Как да използваме Notion за хибридна работа: Най-доброто ръководство

Хибридната работа стана по-популярна с увеличаването на проникването на интернет в световен мащаб. И след около две години работа от вкъщи по време на пандемията от COVID-19, много работодатели са приели споразумения, които позволяват на служителите да работят извън офиса поне част от времето.

Въпреки предимствата, свързани с хибридната работа, можете да понесете спад в производителността, ако не разполагате с подходящите системи. За щастие, приложения като Notion улесниха от всякога сътрудничеството с вашия екип, когато не всички сте в офиса едновременно.

В тази статия ще научите повече за това как можете да използвате Notion за хибридна работа. Освен това ще предоставим инструкции стъпка по стъпка, за да ви помогнем да приложите тези съвети по-бързо.

1. Добавяне на потребители към работни пространства

Кога работа в хибридна среда

, което улеснява сътрудничеството помежду им на членовете на екипа, трябва да бъде ваш основен приоритет. В Notion това е доста просто; дори ако имате само безплатен план, пак можете да добавяте други потребители към вашите работни пространства.

Броят потребители, които можете да добавите към вашето работно пространство, ще зависи от абонамента, който имате. Ако използвате безплатен план, можете да добавите до 10 души; това трябва да е повече от достатъчно, ако работите като агенция или друг вид малък бизнес.

Ще имате много по-висок лимит, ако получите платена версия на Notion. Версията Plus ви позволява да добавите до 100 души към едно работно пространство и този брой се увеличава до 250 с бизнес плана. Ако имате Notion Enterprise, можете да обсъдите ограниченията си с търговския екип на Notion.

Независимо кой план използвате, процесът за добавяне на потребители към вашите работни пространства на Notion е един и същ.

1. Отидете на Настройки и членове > Членове. Когато сте там, ще видите извикан син бутон Добавете членове.
2. Въведете имейл адреса на лицето, което искате да поканите във вашето работно пространство на Notion. Ако имате Notion Plus или по-нова версия, можете също да разширите падащото меню, за да определите дали поканеният е собственик или член на работното пространство.
3. Когато сте готови да добавите потребител към вашето работно пространство, изберете Покани.

Можете също да поканите хора, като отидете на Членове раздел и копиране на връзка за изпращане до всички.

2. Категоризиране на различни проекти

Когато използвате Notion за хибридна работа, поддържането на вашите проекти организирани е добра идея. Можете да категоризирате задачите си по няколко начина. Ще ви покажем две опции за това по-долу.

Създаване на допълнителни работни пространства

Notion ви позволява да имате до 10 работни пространства, ако имате безплатен план. Както при добавяне на потребители към тези пространства, вашите ограничения са по-високи, ако закупите платен абонамент. Така или иначе ще следвате същия процес за създаване на нови работни пространства в приложението.

1. В горната част на лявата лента с инструменти щракнете върху текущото си работно пространство. Когато се появи падащото меню, изберете иконата с три точки. 2. След като изберете иконата, спомената по-горе, ще видите извикана опция Присъединете се или създайте работно пространство. Кликнете върху това. 3. Notion ще ви попита за какво искате да използвате работното си пространство. Изберете това, което отговаря най-добре на вашите нужди и изберете продължи. В този случай ще изберем За моя екип докато обсъждаме хибридна работа. 4. След това ще трябва да наименувате работното си пространство. След като направите това, натиснете продължи бутон отново. 5. След това Notion ще ви даде възможност да споделите новото си работно пространство с други. Въведете техните имейл адреси или копирайте връзката, ако искате да направите това. След като персонализирате всичко, изберете Отведете ме до Notionи ще можете да използвате новото си работно пространство.

Създаване на страници в страниците

Друг начин, по който можете да категоризирате проектите си, е като създавате страници в страниците. За да създадете нова шаблонна страница в Notion, изберете + бутон в лявата лента с инструменти.

На тази страница можете да създадете друга страница, като докоснете / и избиране Страница. След като направите това, можете да персонализирате всичко, както смятате за необходимо.

3. Проследяване на важни задачи

Софтуер за управление на проекти е отличен начин да развиете бизнеса си и вие също ще искате да използвате тези видове решения, ако сте служител или на свободна практика. Когато използвате Notion за хибридна работа, имате множество опции за проследяване на важни задачи.

Notion има няколко шаблона, които можете да използвате, за да следвате по-отблизо вашите проекти. Ще намерите диаграми на Гант, страници за управление на задачи и проекти и няколко други опции. Много от тях са безплатни за използване и можете лесно да дублирате любимите си шаблони във вашето работно пространство на Notion. Да го направя:

1. Отидете на notion.so/templates и изберете шаблон, който да използвате вие ​​и вашият екип.
2. Под Дублирана информация, изберете работното пространство, в което искате да го използвате, и щракнете върху него Дублиран шаблон. След това ще можете веднага да персонализирате всичко за вашите нужди.

4. Предоставяне на резюмета за вашите срещи

Ако не работите на същото място като членовете на вашия екип, знанието докъде са напреднали другите по проектите, по които работите заедно, може да се окаже предизвикателство. Въпреки че трябва да се опитате да ограничите броя на срещите, които имате, чекирането от време на време е добра идея.

По време на срещата си струва да посочите някой, който да си води бележки. Можете да направите това, когато настройване на Google Календар за хибридна работа както и ако искате да добавите това приложение към вашата система за продуктивност.

След като приключите срещата си, можете лесно да създавате резюмета на вашите срещи използвайки Notion AI. За да направите това, натиснете интервала и изберете Обобщете когато се появи Notion AI. След това инструментът ще работи за предоставяне на бързо резюме на вашата страница.

5. Правим вашите най-важни страници по-достъпни

Notion ви позволява да направите най-важните си страници по-достъпни чрез плъзгане и пускане на реда им в лявата лента с инструменти. Това обаче не е единственото нещо, до което сте ограничени. Можете също да добавяте страници към любимите си. За да направите последното:

1. Докоснете икона с три точки когато задържите курсора на мишката над една от страниците си.
2. Кликнете върху Добави към любимии ще видите страницата си в горната част на екрана.

6. Създаване на календари със съдържание и социални медии

Ако сте част от маркетингов екип, поддържането на вашето съдържание и календари в социалните медии актуализирани е от решаващо значение, когато работите по хибридно споразумение. Notion прави това лесно; можете да създадете свой собствен календар, като направите таблица и изберете Нова база данни.

Notion също има няколко шаблона за създаване на социални медии и календари със съдържание. Когато създавате нова страница, щракнете върху Добавяне на нов > Шаблони вместо това и изберете нещо, което работи за вас.

Направете своя хибриден работен модел по-ефективен с Notion

Хибридната работа има няколко предимства, ако поставите правилните системи, но е важно да ги сортирате, преди да преминете към такова споразумение. Notion е удобен инструмент за управление на работния процес на вашия екип и гарантиране, че всички продължават да работят за общите ви цели.

Можете да използвате няколко шаблона, които да ви помогнат да следите вашето съдържание и графици в социалните медии, заедно с получаване на преглед на проектите на всеки. Освен това можете да използвате Notion, за да предоставите резюмета на срещи и много повече.