отговаря на лицето, което е направило заявката. Имейл до вашия ръководител ще бъде по-формален от имейл до колега. Ако трябва да работите върху това, може да ви е интересно да научите как учтиво да казваш „не“ на работа.

Изпратете имейл, за да получите яснота относно организационните приоритети

Понякога можем да бъдем затрупани със задълженията си и да не знаем откъде да започнем. Вместо да се опитвате да го разберете независимо, най-продуктивното нещо, което можете да направите, е да попитате вашия мениджър или ръководител върху какво искат да се съсредоточите.

Да поискаме помощ може да бъде страшно, тъй като не искаме да изглеждаме така, сякаш не знаем какво правим. По-добре е да попитате лидерството, отколкото да предполагате. Може да мислите, че нещо трябва да бъде приоритет, но това може да не е критично за организацията.

Вместо да си губите времето за проект, който не е приоритет за организацията, най-добре е да потърсите потвърждение. Ако имате нужда от помощ при приоритизирането, може да се интересувате най-добрите приложения, които можете да използвате за приоритизиране на задачите по време на работа.

Стъпка 4: Прегледайте и редактирайте имейлите, които ChatGPT създава

След като ChatGPT създаде имейл с помощта на вашата подкана, трябва да го прегледате и да направите необходимите редакции. Някои от нещата, споменати в черновата, може да не се отнасят за вас и AI може да пропусне критична информация, която искате да включите.

Стъпка 5: Изпратете имейла

Това е може би най-предизвикателната част от писането на труден имейл. Спрете да се притеснявате за реакцията и го изпратете! Преди да натиснете изпращане, може да искате да научите грешки, които правят бизнес имейла да изглежда непрофесионален.

Трудните имейли трябва да бъдат изпратени

Изпращането на имейли с негативен характер може да бъде предизвикателство, но трябва да се направи. Избягването на сложни теми може да причини повече проблеми, отколкото да ги създаде. Въпреки че съставянето на труден имейл може да предизвика безпокойство, ще се почувствате по-добре, след като натиснете „Изпрати“.

Вашият мениджър или ръководител може да не е доволен от съобщението, но те ще оценят да им кажете какво се случва с достатъчно известие. Справянето с конфликт може да не е любимото ви нещо, но е важно да го управлявате ефективно. Управлението на конфликти е основно умение, което трябва да научите професионално и лично.