Повечето корпорации, включително правителствени организации, фирми и нестопански организации, използват Microsoft Excel за своето бюджетиране. Excel им предлага гъвкавост, познаване и лекота на компилиране, сортиране, управление и анализ на данни за бюджетиране и прогнозиране.
Но дали Excel е правилният инструмент за бизнес бюджетиране? Нека преценим плюсовете и минусите на използването на Excel като софтуер за бюджетиране, за да отговорим на този важен въпрос.
Плюсове на бизнес бюджетирането в Excel
Microsoft стартира Excel през 1985 г. Според проучване на Centage Corporation, мнозинството от финансовите директори (близо 88%) все още използват електронни таблици за бизнес бюджетирането си. Това говори много за полезността на програмата. Но защо Excel е толкова популярен като инструмент за бизнес бюджетиране? Нека разберем.
1. Всеки знае как да използва Excel
Повечето завършили колеж са използвали Excel по един или друг начин по време на обучението си. Това показва гъвкавостта на програмата и че почти всеки знае основите на програмата. Тъй като повечето от вашите служители вече са наясно с основите на Excel, всичко, от което се нуждаят, е малко тласък в правилната посока и те ще управляват вашите бизнес финанси за нула време.
Чрез бюджетиране в Excel ще спестите време и ресурси, които иначе биха били изразходвани за обучение – особено полезно, ако управлявате малък бизнес или стартиране с ограничени ресурси.
2. Excel е евтин и леснодостъпен
Почти всеки има копие на Microsoft Excel. Ако вашият бизнес изисква повече хора да участват в процеса на бюджетиране, можете да споделите достъп с всеки, който има копие на Excel, без да купувате допълнителни лицензи. Когато е възможно, малките предприятия трябва да избягват корпоративния софтуер за бюджетиране, тъй като той може да увеличи разходите.
3. Можете да персонализирате електронни таблици на Excel
В бизнеса, особено в стартиращия бизнес, възможността за персонализиране е изключително полезна и търсена функция, тъй като различните фази на развитие на бизнеса изискват различни подходи. Едно от най-големите предимства на електронните таблици на Excel пред другия софтуер за бюджетиране е, че силата е в ръцете на потребителите.
Excel е доста сложна програма, която предлага гъвкавост на своите потребители под формата на множество функции и формули. Веднъж ти разбират формули на Excel, по същество можете да правите всичко - от бизнес бюджетиране до финансов анализ и графики. Можете дори да създавате свои собствени формули, макроси и шаблони за бюджетиране в Excel, за да отговорите на уникалните изисквания на вашия бизнес.
Минуси на бизнес бюджетирането в Excel
Като всяко нещо, Excel има своя справедлив дял от ограничения, когато става въпрос за бизнес бюджетиране.
1. Отнема много време и е склонен към грешки
Бизнес бюджетирането в Excel изисква ръчно въвеждане на данни. Тъй като е толкова зависим от човешките усилия, грешките са практически неизбежни. Вероятността от такива грешки се увеличава с нарастващия размер и сложност на бюджетите, което води до погрешни бюджетни прогнози и прогнози за приходите.
В многомилионни компании дори обикновена печатна грешка или грешка при транспониране може да струва милиони долари. Вземете пример от ТрансАлта: проста грешка при изрязване и поставяне струва на компанията 24 милиона долара. Компаниите често преглеждат и коригират проблеми в своите електронни таблици в Excel, за да предотвратят подобни рискове, което им струва ценно време, усилия и разходи.
2. Проблеми с мащабируемостта за по-големи набори от данни
Тъй като Excel е евтин и достъпен, предлага на малкия бизнес ниска бариера за навлизане с безупречна полезност и функционалност. С разрастването на бизнеса обаче данните, необходими за бюджетиране и прогнозиране, се увеличават драстично. Excel често не може да се справи с големи обеми данни с множество формули и макроси и има вероятност да се забави или дори да се срине.
3. Липса на ролеви достъп и проблеми със сигурността
Файловете на Excel могат лесно да се споделят с всеки, който има копие на програмата, излагайки на риск поверителната информация на компанията. Докато можете защита на Excel файлове с парола, паролата трябва да бъде споделена със съответните хора по време на бюджетирането.
Excel не предлага ролеви достъп, така че всеки с парола може да получи достъп до цялата електронна таблица. Това може да бъде основна грижа за съответствието за повечето фирми.
Дали Excel е правилният софтуер за вашите бизнес бюджетни нужди?
Excel има своите предимства като инструмент за бизнес бюджетиране, но най-добре е да инвестирате в софтуер за корпоративен бюджет, ако се сблъскате с проблеми. По-големите предприятия вероятно ще страдат от Excel като единственото им решение за бюджетиране.
Проблемите с консолидирането на данни, координацията, сигурността и сътрудничеството са само няколко проблема, с които по-големите организации могат да се сблъскат при бюджетиране в Excel. Въпреки това, ако все още сте малък бизнес или стартиране с ограничени подвижни части, Excel може да бъде многофункционален, евтин и ефективен инструмент за бюджетиране.
Ако използвате Excel за бюджетиране на вашия бизнес, но все още сте останали с основите, помислете за изучаване на няколко курса за напреднали, за да подобрите процеса на бюджетиране на вашия бизнес.
