5 често срещани грешки на Excel VLOOKUP и как да ги избегнете

Функцията VLOOKUP в Excel е чудесен инструмент, който ви спестява време и намалява ръчните усилия, когато работите със значителни количества данни. Това обаче може да предизвика разочарование, когато започнете за първи път и изглежда не можете да го накарате да работи.

Изпитвате предизвикателство да получите резултата, който искате? Чудите ли се защо функцията VLOOKUP връща #N/A вместо стойността, от която се нуждаете? Тази статия ще ви помогне да идентифицирате често срещаните грешки и как можете да ги коригирате.

1. Търсене на стойност в грешната колона

Една от най-честите грешки, които ще видите, когато използвайки формулата VLOOKUP има само връщане на функцията #N/A стойности. Тази грешка възниква, когато не може да намери търсената стойност, която сте поискали да търси.

В някои случаи можете използвайте функцията XLOOKUP вместо това обаче е също толкова лесно да поправите грешката във вашето уравнение на VLOOKUP.

Как да разрешите тази грешка:

Причината VLOOKUP да не намира желаната стойност може да се дължи на това, че стойността не е в таблицата. Въпреки това, ако се връща всичко #N/A стойности, а стойността за търсене е текст, вероятно е, че може да се чете само отляво надясно.

Кога създаване на таблици в Excel за VLOOKUP, не забравяйте да поставите търсената стойност отляво на стойността, която искате да върнете. Най-лесният начин да направите това е да го направите първата колона в таблицата.

Сега вашата формула трябва да върне стойност:

2. Неправилно форматиране на числа

Когато работите с числа като стойност за търсене, може да бъде много разочароващо да се опитвате да разберете какво се обърка. Ако получавате грешка, първото нещо, което трябва да проверите, е форматирането на номера.

Проблеми с форматирането могат да възникнат при импортиране на данни от външни бази данни или копиране на данните от външен източник. За да разберете дали вашите данни се четат като текст, проверете дали са подравнени вляво или имат символ за грешка. Числата, когато са форматирани правилно, се показват подравнени вдясно.

Как да разрешите тази грешка:

Ако числата във вашата таблица се показват като текст, ще трябва да ги конвертирате в числа. Най-ефективният начин да направите това е като използвате Индикатор за грешка. Използване на индикатора за грешка за форматиране на числа:

1. Изберете вашата колона с търсена стойност. Бърз начин да изберете всички данни е да щракнете върху първата клетка в желаната колона. След това, докато задържате натиснат CTRL клавиш, щракнете върху Клавиш със стрелка надолу.
2. След като изберете всички данни в колоната на таблицата, щракнете върху Индикатор за грешкаи изберете Преобразуване в число.
3. Тази грешка във вашата формула вече трябва да е изчезнала.

3. Върната грешна стойност поради подобни стойности

В някои случаи може да видите върната стойност, но търсената стойност не съществува. Това може да се случи, ако не настроите формулата си да търси само точни съвпадения.

Как да разрешите тази грешка:

Разрешете лесно този проблем, като актуализирате формулата си с тези стъпки:

1. Кликнете върху първата клетка във вашата колона с VLOOKUP функция.
2. Вижте формулата, като щракнете върху fx бутон.
3. В последното поле Range_Lookup се уверете, че има 0, така че аргументът да е FALSE. Ако е 1 или празно, ще бъде зададено на TRUE. Вярно означава, че ако не може да намери точната стойност, ще върне стойността за най-близкото съвпадение. Ако е False, формулата ще върне само точното съвпадение или грешка.

4. Не се заключва диапазонът от данни

Досега сме използвали единични VLOOKUP стойности. Въпреки това функцията VLOOKUP също е чудесна за автоматично изтегляне на информация от една таблица в друга.

Например, ако имате таблица, показваща продажбите по идентификатор на служител, и друга, показваща имена и идентификационни номера на служители, можете да използвате този инструмент, за да покажете продажбите по име на служител, като потърсите идентификационните номера.

Когато използвате формула VLOOKUP в колона, а не в отделна клетка, диапазонът от данни може да се промени и да доведе до връщане на неправилни стойности или грешки.

Как да разрешите тази грешка:

За да предотвратите това да се случи, не забравяйте да заключите диапазона от данни, като се уверите, че формулата използва един и същ диапазон за търсене за всяка клетка.

1. Кликнете върху първата клетка във вашата колона с VLOOKUP функция.
2. Вижте формулата, като щракнете върху fx бутон.
3. Ако използвате маса, вашият Таблица_Масив би трябвало Таблица x[#Всички] (както се вижда по-долу).
4. Ако използвате обикновен диапазон или не искате пълната колона, не забравяйте да поставите $ преди буквата и отново преди номера на клетките, с които искате да започнете и завършите.
5. Всеки от тези методи ще работи, за да коригира грешката ви.

5. Формулата SUM не работи поради #N/A стойности

Дори когато формулата ви работи правилно, #NA стойностите все още могат да се появят, ако стойността не съществува в таблицата. Това е доста често срещано и може да попречи на други формули, приложени към вашата колона.

Една от най-използваните функции е формула SUM,което не може да изчисли, ако има нечислови стойности в диапазона, който искате да съберете.

Как да разрешите тази грешка:

За щастие има два лесни начина за отстраняване на този проблем; използвайки SUMIF формула или чрез включване на IFERROR функция във вашия VLOOKUP уравнение.

Използване на SUMIF вместо формулата SUM:

1. Вместо с помощта на функцията SUM, напишете в =SUMIF
2. Кликнете върху fx бутон.
3. Под Обхват, използвайте секцията, която искате да съпоставите спрямо критериите.
4. Под Критерии, вмъкнете този аргумент, за да изключите #N/A записи от уравнението; "<>#N/A".
5. Под Обхват на сумата, поставете диапазона, който искате да добавите заедно. В този случай колоната с вашия VLOOKUP.
6. Формулата трябва да изглежда така:

Използване на функцията IFERROR пред формулата VLOOKUP:

1. Кликнете върху първата клетка във вашата колона с VLOOKUP функция.
2. В раздела за формула въведете IFERROR( между знака за равенство и V.
3. След VLOOKUP въведете уравнение ,0)
4. Формулата трябва да изглежда така:
5. Сега вместо #N/A ще се върнеш 0-та ако стойността не е там.

Овладейте формулата VLOOKUP в Excel, като избягвате тези често срещани грешки

VLOOKUP е мощна формула, когато се използва правилно, така че използването на тези съвети за избягване на грешки ще има значение. С тези съвети ще спестите време и ще увеличите продуктивността си.

От форматиране и промяна на диапазони до използване на подобни формули като XLOOKUP, винаги има начин да увеличите производителността. Най-добрият начин е да продължите да учите и непрекъснато да подобрявате уменията си.