Notion се превърна в любимец на феновете както за професионална, така и за лична употреба и има основателни причини. Той идва в комплект с безброй функции, които са полезни за различни неща, от създаване на прости списъци със задачи до проследяване на стотици данни.
Сред тези изящни функции са простата таблица и табличната база данни, които по същество показват данните в таблична форма. Въпреки че изглеждат сходни на външен вид, те всъщност са свят един от друг. Нека разгледаме разликите между тези инструменти и кога можете да използвате всеки от тях.
Какво е понятие проста таблица?
Простата таблица в Notion е основен начин за организиране на данни в табличен вид. Тук по същество работите с редове и колони точно както бихте направили с обикновена електронна таблица. Можете да пренаредите редовете и колоните, да добавите нови, да коригирате ширината на колоната и да превърнете първия ред/колона в заглавка с удебелен текст и различен цвят на фона.
Ако смятате, че таблицата изглежда твърде проста за вашия вкус, можете също да форматирате текста в клетките, като използвате наличните опции (цвят на текста и фон, удебелен шрифт, курсив, подчертаване, зачертаване, код и уравнение). Можете дори да добавяте емотикони и символи в клетките. Други полезни неща, които можете да добавите към клетка, включват връзка към страница, дата, човек и напомняне.
За съжаление, това се отнася до простите таблици. Не можете да сортирате данните по смислен начин или да вмъкнете формули в клетките, за да изчислите съдържанието на конкретни редове или колони. Освен това няма друг тип данни, които можете да използвате в клетките, като квадратчета за отметка и проценти.
Въпреки това, въпреки че една проста таблица не предлага много функционалност, тя все още е доста удобна, особено когато всичко, което наистина искате да направите, е да покажете статични данни по по-организиран начин.
Какво е база данни с таблица с понятия?
Табличната база данни в Notion изглежда малко като проста таблица. Имате редове и колони, в които да поставите вашите данни, и можете да добавите толкова редове и колони, колкото желаете. Въпреки това, за разлика от обикновените таблици, базите данни с таблици идват с много повече функции.
От една страна, табличната база данни е гъвкава, когато става въпрос за нейното съдържание. Не сте ограничени до обикновен текст, дати, напомняния, връзки към страници и хора. Вие сте много свободни да добавяте други свойства към клетка, като числа, квадратчета за отметка, имейли, URL адреси, телефони и дори файлове.
Има и по-разширени свойства като формули, които изчисляват съдържанието на конкретни клетки, релации които свързват база данни с друга база данни и събиране, което е по-усъвършенстван тип изчисление в рамките на база данни.
Табличната база данни също може да промени формата си. Ако смятате, че вашите данни могат да бъдат подредени по по-добър начин, различен от таблица, можете лесно да ги промените в дъска, времева линия, галерия, списък или календар. Изгледът на таблото е подобен на дъска Kanban, тъй като организира вашите данни по статус.
Изгледът на времевата линия, от друга страна, изглежда като диаграма на Гант, която представя графици на задачи. Изгледът на календара също показва графици на задачите, но вместо времева линия показва цял месец. Списъкът и галерията са точно това, което подсказват имената им: изгледът на списък представя данните в списък, докато изгледът на галерията представя данните като галерия от снимки.
Има и други разширени функции на базата данни на Notion можете да проверите, като филтри, сортиране и свързана база данни.
Кога да използвате понятие проста таблица
Една проста таблица се използва най-добре, когато работите със статични данни, които не се нуждаят от специална обработка (напр. изчисления и релации). Да кажем, че имате нужда от спретнато и организирано представяне на вашите данни без сложните бутони и инструменти на база данни. Простите таблици могат да свършат работа добре.
Те също са много удобни за начинаещи. Ако сте нов в Notion, вероятно ще се почувствате уплашени от звънците и свирките на базите данни. Вместо да се затрупвате с непознатото Терминология на понятията в базите данни можете просто да преминете към прости таблици и да си проправите път към базите данни.
Примерни случаи на употреба за прости таблици на Notion
За да ви дадем по-добра представа къде можете да използвате прости таблици, ето няколко примера:
- Разпределение на стаята
- Учебна програма
- Списък с хранителни стоки с количества
- Сесия за мозъчна атака
- Определение на термините
- Сравнение
- Доклад на класа
- История на ревизиите
Кога да използвате база данни с таблица с понятия
Табличната база данни може да бъде полезна в ситуации, когато имате нужда от повече от просто представяне на основни данни. Тъй като ще използвате данните, вместо просто да ги показвате, имате нужда от повече функционалности на ваше разположение. Това е мястото, където табличните бази данни влизат в картината.
Те са особено полезни за улавяне на информация с повтарящи се, категорични компоненти. Един пример е директория на служителите, където вероятно ще въведете едни и същи данни за местоположение, роля и отдел повече от веднъж. Вместо да се налага да въвеждате елемента отново и отново, можете просто да използвате свойството Select на табличната база данни.
Тези допълнителни свойства също могат да ви помогнат да разберете по-добре данните или да ги покажете по-ясно. Например, можете да сортирате служителите по местоположение или да ги филтрирате по роля. Ако сте използвали проста таблица за това, ще трябва ръчно да проверите местоположението и ролята и да пренаредите съответно данните.
Примерни случаи на употреба за база данни на Notion Table
Табличните бази данни също се препоръчват за управление на проекти и задачи, създаване на дневници с куршуми и дори изграждане на прости CRM в Notion. Други забележителни случаи на използване на таблични бази данни включват следното:
- Хранилище
- Пътна карта
- Проследяване на бюджета
- Контакт мениджър
- Бележка от срещата
- Проследяване на цели
- Съдържателен календар
- Планировчик на пътуване
По-добра организация на данните с простата таблица и база данни на Notion
Въпреки очевидните им различия, простите таблици и базите данни с таблици по същество имат една цел: да организират данните по начин, който е най-разбираем за потребителя или читателя. Ще попаднете на ситуации, в които проста таблица може да работи добре, но ще има случаи, особено в офис среда, когато имате нужда от бази данни с таблици.
За ваше щастие, Notion улеснява работата и с двете, а най-добрата част е, че можете лесно да преобразувате едното в друго (трансформирайте проста таблица в база данни с таблици и обратно). По този начин няма да се налага да се притеснявате, че ще започнете с грешен инструмент, тъй като можете лесно да го превърнете в другия само с няколко кликвания.