Функцията OFFSET на Microsoft Excel е изключително мощен и многофункционален инструмент. Поради своята сложност и броя на подобни функции обаче, за съжаление често се използва недостатъчно.
Сравнително простата функция може да спести време и разочарование на авторите на Excel. Той опростява извличането на точни точки от данни от добре организиран основен набор от данни. Той също така позволява лесно създаване на много подробни отчети, интерактивни визуализации и сложни табла за управление.
1. Създаване на набори от данни с променлив размер
Една от най-честите употреби на функцията OFFSET на Excel е улавянето на набори от данни с променлив размер. Като се има предвид голям набор от данни, човек може да пожелае да разгледа само малка част от данните във всеки даден момент.
Например, като се има предвид автоматизиран отчет за общите продажби за служителите всеки ден, може да се наложи да изтеглите общите суми за дадена седмица или седмици.
Написването на различна функция SUM за всяка сума може да се направи доста лесно. Въпреки това функцията OFFSET може да бъде много по-бърза за лесна употреба и повторна употреба.
Първо въведете деня от месеца, с който искаме да започнем, в клетка B6. След това въвеждаме колко дни искаме да изпълним отчета в B7. След това можем да използваме a проста функция SUM и Функция AVERAGE за да получите повече данни за всеки служител през избрания период от време:
=SUM(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=СРЕДНО(ОТМЕСТ(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Коригирането на началната дата или продължителността на времето е толкова просто, колкото коригирането на една клетка, което може да направи изтеглянето на набори от данни с променлив размер много по-лесно.
2. Разрешаване на генериране на персонализирани отчети
Използването на методи, подобни на тези по-горе, прави разработването на пълен отчет с променлива настройка относително лесно. Можете да накарате първия аргумент във функцията OFFSET да препраща към друг лист. Това ви позволява да запазите отделно въвеждане на данни и отчитане.
Това ще направи възможно изтеглянето на избрани срезове с данни от един лист в друг. Освен това ви позволява да показвате само информацията, свързана с текущия ви отчет. Настройването на отчет, показващ дневни суми, използвайки същите данни от преди, е доста лесно. Можете да направите това, без да изтегляте данните за неподходящи дни.
Следната функция за отместване, поставена в клетка B5, ще изтегли броя дни, посочени в B2. Започва в седмицата, посочена в B1, като показва само данни за съответния период:
=ОТМЕСТ(Лист1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Възможно е да се ограничат записите в B1 и B2 и създаване на падащи менюта в Excel с броя на наличните седмици, използвайки валидиране на данни.
3. Пагинация на електронната таблица
Функцията OFFSET може също да постигне просто страниране на електронни таблици, задача, която обикновено се свързва с с помощта на раздела Разработчик на Excel. Това може да направи работата с големи набори от данни по-проста и много по-ефективна.
Когато работите с електронна таблица с 30 000 реда данни, ще бъде трудно да прегледате целия набор от данни наведнъж. Създаването на падащо меню, което приема диапазон от числа от 1 до 300, ни позволява бързо да разделим данните на страници от по 100 резултата всяка.
Функцията OFFSET винаги ще има своята котва, зададена в горната лява клетка на данните. Вторият аргумент обаче е вертикалното отместване. Това ще бъде равно на избрания номер на страница минус едно по 100. Хоризонталното отместване, третият аргумент, може да бъде зададено на 0.
Четвъртият аргумент е зададен на 100, а петият аргумент на броя на колоните в набора от данни. Този метод улеснява разделянето на изключително големи части от данни на много по-управляеми части.
Ето пример за пагиниран набор от данни. Данните включват 500 проби от информация, записана от набор от сензори на единия лист, и отчет с страници на другия.
Отчетът използва валидиране на данни в клетка B1, за да създаде падащо меню със страниците в него. Следният израз в клетка A3 създава тялото на отчета:
=ОТМЕСТ(Лист1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Срязване на данни за графики
Можем да добавим графика към отчета за продажбите, който създадохме, преди да използваме функцията OFFSET. Графиката може да извлича променлива информация въз основа на данните, избрани в двете падащи менюта в горната част на листа.
