Google Sheets е страхотно онлайн приложение за електронни таблици за сортиране, изчисляване и анализ на данни. Програмата има множество функции, поради което научаването как да използвате Google Таблици може да изглежда обезсърчително за хора, които не са запознати с нея. Въпреки това, след като го овладеете, използването му е лесно.
Следното ръководство учи начинаещите на различни начини за форматиране на данни в Google Таблици. Ще ви помогнем да научите как да групирате заедно редове, да разделяте колони, да скривате линиите на мрежата и много други.
1. Групирайте редове в Google Таблици
Считайте, че имате следния лист за оценки:
За да групирате редове от листа с маркировки, следвайте стъпките по-долу:
- Изберете редовете, които искате да групирате. В този пример нека изберем редове 2 да се 6.
- Отидете в Google Таблици Лента с менюта на върха.
- Кликнете Преглед, след което отидете на Група и изберете Групирайте редове 2 - 6.
Друг метод за групиране на редове е както следва:
- Изберете редовете, които искате да групирате заедно.
- Щракнете с десния бутон върху мишката или подложката за мишка.
- Отидете на Прегледповече действия на редове.
- Изберете Групирайте редове 2 - 6.
След като групирате редовете по който и да е от гореспоменатите методи, вашите редове ще изглеждат така:
Както можете да видите, има знак минус над групираните редове. Можете лесно да свиете (или разширите) групираните редове от тук.
2. Изтрийте всеки друг ред в Google Таблици
Разгледайте данните в изображението по-долу:
Следвайте стъпките по-долу, за да изтриете всеки следващ ред с помощта на филтърната функция на Google Таблици:
- Изберете първия ред (т.е. A1:C1).
- Отидете на Създаване на филтър икона в Лента с менюта и изберете Създайте нов филтърен изглед. Ще видите, че целият първи ред има филтър икони.
- Отидете на филтър икона и изберете Филтриране по условие.
- В Филтриране по условие, изберете Персонализираната формула е.
- Въведете следната формула в празното текстово поле:
=ISODD(РЕД(A1)) - Изберете Добре. Ще видите, че всеки друг ред в листа с маркировки е изтрит.
3. Преместване на редове и колони в Google Таблици
Когато работите в Google Таблици, често ще трябва да местите колони, за да форматирате по-добре електронната си таблица. Ако не сте сигурни как да направите това, следвайте някой от методите по-долу:
За да преместите колона с помощта на собствения инструмент на Google Таблици, следвайте стъпките по-долу:
- Изберете колоната, която искате да преместите.
- Отидете на редактиране в Лента с менюта.
- Кликнете Ход.
- Изберете Колона вляво или Колона вдясно ако искате колоната да се мести съответно наляво или надясно.
За да преместите ред с помощта на собствения инструмент на Google Таблици, следвайте стъпките по-долу:
- Изберете реда, който искате да преместите.
- Отидете на редактиране в Лента с менюта.
- Кликнете Ход.
- Изберете Гребете нагоре или Гребете надолу ако искате да преместите реда съответно нагоре или надолу.
Използване на опцията Изрязване/Поставяне
- Изберете данните в колоната (или реда), които искате да преместите.
- Щракнете с десния бутон върху мишката или подложката за мишка и изберете Разрез.
- Отидете до колоната (или реда), в която искате да преместите данните.
- Щракнете с десния бутон върху мишката или подложката за мишка и изберете Залепете.
Използване на опцията Drag/Drop
Най-лесният начин за преместване на редове или колони в Google Таблици е като изберете целия ред или колона, които искате да преместите, и след това го плъзнете и пуснете на желаното място.
4. Комбинирайте и разделяйте колони в Google Таблици
Понякога трябва да комбинирате две отделни колони заедно, докато форматирате в Google Таблици. Като начинаещ може да не знаете как да го направите, но е доста просто:
- Изберете колоните, които трябва да комбинирате.
- Щракнете върху падащата стрелка до Изберететип сливане икона и изберете Обединете хоризонтално.
- Ще се появи изскачащ прозорец, който ви подканва, че само най-горната лява стойност ще остане в обединената клетка.
