8 умения, за да превърнете Amazon Alexa в идеалния виртуален бизнес асистент

Работата от вкъщи идва с много предимства и равен набор от уникални предизвикателства. Ако сте на свободна практика или дистанционен работник, тогава познавате страха от нарастващата дезорганизация – вината и мозъчната мъгла, които идват от това, че сте непродуктивни в ежедневието си.

Няма ли да е страхотно, ако имате виртуален асистент, който да ви държи в течение – някой, който да ви помага да управлявате вашия календар, фактури и разходи и проекти? Въпреки че наемането на виртуален асистент може да не е в бюджета на соло предприемача, има вероятност вече да имате такъв: Alexa.

Alexa е AI на Amazon с гласово управление, наличен на много устройства, включително интелигентния високоговорител Amazon Echo. Благодарение на тези умения на Alexa (по същество приложения), можете да увеличите възможностите на Alexa и да я превърнете в мощен виртуален асистент.

1. Календар

Когато свържете своя календар на Google, Microsoft или Apple, можете да използвате Alexa, за да управлявате вашите събития. Той ще ви напомня за предстоящи събития, с опция за деактивиране на известията извън работното ви време.

Това е интегрирана способност, така че не е необходимо да изтегляте умение. За да го използвате:

1. Отворете приложението Alexa и изберете | Повече ▼ раздел в долната част.
2. Докоснете Календар.
3. Изберете икона на зъбно колело в горния десен ъгъл.
4. За да добавите акаунта си в календара, докоснете икона плюс.
5. След като сте там, изберете кой доставчик искате да свържете и следвайте инструкциите.

2. Напомняния

С тази интегрирана възможност Alexa може да ви напомни да направите нещо, което не е в календара ви по всяко време, което посочите. Кажете „Alexa, добави напомняне“, за да го подканите.

Можете също да добавяте и редактирате в приложението Alexa, под Напомняния в | Повече ▼ раздел.

Това е основна гласова команда на Alexa. Той замества нуждата от лепкави бележки, които изхвърлят работното ви пространство, което се кълнете, че ще трябва да почистите.

Например, помолете Алекса да ви напомни да се обадите на клиента си, като кажете: „Алекса, напомни ми да се обадя на Боб в 13:30“. Можете също така да го помолите да ви напомни да смените задачите или дори да ядете и да отидете до тоалетната. Хей, всички сме толкова погълнати от работата, че понякога забравяме тези прости неща!

Todoist е лесен за използване инструмент за управление на проекти (безплатно за физически лица), който може да бъде толкова прост или сложен, колкото искате, и се интегрира с Google Calendar.

След като свържете своя акаунт в Todoist с умението Alexa, можете да управлявате списъка си със задачи, да добавяте задачи или да накарате Alexa да ви ги прочете с команди като:

• „Алекса, добави обаждането на Джейн утре в 13:00 към моя списък със задачи.“
• „Alexa, добави HDMI кабел към моя списък за пазаруване.“
• „Алекса, какво има в моя списък със задачи?“

В зависимост от командата, задачата се добавя към вашия списък със задачи или списък за пазаруване в Alexa, до който можете да получите достъп и да го редактирате във вашия браузър или приложението Todoist. Просто помолете Alexa да добави задачата към един от тези списъци.

Отнема много време за повторно фокусиране след разсейване. Note Taker е перфектният спътник, когато имате идея, която трябва да напишете по средата на проект, така че да не прекъсвате потока си.

След като активирате умението, просто помолете Alexa да „вземе бележката ми“ и тя ще ви попита какво искате да казва бележката.

Това е идеално за бързи идеи, тъй като времето за запис не е дълго. Попитайте „Каква е моята бележка?“ за да ви прочете бележките ви. За да изтриете или редактирате, ще трябва да отидете в приложението Alexa, за да управлявате конкретни лепенки.

Отдалечените работници често взаимодействат помежду си и с фирми от различни страни. В някои случаи преобразуването на часови зони е лесна задача, но когато работите с някого от другата страна на света, часовата разлика може да бъде трудна за измерване без помощ.

Вместо да губите време в проверка на множеството световни часовници на телефона си, потърсете помощ от Alexa. Помолете Alexa да преобразува времето в Ню Йорк в токийско време или от източно стандартно време в индийско стандартно време. Можете дори да попитате за часовата разлика на определена дата и час.

6. Математически изчисления

Alexa бързо привлича, когато става въпрос за математически изчисления. Използвайки това интегрирано умение, помолете го да събира, изважда, умножава и дели или да решава сложно уравнение без ръце, докато работите. Ще ви спести много време, вместо да посягате към калкулатора.

Като пример, Alexa може да ви помогне да съставите фактурите си по-бързо - помолете я да умножи отработените ви часове по почасовата ви ставка. Това е особено полезно, ако вашата почасова ставка е различна за вида на услугата, която предоставяте, или ако тарифите ви се различават при различните клиенти.

YNAB (имате нужда от бюджет) е a фантастична услуга за бюджетиране който се синхронизира с вашите банкови сметки и записва транзакциите ви, така че можете да видите къде отиват парите ви. Не е безплатно, но има месечен и годишен план на разумна цена.

Можете да свържете акаунта си в YNAB с Alexa и да го използвате, за да записвате разходи, да проверявате разходите, да видите колко пари остават в определени категории и др.

За да започнете, регистрирайте се/влезте в YNAB и създайте своя бюджет. Тогава:

1. Активирайте умението YNAB Alexa чрез приложението Alexa или вашия браузър.
2. Свържете своя YNAB акаунт.
3. Оторизирайте бюджета, който искате Alexa да проследява.

След като сте готови, сте готови. Изпробвайте команди като "Alexa, попитайте YNAB какъв е балансът на транспорта?" или „Alexa, попитай YNAB колко пари ми остават да похарча в категорията газ.“

Zoom Rooms предоставя изживяване в отдалечена конферентна зала; те обединяват екипи и са особено полезни за работещи на свободна практика или дистанционни работници, които си сътрудничат с множество хора в една организация.

За да използвате това умение, активирайте го и свържете своя бизнес акаунт в Zoom. След това го използвайте за започване, край и присъединяване към срещи. Например кажете „Алекса, започнете срещата“.

Това умение поддържа само Zoom Rooms, а не редовни Zoom срещи. Изисква бизнес акаунт в Zoom.

Кога да изберете Alexa пред човешки асистент

Alexa е фантастичен виртуален асистент за някои основни задачи, като например управление на вашия календар или водене на бележки. Когато вашите нужди надхвърлят това, може да е време да обмислите наемането на човешки виртуален асистент. Те могат да ви помогнат с графичния дизайн, редактирането на видео, управлението на социалните медии и др.