Защо имате нужда от план за продуктивност и как да създадете такъв

Културата на блъскането ни кара всички да мислим, че трябва да вложим всяка последна секунда в работа, ако искаме да постигнем финансовите си цели (или самоусъвършенстване). Не само е вредно за психическото и физическото ни здраве, но е и контрапродуктивно.

Когато единственото нещо, за което мислите, е да „свършите повече“, често ви липсват ефективност и точност. Въпреки че отделяте повече часове, не свършите толкова много работа. Това е, защото не планирате.

Всички сме наясно с важността на планирането за успеха на всеки проект, но когато става въпрос за производителност, ние се захващаме веднага с него, без много да мислим. Точно затова често се проваляме в целите си за продуктивност.

Какво е план за производителност и защо е важно да имате такъв?

Въпреки че терминът „план за производителност“ се обяснява сам по себе си, жизненоважно е да му дадете ясна и кратка дефиниция, за да знаете какво точно включва терминът:

Планът за производителност очертава вашите цели (както краткосрочни, така и дългосрочни) и ги планира стратегически през вашите дни, седмици или месеци, за да увеличите производителността си, като същевременно се справите с основните пречки производителност.

Чудили ли сте се някога защо гледането на видеоклипове в YouTube за хакове за производителност късно през нощта или четенето на статии за подобряване на вашата производителност не са били ползотворни? Не е защото всички тези статии и видеоклипове предоставят грешни съвети и стратегии.

Всички имаме различни нагласи, цели и проблеми; всеки от нас има различен стил на работа и идва от различен произход. Тези интернет статии и видеоклипове са обобщени и не разглеждат нашия уникален набор от проблеми и пречки пред производителността.

С подходящ план за производителност на ваше разположение, няма да се налага да скачате сляпо от една задача към друга. Ще имате подходяща пътна карта за деня (седмицата или месеца), което ще ви направи по-фокусирани върху целите ви и по-малко вероятно да се разсейвате. Планирането на производителността ви дава усещане за контрол, което ви прави по-малко вероятно да се чувствате претоварени или стресирани.

Как да създадете план за производителност

Планирането на производителността не е ракетна наука. Всичко, от което се нуждаете, е да имате правилната нагласа, да запомните целите си и да тръгнете с отворен ум. Трябва да изхвърлите през прозореца всички догми за производителността на „събуждане в 4 сутринта“ или „вземане на студен душ“ и да видите какво работи за вас.

Тъй като планът за производителност е уникален за вашите цели, темперамент и начин на мислене, няма строги указания как да направите такъв. Въпреки това, следните стъпки предоставят гъвкава пътна карта на процеса, която можете да използвате:

1. Задайте SMART цели

Безцелното ходене няма да ви отведе до никъде. Наличието на запис на вашите цели и задачи улеснява преминаването от една задача към друга. Ето защо е важно да си поставите SMART цели, тъй като те ви помагат да проследявате напредъка, подобряват мотивацията и увеличават производителността.

След като поставите целите си на хартия, помислете за всичко, което трябва да направите, за да ги постигнете. Това може да включва задачи относно вашата работа или бизнес цели, навици за самоусъвършенстване, лични проекти или ежедневни отговорности. Започнете с всичко, което ви хрумне, без значение колко тривиално изглежда, и ги групирайте под подходящи цели.

2. Следете времето

Проследявайте как прекарвате времето си през целия ден, за да получите представа за средния си ден. Колко продуктивни часа управлявате на ден? Какви дейности отнемат по-голямата част от времето ви? Направете това в продължение на няколко дни и ще се изненадате колко време отивате в разсейване или тривиални дейности като проверка на имейлите ви или емисии в социалните медии.

Можете да използвате TimeCamp, за да следите автоматично времето си на компютъра. Всичко, от което се нуждаете, е да се регистрирате на уебсайта им и да изтеглите компютърното приложение и то ще започне да следи времето ви.

3. Анализирайте своя график и отбележете предизвикателствата, пред които сте изправени в момента

След като проследите времето си за няколко дни, ще имате достатъчно данни, за да съберете ценна информация. Ако сте използвали TimeCamp, влезте в неговия дневник на времето и ще имате подробна сметка за вашите дни.

Докато анализирате дневника на времето си, задайте си следните въпроси:

• Колко часа на ден работите?
• Колко време отива в социалните медии?
• Какви дейности отнемат най-много от времето ви?
• Колко време ви отне да изпълните определена задача?

Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да забележите пречките, които ви пречат да станете по-продуктивни. След като знаете проблемите, можете да започнете да мислите за техните решения.

Освен обичайните разсейвания като социалните медии, трябва да отбележите други, на пръв поглед неуместни неща, които може да ви попречат да станете по-продуктивни. Запитайте се:

• Трудно ли ви е да работите късно следобед?
• Чувствате ли се летаргични през повечето време?
• Не спиш ли добре?

Докато отбелязвате предизвикателствата, трябва да останете верни на себе си. Опитайте се да не си казвате извинения за непродуктивното си поведение.

4. Създайте и следвайте график

Използвайки прозренията от вашия анализ, създайте график, като същевременно вземете предвид целите си. Въпреки че Google Calendar е страхотен за планиране, ако не работи, помислете дали да го използвате безплатни алтернативи на Google Календар, за да планирате деня си.

В зависимост от вашите цели и часове на пикова производителност, задайте подходящи дневни или седмични часове за работа, фитнес, свободно време, семейство или лични проекти. Няма правилно или грешно; всичко зависи от вашите цели и лични предпочитания.

Например, ако искате да започнете нов бизнес, трябва да отделите няколко часа седмично, за да работите върху бизнеса си. Но ако целта ви е да получите страхотно лятно тяло, намалете времето, прекарано на телефона си, и планирайте повече седмични сесии във фитнеса.

Независимо какви са вашите цели, важно е да поддържате реалистичен график. Не искате да планирате всяка последна секунда от деня. Вашият график трябва да е достатъчно гъвкав, за да поеме внезапни планове. И не забравяйте да включите заслужените почивки. Целта не е да останете заети, а да увеличите производителността.

5. Намерете своята идеална стратегия за продуктивност и се придържайте към нея

Производителността не идва естествено за повечето от нас. Използването на изпитани и тествани методи обаче може да улесни процеса. Ето няколко стратегии за продуктивност, които можете да използвате в графика си:

Методът на Айви Лий

Методът на Айви Лий е проста, но ефективна стратегия, която да включите в графика си. Направете списък от 6 задачи, които трябва да изпълнявате всеки ден. Подредете ги по важност и започнете с най-важната задача. Целта е да завършите една задача наведнъж.

След като приключите с първата задача, преминете към следващата, след това към следващата, докато не приключите със списъка си. Ако не можете да изпълните всичките шест задачи, просто ги преместете за следващия ден.

Ако искате да научите повече, ето подробно ръководство за как да използвате метода на Айви Лий за производителност без стрес.

Принципът на Парето

Принципът на Парето, известен също като правилото 80/20, е известна стратегия за продуктивност, която набляга на фокусирането върху най-важните задачи. Според принципа на Парето 20% от (най-важните) задачи дават 80% от резултатите.

Използвайте правилото 80/20, за да приоритизирате задачите си, като същевременно се фокусирате върху желаните резултати. Идентифицирайте ключовите задачи, които ще дадат най-много от тези резултати, и се съсредоточете първо върху изпълнението на тези задачи.

Техниката Pomodoro

Увеличете производителността си с метода Pomodoro като се съсредоточите върху една задача за 25 минути и след това направите кратка почивка. Методът Pomodoro е идеален за изпълнение на големи, обезсърчаващи задачи. Става много по-лесно да се ангажирате и завършите, когато разделите задачата на няколко по-малки задачи (които можете да изпълните за 25 минути).

6. Анализирайте отново ефективността си и експериментирайте

Планирането на производителността не е еднократно нещо. Вашият първи план за производителност може да не е толкова подробен или ефективен, колкото се надявате. Ето защо е важно да преглеждате седмичния и месечния си напредък.

Вижте колко добре работи вашият план за продуктивност. Идентифицирайте всички пречки, които може да сте пропуснали, и коригирайте плана си, за да се справите с тях. Ако определена стратегия не дава резултати, опитайте друга и отбележете резултатите.

Увеличете производителността си с план за производителност

Ако съветите за производителност в интернет не работят, време е да създадете персонализиран план за производителност. Вашият план трябва да адресира всички препятствия, които ви пречат да достигнете максималния си потенциал. Когато създавате плана, не забравяйте да планирате задачите си с висок приоритет, за да използвате часовете си с пикова производителност.

Въпреки че планът за продуктивност със сигурност ще помогне, важно е да го следвате докрай. Това означава създаване на работна среда без разсейване, включително вашия телефон. Но ако е важно да държите смартфона си близо, трябва да следвате добрите навици за смартфон.