- Кликнете Добре и двете колони ще се комбинират (или слеят) в една.
За да отмените обединяването на тази клетка, отидете на Изберете тип сливане икона и изберете Прекратяване на обединяването. Но какво ще стане, ако искате да разделите текста в колона на две или повече колони?
Да предположим, че имаме набор от имена на ученици и искаме да ги разделим на техните имена и фамилии. Можете да направите това с помощта на Разделете текста на колони функция, като следвате стъпките по-долу:
- Изберете колоната, която искате да разделите.
- Кликнете Данни (в Лента с менюта) и изберете Разделете текста на колони.
- Ще видите, че a Разделител се появява точно под избраните данни. Задайте разделителя на пространство.
В разделителя избираме пространство тъй като в нашия случай текстът (имената), който искаме да разделим на колони, са разделени с интервал. Ако имената бяха разделени със запетая, точка или точка и запетая, бихме избрали това като сепаратор.
Мрежовите линии са в основата на всяка електронна таблица (Excel или Google Sheets). Те помагат за разделяне на данните във всяка клетка, което прави събирането на данни или изчисляването много по-лесно.
Въпреки това, след като приключите с електронната си таблица и искате да отпечатате резултатите, премахването на линиите на мрежата често е добра идея, за да направите разпечатката по-малко претрупана и лесна за очите. Точно както можете скриване на линиите на мрежата в Microsoft Excel, можете да го направите в Google Таблици, както следва:
- Отидете на Преглед в Лента с менюта.
- Изберете Покажи.
- Кликнете Мрежови линии за да премахнете отметката.
Може да искате да премахнете линиите на мрежата на конкретен раздел във вашия лист. В такъв случай изберете областта, където искате да премахнете линиите на мрежата, и следвайте стъпките, посочени по-горе. Ако искате да запазите линиите на мрежата в оригиналния лист и да ги премахнете в разпечатката, можете да направите това, като следвате стъпките по-долу:
- Натиснете CTRL + P за да отворите Настройки за печат страница.
- Под Форматиране в десния панел на Настройки за печат страница, премахнете отметката Показване на линиите на мрежата.
- Изберете Следващия за да видите визуализацията (ще видите, че няма линии на мрежата).
- Кликнете Печат.
Когато приключите с работата по вашия лист и не е необходимо да добавяте информация, можете да скриете всички неизползвани клетки в листа. Това му придава по-чист вид и увеличава акцента само върху използваните клетки.
Ето как можете да скриете неизползваните клетки в Google Таблици:
- Изберете всички неизползвани колони, като изберете първата неизползвана колона (Колона D в нашия случай), след което натиснете CTRL + Shift + клавиш със стрелка надясно.
- Сега, когато сте избрали колони д да се З, щракнете с десния бутон върху маркираната област и щракнете Скриване на колони D - Z.
- Можете също да изтриете колоните, като щракнете Изтрийте колони D - Z.
За да скриете всички неизползвани редове, следвайте стъпките по-долу:
- Изберете всички неизползвани редове, като изберете първия неизползван ред (Ред 11 в нашия случай), след което натиснете CTRL + Shift + клавиш със стрелка надолу.
- Сега, след като сте избрали редове 11 да се 1000, щракнете с десния бутон върху маркираната област и щракнете Скриване на редове 11 - 1000.
- Можете също да изтриете редовете, като щракнете Изтриване на редове 11 - 1000.
Направете вашите електронни таблици визуално приятни
Досега вероятно сте станали майстор в играта с редове и колони в Google Таблици. Научихте как да скриете или изтриете неизползвани редове/колони, да комбинирате или разделите колони, различни начини за преместване на редове и колони и научихте други операции за форматиране в Google Таблици.
Можете да използвате тези операции за форматиране, за да направите вашите електронни таблици визуално приятни и по-лесни за четене. Но ученето далеч не е приключило. Има много повече, които можете да правите с Google Таблици, за да форматирате по-добре електронните си таблици. Знаете ли как да форматирате стойности на клетки в Google Таблици? Може би е време да направите следващата стъпка.