Когато променяте стойностите в горната част на листа, графиката автоматично ще се промени, за да отрази избраните седмици, като дава бърза визуална справка на всеки, който преглежда отчета.
Комбинирането на диаграми и графики с функцията за отместване прави визуализирането на сложни и променящи се данни много по-лесно. Той също така позволява генерирането на прости табла за управление в Excel.
5. Извличане на информация по отмествания на дата
Търсенето на конкретна информация въз основа на времеви отпечатъци не е необичайно, когато говорим за отчетни данни или данни, извлечени от автоматизирани времеви процеси. Когато разглеждаме единичен период, използването на условни функции като IF или IFS за извличане само на необходимите данни не е трудно. Ако трябва да изтеглите данни въз основа на диапазон от дни или часове, е твърде лесно да попаднете в масивно вложено условно.
Използвайки комбинация от COUNTIF и OFFSET, извличането на данни от диапазон от часове или дни е доста лесно. Използвайте една клетка, за да представите начален ден. След това използвайте друга клетка, за да представите продължителността на времето, от което искате да изтеглите.
Във функцията OFFSET височината или ширината, в зависимост от оформлението на вашите данни, могат да бъдат зададени на стойност с помощта на функцията COUNTIF в Excel. Това ви позволява да определите колко записа са в заявения диапазон и да изтеглите само свързаните данни.
В този пример имаме набор от данни, съдържащ записи за няколко години. Можем да използваме датата, въведена в клетка B1, и следната функция, за да изтеглим само записи, възникнали след тази дата:
=OFFSET(Лист1!U2, COUNTIF(Лист1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Лист1!V2:V501, " & B1), 1)Това добавя значителна полезност към отчета, като ви позволява да филтрирате стойности, които са дошли преди или след определена дата. Ако вместо това използвате функцията COUNTIFS, можете дори да добавите крайна дата, давайки на крайния потребител повече променливост.
6. В комбинация с COUNTIF
В допълнение към разширяването на времевите диапазони, функцията COUNTIF служи добре за извличане на конкретни части от всички видове добре подредени данни с функцията OFFSET на Excel. Възможно е да зададете аргументите за височина и ширина на функцията OFFSET с помощта на COUNTIF. Освен това можете лесно да променяте всякакви цифрови данни с регулируема стойност от някъде на вашия лист.
Ако имате списък с транзакции от ден, подреден по сумата на транзакциите, можете да използвате тази техника, за да изтеглите всяка транзакция над определена сума. Това може да се постигне с помощта на проста функция OFFSET като следната:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Едно от най-важните неща, които трябва да имате предвид в тази функция, е предпоследният аргумент, COUNTIF(B2:B22, "
Друго важно съображение за онези, които искат да използват OFFSET по този начин, е, че ще работи само в случай, че данните, с които работите, са добре подредени. Неподредените данни няма да върнат резултатите, които търсите. За щастие, Excel включва и набор от инструменти за автоматично сортиране, за да подредите данните си.
Можете да използвате това, за да извършвате действия от променливо нарязване на продукти въз основа на цена до изтегляне само на операции, изпълнявани определен брой пъти. Възможността да контролирате точното количество изтеглени данни дава фин контрол върху точната извадка от данни, които изтегляте от вашите електронни таблици. Това позволява създаването на различни подробни, интерактивни отчети.
Ето за какво всъщност е полезна функцията OFFSET
В крайна сметка функцията OFFSET позволява на потребителите да изтеглят информация от своите електронни таблици с висока точност. Това спестява време и позволява на потребителите да извършват повече операции с по-малко функции.
Той опростява извличането на точните данни, от които се нуждаете, без да прибягвате до вложени условия. Освен това спестява време и усилия на потребителите при създаване на персонализирани отчети, табла за управление и други в Excel.
