Възстановяването на повреден Excel файл може да бъде дразнещо изживяване. Страхът от загуба на жизненоважни данни и усилията, инвестирани в създаването на файла, могат да бъдат меко казано непосилни. Въпреки че има различни методи за извличане на повреден Excel файл, те може да се окажат или неефективни, или да изискват технически познания отвъд познанията на средния потребител.
Следователно, най-добре е да избягвате действия, които могат да предизвикат повреда на вашите работни книги на Excel. Тази статия разглежда най-разпространените причини за повреда на работната книга на Excel и предлага практически съвети за предотвратяване.
1. Внезапно изключване на компютъра
Компютрите могат да се изключат без предупреждение поради прегряване, дефектен хардуер или внезапно прекъсване на захранването. Работните книги на Excel, които са отворени по време на изключване, могат да се повредят. Докато работите върху вашите работни книги на Excel, вашият компютър актуализира и записва данните на своя твърд диск. Неочаквани прекъсвания на захранването могат да прекъснат този процес на записване на файлове и да причинят повреда на файла на Excel.
Как да го предотвратим?
Избягвайте да държите файловете на Excel отворени, когато не работите, за да предотвратите повреждането им при внезапно затваряне. Създайте си навик често да запазвате работата си и да затваряте раздели на Excel веднага щом приключите. И ако живеете в район, където внезапните прекъсвания на тока са често срещани, помислете за инвестиране в непрекъсваемо захранване (UPS), за да предотвратите неочаквано изключване на компютъра.
2. Повреден твърд диск
Случвало ли ви се е да изпуснете лаптопа си и да установите, че не можете да отворите (или дори да намерите) някои от вашите файлове? Такова въздействие вероятно ще повреди определени сектори на вашия твърд диск и ще повреди или изтрие файлове (Excel или други), съхранявани в тези сектори. Когато запишете файл на такъв повреден и повреден твърд диск, той може да не бъде записан или да бъде записан с липсващи данни, което води до повреда на файла.
Как да го предотвратим?
Трябва също да внимавате за признаци на повреда на твърдия диск и го сменете, ако вашият се повреди. Има различни други причини за повреда на твърдия диск, като физическо въздействие, проблеми със софтуера, пренапрежения на захранването и прегряване. Въпреки че не всички от тях са под ваш контрол, можете да бъдете по-внимателни с вашия лаптоп и да останете бдителни за здравето на вашия компютърен хардуер, за да намалите вероятността от повреда на твърдия диск.
3. Голям размер на файла
По-големите файлове на Excel са по-податливи на повреда, защото често съдържат много формули и връзки. Вероятно сред множеството формули и връзки няколко неправилни формули или повредени връзки повредят целия файл.
По-големите файлове също оказват влияние върху Excel, така че ще забележите, че става бавен и (понякога) не реагира. На Excel отнема повече време, за да зареди и запише тези по-големи файлове; ако има прекъсване по време на зареждане или запазване, Excel файлът може да се повреди.
Как да го предотвратим?
Най-добре е да избягвате добавянето на ненужни формули или връзки към вашия Excel файл, за да запазите размера на файла по-малък. Но ако това не е възможно, разделете го на по-малки файлове, които са по-лесни за зареждане, запазване и управление.
4. Грешки в Excel
Подобно на друг софтуер, Excel не е перфектен. Въпреки че разработчиците на Microsoft продължават да актуализират Excel и да добавят нови корекции за премахване на грешки (софтуерни недостатъци) и други уязвимости, възможно е някои да останат. Тези грешки могат да попречат на вашия файл да се запише правилно или да интерпретират погрешно определени функции на Excel, което води до повреда на файла.
Как да го предотвратим?
Поддържането на вашата програма Excel актуална е най-добрият начин да предотвратите повреждането на софтуерни грешки във вашите файлове в Excel. Също така трябва да избягвате използването на макроси и добавки на трети страни, защото те не са проверени и може да имат уязвимости, които могат да повредят вашите файлове.
5. Проблеми с мрежовия сървър и синхронизацията
Ако работите върху файл на Excel, съхранен на мрежов сървър, съществува висок риск от повреда на файла. Ниските скорости на интернет и проблемите с връзката могат да попречат на пълното съхранение на данни. Възможно е също така да загубите връзка, докато правите промени. Тъй като промените не са запазени, липсващите данни могат да повредят файла ви.
Ако няколко потребители се опитат да получат достъп и да направят промени в един и същ файл на Excel, това може да доведе до презаписани данни и проблеми със синхронизирането на данни, които могат да повредят файла.
Как да го предотвратим?
Винаги трябва да осигурявате стабилна връзка, преди да правите промени. За да избегнете подобни проблеми, запазете Excel файла на компютъра си, преди да правите промени.
6. Зловреден софтуер и компютърен вирус
Вирусите и злонамереният софтуер могат да променят, презапишат или премахнат вашите данни от Excel файл, така че да се повредят. Ако компютърът ви е заразен със злонамерен софтуер или вирус, всичките ви файлове (включително работни книги на Excel) са изложени на риск.
Как да го предотвратим?
Най-добрият начин да поддържате компютъра си чист от вируси и зловреден софтуер е да избягвате инсталирането на софтуер от неизвестни източници или свързването на компютъра ви с неизвестен сървър. Трябва също да инсталирате антивирусен софтуер за откриване и премахване на всяка злонамерена програма, преди да причини щети или да повреди вашите файлове.
Архивирайте вашите Excel файлове
Повредата на работната книга на Excel може да възникне по различни причини и не винаги е възможно да се предотврати. Ето защо е най-добре винаги да поддържате резервно копие на важни файлове и работни книги на Excel, за да предотвратите загубата на важни данни.
Но ако важна работна книга на Excel се повреди, не губете надежда. Можете да използвате различни методи за възстановяване на вашата повредена работна книга на Excel (или поне данните).
